¿Es legal fichar con geolocalización?

Fichar con geolocalización es un método que utiliza la tecnología GPS o el reconocimiento de IP para identificar la ubicación desde la que se ha realizado el registro. Por lo general, suele utilizarse en el ámbito empresarial para que los empleados puedan reflejar la hora en la que comienza su jornada laboral y el momento en el que termina. Además, también permite ubicar desde dónde se realizan las pausas laborales. 

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Por lo general, para utilizar este método de fichaje se suele utilizar un sistema digital como un software o una aplicación móvil desde la que realizar los registros de la jornada.

Desde 2019 el fichaje de la jornada de trabajo es obligatorio en España para todas las empresas, tal y como establece el Real Decreto-ley 8/2019. En este sentido, la normativa no prohíbe el uso de sistemas que trazan la ubicación de los registros por lo que sí es legal fichar con geolocalización. 

Eso sí, para hacerlo es necesario tener en cuenta lo que marca la Ley de Protección de Datos y cumplir con una serie de requisitos para respetar la intimidad del trabajador y hacer un uso correcto de los datos que se almacenan.

Para que sea legal fichar con geolocalización, la empresa debe cumplir con los siguientes aspectos: 

• Informar al trabajador: cuando se geolocalizan los registros el empleado debe estar informado en todo momento de que se está registrando su ubicación. Para ello lo más conveniente es informarle por escrito. 

• Consentimiento: además, el empleado debe dar su consentimiento de forma expresa y aceptar que se localice desde dónde realiza el fichaje. 

• Tratamiento y privacidad de los datos: el empleado también debe estar informado sobre el tratamiento que se hace de sus datos. Si la empresa comparte esta información con terceros, también debe notificarlo a los empleados. De igual modo, se debe garantizar la privacidad de los 

• Limitar el ámbito de la geolocalización: la geolocalización solo debe realizarse dentro del horario de trabajo y en ningún caso puede extenderse a días no laborables o festivos. 

• Proporcionalidad del fichaje: es necesario que la empresa utilice este método de forma proporcional y decidir si su implementación es adecuada, equilibrada y beneficiosa para la empresa. 

• Justificar su necesidad e idoneidad: la puesta en marcha de este tipo de fichaje de la jornada laboral tiene que estar justificada y realizarse solo cuando se trata del método más idóneo para lograr los objetivos que persigue.  

• Utilizar dispositivos de la empresa: la geolocalización debe realizarse en los dispositivos de la empresa y no en aquellos que pertenezcan al empleado. Por ejemplo, si se utiliza un móvil para fichar, es necesario que este sea puesto a disposición por parte de la compañía.

Aunque es legal fichar con geolocalización, es necesario sopesar sus ventajas y desventajas a la hora de implementar este sistema. Estas son algunas de las más señaladas:

Entre los principales beneficios encontramos los siguientes: 

• Gestión de equipos en remoto: sobre todo cuando hay equipos que teletrabajan o que deben desplazarse por motivos laborales, es importante poder saber desde dónde realizan los fichajes para, entre otras cuestiones, cumplir con la política de trabajo de la empresa.

• Transparencia y confianza: fichar con geolocalización proporciona un registro objetivo de las actividades laborales, ya que con el registro de la jornada laboral se acceden a datos precisos sobre su inicio y fin, además de la ubicación en la que se encuentra el trabajador.

• Mejora en la seguridad: para evitar accidentes laborales o las incidencias que se puedan producir durante los desplazamientos por motivos de trabajo, es conveniente que la empresa sepa dónde se encuentran sus empleados mediante el fichaje con geolocalización.

• Optimización de recursos y planificación: al geolocalizar los registros de jornada la empresa puede hacer un balance de la frecuencia con la que los empleados trabajan de manera presencial y hacer una planificación optimizada de los recursos disponibles, así como calcular la productividad laboral y hacer seguimiento del tiempo de trabajo. 

• Cumplimiento de las políticas de trabajo: un sistema de geolocalización permite una mejor gestión de las políticas de teletrabajo de la empresa cuando, por ejemplo, los empleados solicitan días en remoto. Así, se hace un seguimiento de estos periodos y un recuento de los días que se trabajan a distancia. 

También hay una serie de desventajas que conviene tener presentes antes de implementar este sistema: 

• Invasión de la privacidad: si no se comunica de forma efectiva la geolocalización puede ser percibida por los empleados como un sistema intrusivo y poco respetuoso con su privacidad. Esto puede dar lugar a un clima de malestar y desconfianza que tenga un impacto negativo en el ambiente laboral. 

• Rechazo por parte de los empleados: de igual modo y por cuestiones diferentes a la privacidad, puede haber empleados que se nieguen a fichar con geolocalización o que les resulte difícil adaptarse a esta nueva tecnología, propiciando un clima laboral negativo.

• Errores tecnológicos: si el sistema de geolocalización y su mantenimiento no son óptimos, puede dar lugar a errores tecnológicos que reduzcan la precisión de los fichajes y de su ubicación. 

• Cuestiones legales y normativas: para introducir este método es necesario cumplir con los requisitos normativos que hemos visto anteriormente. De lo contrario, la empresa puede enfrentarse a sanciones y problemas legales. 

• Inversión económica: para implementar la geolocalización la empresa deberá invertir en una solución tecnológica que garantice la precisión y el cumplimiento normativo de los registros. Aunque estos sistemas no son demasiado costosos, sí que habrá que hacer un desembolso mínimo que el departamento responsable de su implementación tendrá que justificar.

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Estas son algunas de las preguntas que, con frecuencia, surgen en torno a este sistema: 

Si de forma repetida el empleado se niega a fichar, la empresa puede sancionar al trabajador por incumplir la normativa laboral, tal y como establece el artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores. Esto es así porque registrar la jornada laboral es de obligado cumplimiento por parte del trabajador. Sin embargo, la empresa es responsable de que esto se lleve a cabo a través de los sistemas de control horario que mejor se adaptan al conjunto de los empleados.  

La empresa puede implementar este sistema de forma unilateral en la empresa siempre que cumpla con los requisitos que establece la normativa y la Ley de Protección de Datos. Sin embargo, el empleado debe dar su consentimiento de forma expresa para que sus fichajes sean geolocalizados. 

Cuando la ubicación del fichaje no corresponde a lo establecido por el contrato de trabajo o por la política laboral de la empresa, sí puede ser motivo de despido. Por ejemplo, si el empleado debe desplazarse por razones laborales a la oficina de un cliente y ficha desde otra ciudad diferente, podría dar lugar a sanciones o incluso a un despido. 

Como hemos visto, es legal fichar con geolocalización, pero es fundamental cumplir con una serie de requisitos para garantizar el cumplimiento de la normativa vigente. Para implementar este sistema, es necesario introducir una solución digital que permita el uso de tecnología GPS o de reconocimiento de la dirección IP. 

Por lo general, la mayoría de softwares de registro de la jornada laboral, incorporan esta posibilidad y dan la opción de geolocalizar los registros. Algunos, además, cuentan con una app de fichaje en dispositivos móviles o tablets. 

En cualquier caso, es fundamental que se comunique de manera clara y precisa a los empleados que se sus fichajes se van a geolocalizar y que estos den su visto bueno de forma expresa. Si estás pensando en implementar este sistema, puedes probar nuestra solución de registro horario gratuitamente durante 14 días. Si prefieres ver la plataforma, reserva una demo con nuestro equipo y descubre cómo cumplir con la normativa de forma eficiente.