Los mayores costes en RR. HH. y cómo reducirlos

Los costes obvios incluyen los gastos en material de oficina y contratación, pero también hay factores no materiales como la rotación y la insatisfacción de los empleados. Traducir estos costes en cifras muestra claramente el valor real de los recursos humanos en términos de coste para la empresa.

Las renuncias de los empleados salen caras. Según un estudio sobre rotación de 2016, cada vez que un empleado se va le cuesta unos 43000€ a la empresa (de los que 6000 corresponden a costes de contratación). Esto equivale aproximadamente al sueldo medio anual de un ejecutivo de marketing.

Los empleados que están tan desmotivados con su trabajo que, de hecho, han renunciado mentalmente, a veces pueden salir incluso más caros que los que se han ido de verdad. Según un estudio de Gallup, el coste económico global de los empleados desmotivados puede alcanzar hasta 118400 euros al año. La mejor manera de ilustrarlo es con un modelo de cálculo: un empleado de ventas que gana 50000€ al año puede generar unos ingresos para la empresa de 150000€ anuales. Si está desmotivado, es posible que solo trabaje al 70% de su capacidad y, por tanto, solo genere 105000€ de ingresos al año, con lo que costaría 45000€ a la empresa.

Cuando hay empleados individuales o un número considerable de personas de un departamento concreto que cogen bajas por enfermedad con frecuencia, normalmente hay una razón detrás. Además, cada vez hay más trabajadores que se cogen la baja por motivos de salud mental. Según el informe de ausencias de 2017 de AOK (empresa de seguros médicos alemana), el 79% de los empleados encuestados afirmaron que sus problemas de salud estaban relacionados con la salud mental. En el 53% de los casos, esto afectaba a su rendimiento laboral.

Muchas personas siguen yendo a trabajar aunque no se encuentren bien, pero el estudio descubrió que en ese caso son menos productivas y cometen más errores, lo que supone un coste de 2394 € por empleado (los costes únicamente por ausencia son de 1197 € por empleado y año). Quizás no te parezca mucho a primera vista, pero si tienes 20 empleados yendo a trabajar enfermos, los costes totales son de 47 880 €.

Procesar solicitudes de días libres, introducir las ausencias en hojas de Excel, organizar la incorporación y la marcha de empleados, etc… Los procesos estándar suponen un montón de tiempo en recursos humanos. Gestionar estos procesos de manera manual cuesta tiempo y dinero.

Los responsables de RR. HH. ganan 50000€ brutos al año por término medio, por lo que suponen un gasto significativo. Un estudio de Kienbaum descubrió que el personal de RR. HH. pasa el 39% de su tiempo haciendo tareas administrativas. Esto equivale a 3 horas de cada 8, o lo que es lo mismo, 88 de 225€ al día. Por tanto, durante un año, los empleados de recursos humanos emplean el tiempo equivalente a 19500€ en tareas administrativas.

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Basándose en los datos anteriores, hay dos grandes maneras de ahorrar en RR. HH.: optimizar los procesos administrativos y minimizar la rotación y desmotivación de los empleados fomentando la lealtad y la motivación. Teniendo en cuenta estas cifras, costes tales como el material de oficina son bastante insignificantes.

Las renuncias y la desmotivación de los empleados son dos de las mayores causas de gasto en RR. HH. Para controlarlas, el departamento de RR. HH. tiene que fomentar la lealtad de los empleados. Si tu empresa tiene 500 empleados, reducir la rotación de personal en tan solo un 3% equivale a retener 15 empleados en la empresa cada año. Si asumimos que cada vez que un empleado se va le cuesta 43000€ a la empresa, puedes ahorrar una cantidad enorme si los retienes: 645000€ al año.

Dos aspectos decisivos para fidelizar a los empleados son el desarrollo de personal y directivo.

El desarrollo del personal puede adoptar muchas formas. Los seminarios y sesiones de orientación son solo una de las opciones para ofrecer formación y educación continuas. Si se asigna un presupuesto de desarrollo profesional de 1500€ a los 15 empleados del ejemplo anterior, la inversión total sería de tan solo 22500€. Si lo comparamos con los costes de rotación (645000€), no es más que una gota en un océano. Pero esta estrategia requiere una gestión profesional del rendimiento.

