Kit Digital: ayudas a la digitalización para pymes

Durante la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a realizar cambios en el funcionamiento de la organización, así como muchos aspectos del día a día, para poder cumplir las restricciones y normativas que se establecieron. Dicho de otra forma, el confinamiento impulsó la digitalización de muchas empresas de muchos sectores distintos. Sin embargo, no todas las organizaciones disponían de las herramientas o los recursos necesarios para digitalizar sus procesos.

Posteriormente, en 2022, el Gobierno de España creó una ayuda llamada Kit Digital. Se trata de una especie de subvención o programa del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital que va dirigido a empresas pequeñas o a trabajadores autónomos, y que tiene como objetivo ayudar a dichos profesionales y organizaciones a digitalizar diferentes procesos y aspectos del día a día de la empresa. Actualmente, la transformación digital se ha convertido, prácticamente, en una obligación para la gran mayoría de empresas, y posponer la digitalización puede suponer importantes consecuencias para las organizaciones.

El programa Kit Digital, financiado por los fondos Next Generation de la Unión Europea, es una manera de ayudar a las empresas a estar al día en cuanto a tecnología e innovación, enfrentarse a los retos del mercado y mejorar su productividad, además de agilizar diferentes tareas y procesos de la empresa. Estas ayudas pueden llegar a ser de hasta 12.000 €, pero el importe dependerá de aspectos como las dimensiones del negocio o el tipo de soluciones digitales que la organización requiera.

Como ya se ha comentado, la digitalización se ha convertido en un aspecto indispensable para las empresas que quieren mantenerse al día, mejorar la competitividad y aumentar la productividad. El Kit Digital es una herramienta ideal para autónomos y empresas pequeñas que desean digitalizarse de forma eficaz, ya que incluye una gran variedad de soluciones digitales que, entre otros, suponen los siguientes beneficios para el solicitante:

• Al digitalizar diferentes tipos de procesos, se reducen los tiempos dedicados a distintas tareas del día a día, y esto ayuda a reducir costes y aumentar la productividad laboral.

• La digitalización mejora la presencia en Internet de la empresa, lo cual es beneficioso para la competitividad y ayuda a llegar a muchos más usuarios. Además, el Kit Digital también incluye una solución de gestión de redes sociales.

• Es una forma de automatizar procesos, así como de mejorar los análisis de datos para, de esta forma, tomar decisiones más informadas.

• La digitalización del Departamento de Recursos Humanos, y de la empresa en general, agiliza y mejora aspectos como la comunicación interna de la organización, los procesos de selección de personal o la retención del talento.

• Otra de las soluciones del Kit Digital es una oficina virtual, lo cual facilita la colaboración entre los diferentes miembros del equipo independientemente del lugar desde donde trabajen.

• La experiencia de los clientes también se ve beneficiada por la digitalización.

• Además, la digitalización ofrece una mayor flexibilidad en diferentes aspectos no solamente a la empresa, sino también a los clientes. Una de las soluciones del Kit Digital está relacionada con el comercio electrónico, que ofrece a los clientes una mayor flexibilidad en cuanto al momento y el lugar en los que realizar sus pedidos. Esto también permite a la empresa llegar a un mayor número de posibles clientes.

En definitiva, la digitalización beneficia distintos procesos de Recursos Humanos y contribuye a aumentar el rendimiento de la empresa, y el Kit Digital es una forma de acercar esta digitalización a un mayor número de organizaciones.

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Para poder entender correctamente el funcionamiento de este programa, es necesario saber cómo se realiza la solicitud y cómo se obtiene el pago, cuáles son las convocatorias y los importes máximos de las ayudas a las cuales pueden acceder las empresas en función de sus dimensiones y qué tipo de soluciones digitales pueden escoger los solicitantes. A continuación se detallan todos estos aspectos.

Los diferentes pasos que las empresas deben seguir para solicitar el Kit Digital se detallarán más adelante. Sin embargo, es importante destacar algunos aspectos generales sobre el proceso de solicitud para poder entender cómo funciona el Kit Digital. Como parte de este proceso de solicitud, que las organizaciones deberán realizar a través de la página web Acelera PYME, estas organizaciones podrán consultar un catálogo de soluciones digitales.

