Ley de trabajo a distancia: principales medidas y puntos importantes

La ley de trabajo a distancia es el marco regulatorio que establece cómo se debe desarrollar esta modalidad de trabajo en España. Queda recogida en la Ley 10/2021, de 9 de julio. Si bien tiene un antecedente en el artículo 4 del RD-Ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes y extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19, se trata de una ley que sustituye al Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia. 

La nueva ley de trabajo a distancia, que entró en vigor el 10 de julio de 2021, es la última actualización de las condiciones para esta modalidad de trabajo. 

En primer lugar, la normativa marca su carácter voluntario, tanto para el trabajador como para la empresa. Además de la posibilidad de revertir la modalidad siempre que se desee y como resultado de un acuerdo entre ambas partes.

Entre las características reseñables destaca el hecho de que  los derechos del empleado deben ser iguales a los de cualquier otro trabajador que ejerza su actividad de manera presencial. También se explica el derecho a la formación, dotación de equipo, prevención de riesgos laborales, seguridad, salud, intimidad y desconexión digital, entre otros. Incluye además cambios en el régimen sancionador por incumplimiento. 

El teletrabajo es un tipo de trabajo a distancia. Cuando se utilizan medios informáticos, telemáticos o telecomunicaciones en un trabajo a distancia se denominará teletrabajo. Estas dos modalidades se diferencian del trabajo presencial por el lugar donde se ejecutan las tareas.

El trabajo a distancia implica realizar la actividad laboral fuera de la oficina, ya sea en el domicilio del empleado, o desde cualquier otro lugar. Tiene carácter regular, y puede ser durante toda la jornada laboral o solo una parte de ella. 

El teletrabajo es cualquier trabajo a distancia que implique el uso de sistemas informáticos o telemáticos, como por ejemplo un ordenador o aplicaciones en la nube. Por tanto, el teletrabajo es un tipo de trabajo a distancia, en el que se utilizan estas tecnologías.

Un carpintero contratado por una empresa de decoración para hacer muebles a mano puede trabajar en su casa realizando este trabajo. Este caso solo sería trabajo a distancia, en tanto que para llevar a cabo sus funciones no hará uso de ningún medio informático o telemático.

En cambio, el trabajo que un periodista de un medio de comunicación realice en su casa se consideraría teletrabajo ya que utilizará un ordenador y un editor en la nube para publicar sus informes; en este caso necesita estos medios informáticos y telemáticos para cumplir con sus funciones.

En el caso de teletrabajo, es la empresa quien debe suministrar esas herramientas, medios y equipos tecnológicos para el que el empleado desempeñe sus funciones. 

El hecho de teletrabajar no exime de la obligación de realizar el control y registro horario. En estos casos, se usarán sistemas remotos que marquen los horarios de inicio y final de trabajo, respetando en todo momento la privacidad del trabajador.

En el marco de los contratos de teletrabajolos empleados tienen derecho a la desconexión digital. Esto significa que, aunque se utilice correo electrónico, aplicaciones o cualquier otro medio telemático, la empresa debe evitar contactarse con el empleado fuera del horario laboral. 

El trabajo presencial se realiza dentro de la empresa (centro de trabajo). Implica realizar las actividades laborales en la oficina, durante todos los días y toda la jornada establecida por contrato. Esta modalidad facilita una comunicación directa y fluida, facilidades para reforzar el vínculo entre compañeros y una supervisión presencial y cercana por parte de la empresa.

La ley de trabajo a distancia 10/2021 recoge las condiciones laborales de los empleados que teletrabajan. En ella se resaltan algunos aspectos claves como los siguientes:

• Para que sea considerado teletrabajo o trabajo a distancia el porcentaje de la jornada laboral realizado bajo esta modalidad debe ser un 30%, como mínimo.  Existe una excepción: cuando los trabajadores son menores de 18 años con contrato de prácticas o de formación en alternancia. En tal caso, para ser considerado teletrabajo y acogerse a dicha ley debe realizarse el 50% de la jornada en modalidad no presencial. 

