Job shadowing: ¿qué es y cómo puede mejorar el rendimiento en tu empresa?

El job shadowing (seguimiento en el trabajo) es una práctica laboral en la que una persona interesada en aprender sobre una profesión o industria específicas sigue y observa a un profesional experimentado durante un periodo de tiempo determinado. El objetivo principal del job shadowing es permitir que el aprendiz adquiera conocimientos y experiencia práctica al observar de cerca cómo se llevan a cabo las tareas y responsabilidades de un trabajo en el mundo real.

El job shadowing es una excelente manera de explorar una carrera o industria antes de tomar decisiones importantes, como la elección de una especialización académica o la búsqueda de empleo en un campo específico.

El job shadowing se implementa en el entorno empresarial de la siguiente manera:

1. Identificación de objetivos y participantes: la empresa determina los objetivos y propósitos de la actividad de job shadowing. Esto podría incluir la formación de nuevos empleados, el desarrollo profesional de los trabajadores actuales, la transición de roles o la introducción de nuevos procesos o tecnologías. Luego, se selecciona a los participantes teniendo en cuenta los conocimientos y habilidades específicas requeridas para el trabajo.

2. Planificación y programación: se establece un calendario y un plan detallado. Esto incluye la duración de la experiencia, las tareas y actividades específicas que se llevarán a cabo y las expectativas. 

3. Introducción y orientación: antes de que comience la experiencia, se proporciona una introducción y orientación al invitado. Esto puede incluir información sobre la cultura organizacional, las políticas y procedimientos, así como cualquier equipo de protección personal necesario.

4. Experiencia de trabajo conjunto: durante el periodo de job shadowing, el invitado acompaña al anfitrión en sus tareas diarias. Esto puede incluir reuniones, proyectos, tareas específicas y cualquier otra actividad relevante para el puesto. 

5. Retroalimentación y evaluación: al finalizar la experiencia se lleva a cabo una evaluación para medir los resultados y el progreso del anfitrión. Se recopilan comentarios tanto del anfitrión como del invitado sobre la efectividad de la experiencia. 

El job shadowing ofrece varias ventajas para las empresas que deciden implementar esta técnica de desarrollo y formación. En primer lugar, porque permite la transferencia efectiva de conocimientos y habilidades de empleados experimentados a aquellos que están en etapas iniciales de sus carreras. Esto ayuda a mantener y preservar el conocimiento institucional y a mejorar la capacidad de la empresa para formar a su fuerza laboral.

Además, facilita el desarrollo de aptitudes y competencias específicas que son necesarias para realizar un trabajo con éxito. Los empleados pueden aprender de manera práctica cómo aplicar conceptos teóricos en situaciones reales de trabajo.

Para los recién contratados, el job shadowing puede ser una excelente manera de integrarse en la empresa, aprender sobre su cultura empresarial y comprender sus procesos internos de manera más rápida y efectiva. Al mismo tiempo, puede acelerar la curva de aprendizaje de los nuevos empleados, lo que a su vez puede reducir los tiempos de capacitación formal y aumentar la productividad.

El job shadowing puede ayudar a la empresa a identificar aquellos trabajadores que tienen potencial para asumir roles de liderazgo en el futuro, esto es porque permite a la Gerencia observar de cerca el desempeño y las habilidades de los empleados.

Esta técnica es especialmente útil cuando una empresa introduce nuevos procesos, tecnologías o cambios significativos. Permite que los empleados se familiaricen rápidamente con estos cambios y se adapten de manera efectiva.

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El job shadowing brinda la oportunidad a los empleados de aprender de manera práctica al observar y participar en situaciones laborales reales. Esto facilita la comprensión de cómo aplicar teorías y conceptos en el entorno de trabajo.

Los empleados obtienen una comprensión más completa de cómo su propio rol se relaciona con otros dentro de la organización. Esto fomenta la apreciación de la interdependencia de las funciones y la colaboración efectiva.

Asimismo, al interactuar con diferentes compañeros y departamentos, los empleados mejoran sus habilidades de comunicación interpersonal, aprenden a trabajar en equipo y a adaptarse a diferentes estilos de trabajo. Facilita la relación mentor-aprendiz entre empleados experimentados y nuevos, lo que puede ser valioso para la transferencia de conocimientos y la orientación.

Por último, el job shadowing proporciona una plataforma para evaluar las habilidades actuales y las necesidades de formación de los empleados, lo que permite a la empresa personalizar planes de formación y desarrollo.

Algunos posibles obstáculos que puede enfrentar la empresa cuando implementa esta técnica son:

• El job shadowing puede ser intensivo en tiempo y recursos, lo cual puede ser un desafío para algunas empresas, especialmente aquellas más pequeñas. 

  • Recomendación: planificar y asignar recursos adecuados para el job shadowing, considerando su valor a largo plazo en términos de desarrollo de empleados y retención de talento.

• Algunos empleados pueden resistirse a la idea de tener a alguien observando sus actividades, lo que puede afectar su productividad o comodidad en el trabajo.

  • Recomendación: comunicar claramente los beneficios del job shadowing y obtener el compromiso y la cooperación de los empleados mediante una comunicación abierta y una capacitación adecuada.

• No realizar un seguimiento adecuado de las experiencias de job shadowing puede llevar a que los beneficios no se maximicen y que los problemas no se aborden.

  • Recomendación: establecer un proceso de retroalimentación y evaluación para medir el éxito de las experiencias de job shadowing, identificar áreas de mejora y ajustar las prácticas en consecuencia.

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Algunos errores comunes cuando se aplica el job shadowing son:

• Falta de planificación: no tener un plan detallado para las experiencias de job shadowing puede llevar a resultados inconsistentes y menos efectivos.  

• Solución: desarrollar un plan estructurado que incluya objetivos claros, tareas específicas y un cronograma para cada experiencia de job shadowing.

• Falta de preparación de los anfitriones: no formar a los empleados que actuarán como anfitriones puede resultar en una experiencia de job shadowing desorganizada y poco beneficiosa.

• Solución: proporcionar formación a los anfitriones para que comprendan su papel, cómo interactuar con las sombras y cómo maximizar la experiencia de aprendizaje.

• No personalizar la experiencia: aplicar un enfoque único para todas las experiencias de job shadowing sin considerar las necesidades y objetivos individuales de los participantes puede limitar su efectividad.

• Solución: adaptar las experiencias para satisfacer las necesidades específicas de cada anfitrión y garantizar que se cumplan sus objetivos de desarrollo.

• No medir el impacto: no evaluar los resultados y el impacto del job shadowing en el desarrollo de los empleados.

  • Solución: definir métricas claras para medir el éxito, como la mejora de habilidades, la retención de empleados y la contribución al logro de los objetivos organizacionales.

El job shadowing implica observar y aprender de un profesional experimentado en su entorno de trabajo, mientras que las prácticas suelen implicar la realización de tareas y responsabilidades laborales bajo supervisión como parte de una experiencia formativa o de aprendizaje. El job shadowing es más pasivo y orientado a la observación, mientras que las prácticas son más activas y prácticas.

La duración de una experiencia de job shadowing puede variar ampliamente, desde unas pocas horas o días hasta varias semanas, dependiendo de los objetivos y acuerdos entre las partes.

El empleado que participa en un job shadowing no recibe una compensación económica, ya que se considera una experiencia de aprendizaje y observación. Sin embargo, en algunos casos, la empresa podría proporcionar una compensación simbólica o cubrir gastos relacionados, como transporte o comida.