Los jefes tienen una influencia considerable en la promoción y desarrollo del personal. Según un estudio de Gallup, la lealtad del 67% de los empleados hacia sus empresas es débil, un resultado que se asocia con malas capacidades de liderazgo de los jefes. Pero ¿en qué sentido deberían cambiar? Según el «Employee Engagement Index» (índice de compromiso de los empleados) de 2014, deben mostrar accesibilidad, competencia y liderazgo orientado a objetivos.

• Accesibilidad: los ejecutivos siempre deberían ser accesibles, incluso para temas no relacionados con el trabajo.

• Competencia: los ejecutivos tienen que ser conscientes de las tareas y los proyectos de los empleados, delegar adecuadamente las responsabilidades y motivar a los trabajadores.

• Liderazgo orientado a objetivos: los jefes deberían centrarse en las fortalezas de los empleados y definir los objetivos de rendimiento y prioridades laborales de manera colaborativa con los trabajadores.

Este tipo de liderazgo fomenta un sentimiento de gratitud y contribuye significativamente al desarrollo del personal. En este contexto, el departamento de RR. HH. es responsable de tomar la iniciativa y formar apropiadamente a los jefes.

De nuevo, este tipo de estrategia es rentable a nivel financiero: si el jefe tiene a su cargo un equipo de diez personas y dos de ellas renuncian, le costaría 86000€ a la empresa. En cambio, desarrollar las cualidades de liderazgo de los jefes, lo que fomenta la lealtad de los diez miembros de su equipo, tan solo tiene un coste de 3000€ (dos seminarios/formaciones al año).

¿Cómo pueden los empleados de RR. HH. enfrentarse con éxito a las tareas estratégicas y conceptuales importantes si se pasan el 39% de su tiempo realizando trabajo administrativo? Obviamente, esto no les deja suficiente tiempo: después de todo, ¡están perdiendo tres horas al día! Según un estudio de Kienbaum, el trabajo administrativo en RR. HH. no debería llevar más del 15-25% del tiempo, esto es, 1,2 horas al día aproximadamente. ¿Cómo surgen estas tareas administrativas y cómo pueden reducirse?

En nuestra experiencia con más de 2000 clientes en Personio, vemos una y otra vez que la mayoría de las ineficiencias se producen como consecuencia de los procesos manuales (basados en papel), la duplicación innecesaria de tareas y el almacenamiento de datos deficiente. Todo esto genera trabajo adicional, ya que el mismo proceso debe realizarse varias veces. Utilizar el software adecuado te permite optimizar procesos como las solicitudes de días libres y la preparación de nóminas. Sigue leyendo para averiguar lo eficiente que podrías ser.

Las tareas diarias de los empleados de RR. HH. normalmente incluyen trabajos repetitivos como preparar las nóminas, introducir los días libres y gestionar las horas trabajadas. Si hay una persona de RR. HH. por cada 100 empleados, el procesamiento manual puede llevar semanas. En la mayoría de los casos, incluso es necesario contar con una persona a tiempo completo.

Utilizar un software de RR. HH. como Personio te permite automatizar esos procesos. En nuestro departamento de RR. HH. tenemos a una persona que se centra en la contabilidad de nóminas y dedica a esta tarea unos 3 días al mes para 100 empleados. Nuestros empleados de RR. HH. ya no tienen que introducir los días libres, por ejemplo, ya que los trabajadores lo hacen ellos mismos a través de la función de Autoservicio.

Los empleados de RR. HH. son responsables de mantener los archivos de personal actualizados en todo momento, lo que implica tareas como recopilar datos sobre días libres y horas trabajadas, acceder o realizar búsquedas en los archivos y actualizar los datos… para cada uno de los trabajadores. Si hay 100 empleados, esto puede suponer mucho tiempo.

Con Personio, los trabajadores introducen esta información ellos mismos, así que ya no tendrás que realizar estas tareas. En particular, esto significa que ya no tienes que perseguir a tus compañeros para recopilar la información sobre ausencias, por ejemplo. Y a su vez, los trabajadores pueden informar de su baja por enfermedad o solicitar trabajar desde casa con solo 5-7 clics y en menos de un minuto.

Configurar el equipo, organizar reuniones y eventos de presentación, enviar correos electrónicos de bienvenida… Preparar el proceso de incorporación de nuevos empleados de manera manual conlleva mucho trabajo y puede tardar hasta un día, según como hayas diseñado tus procesos.