• El acuerdo de teletrabajo debe incluir de forma obligatoria un inventario de los medios facilitados al empleado, horario de trabajo, distribución del trabajo presencial y a distancia, lugar de trabajo a distancia, duración del acuerdo, entre otros. 

• Los empleados que teletrabajan tienen derecho a un horario flexible. Esto implica que, aun teniendo que cumplir rigurosamente con su jornada laboral, tienen tiempos de descanso. Por lo demás, e independientemente de la flexibilidad horaria, deben indicar el momento de inicio y de finalización de la jornada.

• Las personas que trabajan a distancia tienen los mismos derechos, condiciones laborales, retribución, promoción y conciliación que los trabajadores en modalidad presencial. 

• El teletrabajo es voluntario, tanto para empresa como para trabajador. Se realiza mediante acuerdo entre ambas partes y debe quedar formalizado por escrito. Además, es reversible. Existe la posibilidad de cambiar de trabajo presencial a trabajo a distancia y viceversa bajo acuerdo entre las dos partes (empresa y trabajador). 

En ese sentido, el hecho de que un trabajador no esté de acuerdo con el trabajo a distancia bajo ningún aspecto puede ser utilizado por la empresa como causa justificada para rescindir el contrato o modificar sus condiciones. 

• La empresa puede adoptar medidas de vigilancia para corroborar el cumplimiento de la jornada laboral del empleado, siempre y cuando se respeten sus derechos fundamentales. 

• Los trabajadores en modalidad de teletrabajo también tienen derecho a la prevención de riesgos laborales. Esto implica que se realizará una evaluación y planificación de los riesgos, poniendo especial atención en factores psicosociales, organizativos y de accesibilidad. 

• Se incrementan en un 20% las cuantías de sanciones al incumplir con la ley de trabajo a distancia. 

• Los empleados que teletrabajan tienen los mismos derechos que el resto de los trabajadores a recibir formación. En su caso, adaptada a su entorno (fuera del centro de trabajo) mediante herramientas online, por ejemplo. También tienen derecho a la promoción profesional, debiendo ser informados por escrito sobre las posibilidades de ascenso.

• Cualquier incidencia que se produzca en el lugar de trabajo y que repercuta en la actividad del empleado debe ser analizada. Por ejemplo, si se produjera un corte de luz por causas ajenas al trabajador, tal periodo se contabilizará como tiempo efectivo de trabajo. Es decir, al estar justificado el empleado no tiene la obligación de recuperar el tiempo. 

La empresa está obligada a facilitar los medios al empleado para que pueda ejercer sus funciones a distancia de forma adecuada. Además, debe encargarse de su instalación y mantenimiento. En caso de no facilitar las herramientas necesarias y sea el empleado quien deba utilizar sus propios medios, la empresa se hará cargo de los gastos. En caso de tener dificultades técnicas, la empresa debe garantizar la atención y solución.

En esta dirección, la ley de teletrabajo también tiene en consideración a las personas con discapacidad. Ante este colectivo, la empresa debe asegurarse de que los equipos y herramientas proporcionadas sean universales y accesibles.

Los gastos que implica la modalidad de teletrabajo se deben acordar por convenio colectivo o entre el acuerdo entre la empresa y el trabajador. 

Una de las condiciones que se establece en la ley de trabajo a distancia es el derecho a la intimidad y la desconexión digital. 

La empresa tiene que respetar los horarios de trabajo. No puede mantener comunicación con el empleado en tiempos de descanso, vacaciones, etc. De hacerlo, el empleado, por su parte, no tiene la obligación de responder. En tales casos, la falta de respuesta no puede suponer un problema para el empleado, ni ser causa de despido o amonestación alguna.

Un asunto relacionado con esto es la protección de datos. La empresa no puede exigir que los empleados utilicen dispositivos propios para la ejecución de sus tareas a distancia ni la instalación de programas en ellos. 

La empresa debe implementar una política de desconexión digital a través de, por ejemplo, un registro de horas de la jornada laboral. Este tipo de sistemas no pueden, en ningún caso, atentar contra el derecho a la intimidad del empleado.

Incumplir la ley de trabajo a distancia conlleva sanciones económicas que van desde los 70 euros para los casos más leves, hasta los 225 018 euros para los más graves. 