Las empresas podrán escoger una o varias de estas soluciones en función del importe máximo al cual puedan optar dependiendo de su número de trabajadores, y decidir así qué aspectos de su empresa desean potenciar mediante la ayuda del Kit Digital. Estos servicios serán ofrecidos por unos agentes digitalizadores adheridos al programa, es decir, una serie de empresas o proveedores que proporcionarán e implementarán las herramientas que las empresas necesitan para llevar a cabo el proceso de digitalización.

Una vez a una empresa se le haya concedido la ayuda del Kit Digital, esta organización deberá consultar cuáles son los agentes digitalizadores que están adheridos al programa y escoger el proveedor que implementará la solución o soluciones digitales que haya escogido. Es importante mencionar también que el pago del importe de la ayuda se realizará al agente digitalizador cuando se haya comprobado que se ha implementado la solución en cuestión. En otras palabras, la empresa no recibe de manera directa el importe de la subvención, sino que se le concede la ayuda y, tras llevar a cabo todos los trámites y el proceso, el programa abona el importe directamente al agente digitalizador. La empresa solo abona el IVA de los servicios facturados.

Como ya se ha mencionado, existen diferentes soluciones o servicios entre los cuales las empresas pueden escoger al solicitar el Kit Digital. Cada una de estas soluciones tiene asociado un importe máximo, el cual depende del número de trabajadores de la empresa. Las soluciones que los diferentes agentes digitalizadores pueden ofrecer son las siguientes:

• Sitio web y presencia en Internet. Esto incluye aquellos aspectos relacionados con la habilitación de un sitio web, como el diseño, la accesibilidad o el posicionamiento.

• Comercio electrónico. Esto implica la creación de una tienda en línea, así como otros elementos relacionados, como son la implementación de los métodos de pago.

• Gestión de las redes sociales. Tener presencia en las redes sociales se ha convertido en algo fundamental para muchas empresas, y esta solución digital incluye la creación de planes estratégicos, la promoción de la organización a través de las redes y el análisis de datos y resultados, entre otros ejemplos.

• Gestión de clientes. Se trata de una opción que permite agilizar la gestión de todos los clientes con los que cuenta la empresa.

• Inteligencia empresarial y analítica. La inteligencia empresarial también es conocida por las siglas BI (Business Intelligence). Dentro de esta solución digital se incluyen aspectos relacionados con el procesamiento y análisis de datos, tareas que resultan de gran utilidad cuando se toman decisiones informadas.

• Presencia avanzada en Internet. Implica diferentes aspectos relacionados con el posicionamiento de la página web, un análisis de la competencia y estrategias de SEO on-page y off-page.

• Servicios y herramientas de oficina virtual. Permite implementar soluciones que agilicen y faciliten la colaboración entre los diferentes trabajadores de la empresa.

• Gestión de procesos. Estos procesos están relacionados, por ejemplo, con la facturación, la contabilidad, el inventario o la logística.

• Factura electrónica. Es una forma de digitalizar todo el proceso de emisión y recepción de facturas.

• Comunicaciones seguras. Esta solución permite garantizar la seguridad cuando se realicen conexiones entre diferentes dispositivos de los trabajadores y la empresa.

• Ciberseguridad. Una solución para garantizar la seguridad (tanto básica como avanzada) de los dispositivos.

• Marketplace. Se trata de una solución que tiene como objetivo principal ayudar a las empresas a optimizar recursos y aumentar las ventas.

Existen tres segmentos o convocatorias distintas en función de las dimensiones del negocio que solicita el Kit Digital. Se trata de los siguientes grupos:

• Segmento I. Empresas que cuentan con una plantilla de entre 10 y 49 trabajadores. El importe máximo total que pueden obtener para invertir en soluciones digitales es de 12.000 €. 

• Segmento II. En este grupo se incluyen las empresas que tienen entre 3 y 9 empleados, y la ayuda máxima que pueden obtener es de 6.000 €. 