Sin embargo, un software como Personio reduce este trabajo a tan solo 30 minutos (más tareas de organización general como programar reuniones, reservar salas y configurar espacios de trabajo). ¿Por qué? Muy sencillo: muchos procesos de onboarding pueden prepararse y automatizarse. Asimismo, puedes definir diferentes procesos de onboarding para cada departamento y delegarlos en tus compañeros de trabajo.

Gestionar datos de personal en Excel no solo es engorroso y propenso a errores, sino que además no cumple con las regulaciones de protección de datos. El departamento de RR. HH. tiene que comprobar constantemente quién tiene acceso a las listas y puede editarlas. Si hay errores, a menudo no se identifican y se vuelven recurrentes o es necesario rastrearlos desde el origen, lo que genera trabajo extra y cuesta tanto tiempo como dinero.

Si los procesos se digitalizan y se llevan a cabo mediante un software, el riesgo de errores se minimiza. El departamento de RR. HH. puede conceder permisos de acceso específicos a diferentes empleados y siempre sabe quién tiene acceso a qué documentos.

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¿Por qué hay tan pocas empresas que inviertan en optimizar y digitalizar sus procesos? Normalmente, el mayor obstáculo para implementar software de RR. HH. son los responsables de la empresa, como los directivos y ejecutivos. ¿Por qué invertir presupuesto en software? Después de todo, hasta ahora ha funcionado bien. Esta es una respuesta común a la sugerencia de implementar software de RR. HH.

El problema es que tus compañeros solo ven la punta del iceberg en términos de costes de recursos humanos. Por eso, como experto en RR. HH., tienes que presentarles los hechos para mostrar lo que hay bajo la superficie, idealmente en forma de cifras contundentes.

Los factores de coste más significativos son 1) renuncias y desmotivación de los empleados, 2) bajas por enfermedad y 3) procesos ineficientes. Para minimizar los primeros dos factores, los empleados de RR. HH. necesitan invertir más tiempo en tareas que aporten valor añadido, como fomentar la satisfacción y la lealtad de los empleados y la cultura corporativa. Pero a menudo estas iniciativas se ven obstaculizadas por procesos ineficientes, que cuestan dinero extra.

El software de RR. HH. reduce el trabajo administrativo pero, por supuesto, cuesta dinero, lo que puede desalentar a muchos responsables de RR. HH. (y ejecutivos). Sin embargo, si lo comparas, es evidente que de hecho el software es mucho menos costoso que el trabajo administrativo manual. ¿Por qué no le presentas a tu jefe una comparativa del coste de trabajar con y sin software?

Evita decir: «Me gustaría contar con software de RR. HH. para tener menos trabajo administrativo».

En su lugar, di: «Los recursos humanos pueden aportar el máximo beneficio a la empresa si fomentamos la lealtad de los empleados. Después de todo, cada vez que un trabajador se va, nos cuesta 43000€. Pero para eso necesito más tiempo, y no lo tengo por culpa de las tareas administrativas irrelevantes. El software de RR. HH. podría hacer estas tareas por mí, ahorrándome dos horas al día».

Según la Global Engagement Database, las empresas con altos niveles de lealtad de los empleados tienen un 22% más de éxito que sus competidores. Por tanto, invertir en la lealtad de los empleados tiene un beneficio económico doble para tu empresa: tus empleados serán más productivos y te ahorrarás los costes causados por la rotación o la desmotivación de los trabajadores. Sin embargo, esto requiere que el departamento de RR. HH. se centre en una estrategia clara, lo que a su vez requiere que sus empleados eliminen las tareas improductivas que conllevan mucho tiempo.

Un software que permite aumentar la eficiencia de los procesos ofrece una solución a este problema. Sin embargo, necesitarás cifras para respaldar tu argumento ante los responsables. No se trata de calcular los números hasta el último decimal, sino de reflejar proporciones precisas. Por ejemplo, cada vez que un empleado se va, le cuesta 43000€ a la empresa. Sin embargo, el software de RR. HH. solo cuesta 700€ al mes y beneficia a toda la empresa.

Calcula los factores que explicamos en este artículo para tu empresa, desde el índice de rotación y sus costes asociados hasta el tiempo empleado en tareas administrativas. Después, muestra estos números a tu jefe.