Se establecen tres tipos de sanciones y en cada una de ellas tres grados de infracción:

• Leves: en su grado mínimo la sanción va desde 70 hasta 150 euros; en su grado medio desde 151 a 370 euros; y en su máximo grado desde 371 hasta 750 euros.  

Un ejemplo de sanción leve es no informar sobre vacantes a los empleados que estén trabajando a distancia. 

• Graves: en su grado mínimo la multa puede ir desde 751 hasta 1500 euros; en su  grado medio desde 1501 a 3750 euros, mientras que en su mayor grado va desde 3751 a 7500 euros.

Se considera una sanción grave no formalizar un acuerdo de trabajo a distancia, no cumplir los límites de la jornada de trabajo o realizar una contratación con fraude de ley, entre otras acciones. 

• Muy graves: son las sanciones que suponen un mayor desembolso económico. Algunos motivos que pueden resultar en sanciones consideradas muy graves son: acoso a los empleados por diversas razones, incumplimiento de pago, incorrecto procedimiento a la hora de realizar despidos, vulnerar derechos básicos de los trabajadores, etc. 

En su grado mínimo las multas pueden ir desde 7501 hasta 30 000 euros; en el grado medio desde 30 001 a 120 005 euros. Por último, las sanciones más graves pueden suponer multas desde 120 006 a 225 018 euros.

Cabe destacar que la cuantía depende del tipo de incumplimiento y, en la ley 10/2021 se hacen algunas distinciones cuando se trata de la prevención de riesgos laborales. Es importante este aspecto debido a que los riesgos laborales en el trabajo a distancia son distintos a los que pueden suceder en la empresa. 

Las empresas deben realizar un análisis de los riesgos laborales poniendo especial atención en factores ergonómicos, psicosociales, organizativos y de accesibilidad. Algunos aspectos que se tienen en cuenta son la distribución de la jornada, los tiempos de descanso y el derecho a desconexión. Siempre desde el punto de vista específico del trabajador que realiza sus funciones fuera del centro de trabajo.

Si el trabajo a distancia se realiza en una vivienda, los riesgos laborales que se tienen en cuenta son solo los que pueden producirse en el lugar específico donde se desarrolla la actividad laboral y no en el resto de la casa.

En este caso, las sanciones en cuanto a riesgos laborales serían :

• Leves: en su grado mínimo, multas de 45 euros a 485 euros; en su grado medio, de 486 euros a 975 euros; y en su grado máximo, de 976 euros a 2450 euros. Un ejemplo de sanción leve en este ámbito sería no informar de un accidente de trabajo de carácter leve, o bien no cumplir con las obligaciones documentales que marca la normativa de prevención.

• Graves con multa: las consideradas de grado mínimo tienen una sanción que puede variar desde 2451 a 9830 euros; las de grado medio, de 9831 a 24 585 euros, y las de mayor grado de 24 586 a 49 180 euros. No realizar los reconocimientos médicos que marque la Ley en función del tipo de trabajo y empresa, o no informar de sus resultados, serían ejemplos de sanción grave en este ámbito.

• Muy graves:  multas de 49 181 a 196 745 euros en su grado mínimo; de 196 746 a 491 865 euros en su grado medio; y de 491 866 a 983 736 euros en su grado máximo. Se considerará muy grave no prestar atención a normas específicas en materia de prevención en casos de embarazo o lactancia o incumplir la confidencialidad de los datos relacionados con la vigilancia de salud de los empleados, por poner algún ejemplo.

Actualmente el trabajo a distancia está regulado por la Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.

La ley 10/2021 entró en vigor al día siguiente a su publicación en el Boletín Oficial del Estado, es decir, el 10 de julio de 2021. En lo que respecta a las sanciones se empezaron hacer efectivas desde el 1 de octubre de 2021.

La modalidad de teletrabajo es opcional. Se considera teletrabajo cuando el empleado realiza un 30% de su jornada laboral en la modalidad de trabajo a distancia o teletrabajo, lo que supone teletrabajar al menos dos días a la semana. En tal caso, es obligatorio firmar el acuerdo y cumplir con las medidas de la ley 10/2021.