Informe de gastos: guía para elaborarlo

Un informe de gastos en el ámbito empresarial es una herramienta que se utiliza para mantener un control de las finanzas que permita, al mismo tiempo, disponer de los recursos necesarios para el desarrollo de la actividad económica de la organización. 

Gracias a este documento, las empresas pueden llevar un registro de los gastos de los empleados y de la empresa en general, durante un periodo de tiempo determinado. 

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El objetivo principal de los informes de gastos es proporcionar información detallada sobre el uso que hace una empresa de sus recursos financieros. A partir de este objetivo principal, se derivan otros secundarios que contribuyen a una gestión financiera efectiva. 

Los informes de gastos ayudan a fomentar la transparencia y la responsabilidad en el uso de los recursos económicos de una organización. Permiten identificar quién ha gastado qué cantidad de dinero y en qué partida, lo que reduce la posibilidad de fraudes y excesos financieros desde proveedores, clientes o los propios empleados.

Además, es una manera de asegurarse de que el trabajador y la empresa cumplen con las políticas internas y de compliance, así como con regulaciones fiscales y legales relacionadas con los gastos y la presentación de informes financieros.

Sirven para identificar áreas de gastos excesivos, realizar ajustes presupuestarios y tomar decisiones sobre la asignación de recursos. Y, en consecuencia, ayudan en la planificación y elaboración de presupuestos futuros, al proporcionar datos históricos sobre los patrones de gastos. Esto permite a la empresa establecer presupuestos realistas y alcanzables. Por ejemplo, qué cantidad de dinero puede ir destinada a los gastos de viaje, de transporte, dietas, cheque gourmet u otros complementos salariales. 

Además, al analizar detenidamente los informes de gastos, las empresas pueden identificar áreas en las que se pueden reducir costes, de manera que se evalúa la eficiencia de las operaciones y procesos internos al identificar oportunidades de mejora en la gestión de gastos. 

La presentación de informes de ingresos y gastos no siempre es obligatoria. Solo en ciertas situaciones. Además, puede variar según las leyes fiscales locales. No obstante, algunas de las circunstancias más comunes en las que se debe presentar un informe de ingresos y gastos son:

• Pagar impuestos. Las empresas están obligadas a presentar declaraciones de impuestos en las que deben informar de sus ingresos y gastos. 

• Solicitar reembolso o compensación. Si una empresa permite a sus empleados o proveedores solicitar el reembolso de gastos relacionados con el trabajo, es necesario presentar informes de gastos para solicitar dichos reembolsos. Esto es común para gastos como viajes de negocios, comida, alojamiento y otros gastos relacionados con el trabajo.

• Realizar auditorías para cumplir con las normas. Las empresas pueden requerir informes de ingresos y gastos como parte de auditorías internas o externas para verificar que se está cumpliendo con las políticas internas y regulaciones financieras.

• Solicitar préstamos o financiación. Las instituciones financieras suelen solicitar informes de ingresos y gastos como parte del proceso de solicitud de préstamos o financiación. Es la manera de evaluar la capacidad de pago, en este caso, de la empresa que lo solicita. 

En cuanto a quién debe presentar estos informes, depende de la situación. Las empresas, ya sean corporaciones, sociedades u otros tipos de entidades comerciales, deben presentar informes de ingresos y gastos al declarar un impuesto.

Por su parte, aquellas personas que necesitan solicitar reembolsos de gastos relacionados con su trabajo tienen que presentar informes de gastos a su empleador o contratante de acuerdo con las políticas y procedimientos de la empresa.

Los informes de gastos contienen una serie de componentes claves para proporcionar una información completa y organizada de la situación financiera de la empresa. A continuación, se explican los componentes más comunes de este tipo de informes:

Son los primeros datos que deben aparecer. Albergan la información principal de la empresa. Es decir, el nombre de la empresa y el número de identificación fiscal. En el caso de informes de gastos de empleados, deben reflejar también los datos personales y cargo de la persona a la que se refieren estos gastos. 

El rango de fechas que cubre el informe puede ser:

• Mensual. Los informes de gastos mensuales los suelen hacer empresas grandes, los empleados suelen presentar informes de gastos de manera mensual. Esto permite hacer un seguimiento regular de los gastos. 

• Trimestral. Más utilizado en empresas pequeñas o aquellas con menores volúmenes de gastos. Suelen realizar informes de gastos trimestrales para reducir la carga administrativa.

• Anual.  Suele ser empleado en empresas con gastos limitados o predecibles. 

• A petición. En algunas empresas, los informes de gastos se presentan solo cuando un empleado ha incurrido en gastos que requieren reembolso. Esto se hace para evitar la presentación de informes de gastos innecesarios y reducir la carga administrativa.

Debe incluirse un apartado con todos los detalles de las fuentes de ingresos recibidas durante el periodo seleccionado, incluyendo su origen y cantidad. Se trata de un desglose de los ingresos por categoría, es decir, por ejemplo, ingresos salariales, ingresos por alquiler, ingresos por inversiones, etc.