• Segmento III. Son las empresas que tienen uno o dos trabajadores, o que no tienen a ninguna persona contratada en plantilla. En este caso, el importe máximo al que pueden optar es de 2.000 €.

Es importante recordar que los diferentes servicios mencionados anteriormente tienen asociados unos importes determinados. Por otro lado, las empresas deben saber que estas convocatorias están abiertas hasta el 31 de diciembre de 2024 a las 11:00.

En términos generales, pueden solicitar el Kit Digital los autónomos, microempresas o empresas pequeñas que tengan menos de 50 trabajadores contratados. En términos más concretos, estos son los requisitos que deben cumplir los solicitantes para poder tener derecho a esta ayuda:

• Cumplir los requisitos y límites financieros que establece la ley para ser considerados una empresa pequeña, microempresa o trabajador autónomo.

• Estar dados de alta en el momento de realizar la solicitud y contar con una antigüedad determinada, que viene establecida en la convocatoria.

• No estar considerados empresa en crisis.

• Estar al día en cuanto a las obligaciones tributarias y de la Seguridad Social.

• No haber llevado a cabo ninguna prohibición definida en la Ley General de Subvenciones, concretamente, en el artículo 13.2.

• No haber superado el importe máximo de ayudas de minimis establecido por la ley.

• Realizar el test de madurez digital, uno de los pasos imprescindibles para solicitar el Kit Digital, tal y como se comentará a continuación.

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Los diferentes pasos que las empresas y los trabajadores autónomos deben seguir para poder solicitar el Kit Digital son los siguientes:

El primer paso es registrarse en la página web de Acelera PYME y realizar el test de diagnóstico digital. Se trata de un test de autodiagnóstico que permitirá a las empresas y trabajadores autónomos tener una idea de cuál es su nivel de digitalización. De esta forma, podrán obtener información más detallada y personalizada acerca de qué servicios es recomendable que escojan.

El siguiente paso será consultar el catálogo de soluciones digitales e informarse de qué incluyen e implican cada una de ellas, para poder escoger las que se adapten mejor a las preferencias, necesidades y características de la empresa solicitante.

La solicitud del bono del Kit Digital debe realizarse a través de la sede electrónica de Red.es, donde los solicitantes deberán rellenar los campos, completar los diferentes pasos del formulario y adjuntar la documentación requerida.

Una vez obtenida la concesión de la ayuda, la empresa deberá consultar el catálogo de agentes digitalizadores y escoger el proveedor que implementará la solución digital (o soluciones digitales) que escoja. La empresa dispondrá de seis meses para utilizar el bono y firmar los acuerdos establecidos por la normativa.

Personio es un software de Recursos Humanos ideal para pequeñas empresas y que ofrece grandes resultados. Como agente digitalizador adherido, Personio ofrece la posibilidad de emplear el bono del Kit Digital para digitalizar una serie de tareas de Recursos Humanos mediante un proceso muy sencillo. La transformación digital de RR. HH. ofrece muchos beneficios, como la agilización de procesos, la mejora de la competitividad, el aumento de la productividad y la mejora de la comunicación interna.

Personio es una herramienta todo en uno que resulta muy sencilla de utilizar y que cumple con las normativas y requisitos a nivel europeo en cuanto a la protección de datos. Por otro lado, se trata de un software muy flexible y con opciones personalizables en función de las necesidades y preferencias de cada empresa. Además, las empresas que cumplen los criterios pueden obtener esta herramienta de forma gratuita durante un año.

Un agente digitalizador adherido es un proveedor de servicios digitales que se ha adherido al programa del Kit Digital y que se ocupa de implementar las diferentes soluciones que forman parte de este programa.

Una vez a una empresa se le ha concedido el bono del Kit Digital, esta tiene un plazo de seis meses para utilizarlo, es decir, para seleccionar al agente digitalizador con el que desea trabajar y firmar los acuerdos necesarios.

El plazo para solicitar el Kit Digital finaliza el día 31 de diciembre de 2024 a las 11:00.