Detalles de todos los gastos que se han producido durante el periodo, incluyendo la fecha, el concepto y la cantidad. Se dividen en categorías y debe incluir los recibos y comprobantes de gastos cuando sea necesario. Facilita la gestión y aclara cada uno de los gastos. 

Hace referencia al total de los dos puntos anteriores. Por un lado, el total de ingresos y el total de gastos durante el periodo. También debe incluirse lo que se conoce como saldo neto, que es la diferencia entre los ingresos y los gastos.

Se incluye una lista de cuentas bancarias o financieras utilizadas durante el periodo, con saldos iniciales y finales, así como una breve descripción de los cambios en los saldos de las cuentas.

Si es necesario, se adjuntan documentos que demuestren todo, como estados de cuenta bancarios, facturas, recibos y otros registros que respalden los ingresos y gastos reportados.

Un análisis o comentarios que describan las tendencias financieras, los puntos destacados del periodo o cualquier otro aspecto relevante. También comentarios explicativos sobre desviaciones significativas entre los ingresos y los gastos.

Por último, es fundamental incluir la firma del informante o de la persona autorizada que presenta el informe. Y, también, la fecha en que se elaboró.

Al final del informe puede ampliarse un apartado con información que se considere relevante e importante atendiendo a los requisitos legales, fiscales o regulatorios locales.

Los informes de gastos desempeñan un papel fundamental en la toma de decisiones empresariales y estratégicas. Ofrecen información valiosa y detallada sobre cómo una empresa está gestionando sus recursos de tesorería. Algunos de los impactos más significativos que tienen en la toma de decisiones empresariales son:

• Identificar las principales tendencias de gastos. Los informes de gastos permiten a las empresas identificar patrones y tendencias en sus costes e inversiones. Sirve para conocer las áreas en las que los gastos están aumentando o disminuyendo de manera significativa. Por ejemplo, si los gastos de marketing han aumentado, podría indicar un esfuerzo para expandir el alcance de la empresa, o el coste que suponen los trabajadores para la empresa. En consecuencia, terminan siendo una herramienta que debe intervenir en cualquier análisis de ROI (return of inversion) sobre una acción o inversión determinada.

• Controlar los costes. Estos informes ayudan a las empresas a controlar y gestionar los costes. Al analizar detenidamente los detalles de los gastos, las empresas pueden identificar áreas en las que se pueden implementar medidas para reducir gastos innecesarios o ineficientes.

• Presupuesto y planificación. Proporcionan datos históricos que se emplean en  la elaboración de presupuestos y la planificación financiera. Los gerentes pueden utilizar esta información para establecer presupuestos futuros realistas y basados en datos concretos.

• Evaluar los proyectos y decisiones de inversión. Cuando una empresa está considerando inversiones en nuevos proyectos, expansiones o adquisiciones, los informes de gastos pueden proporcionar información crítica sobre la capacidad de la empresa para financiar estas iniciativas. Esto influye en la toma de decisiones sobre qué proyectos son viables y cuáles deben posponerse.

• Mejorar la eficiencia operativa. Al analizar los informes de gastos, las empresas pueden identificar áreas donde se pueden mejorar los procesos internos y la eficiencia operativa. Esto puede llevar a decisiones estratégicas para optimizar la asignación de recursos y mejorar la productividad.

• Priorizar en algunos gastos. Ayudan a las empresas a priorizar gastos. Al ver cómo se distribuyen los recursos, se puede decidir qué áreas o proyectos son prioritarios y merecen una inversión adicional.

• Cumplir con la normativa. Garantizar que los gastos cumplan con las políticas internas, de compliance y las regulaciones fiscales. Los informes de gastos proporcionan la documentación necesaria para demostrar este cumplimiento, lo que puede influir en decisiones sobre auditorías internas o revisiones fiscales.

• Evaluar la rentabilidad. Permiten calcular la rentabilidad en el comercio de productos, servicios o de líneas de negocio individuales. Esto es esencial para tomar decisiones informadas sobre qué áreas de la empresa deben recibir más inversión y cuáles pueden requerir ajustes o reducciones de gastos.

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La optimización del proceso de elaboración de informes de gastos es beneficioso para aumentar la eficiencia, reducir errores y ahorrar tiempo, tanto para los empleados como para los Departamentos de Contabilidad. Estas son algunas estrategias y tecnologías que una empresa puede utilizar para optimizar este proceso:

• Uso de un software de gestión de gastos. Existen numerosas aplicaciones y software de gestión de gastos que permiten a los empleados acceder a los recibos, categorizar gastos y enviar informes de gastos de forma electrónica. Bien es cierto que también pueden realizarse este tipo de informes en Microsoft Excel o Google Docs. Sin embargo, el uso de software minimiza errores manuales y permite una automatización más ágil y rápida de ciertos cálculos.

• Digitalización de recibos y comprobantes. Actualmente, las aplicaciones móviles permiten a los empleados escanear recibos y comprobantes en tiempo real y almacenarlos on-line. La capacidad de tomar fotos de los recibos con teléfonos o tabletas agiliza la recopilación de datos de gastos.

• Políticas de gastos claras y actualizadas. Ayuda a los empleados a comprender qué gastos son elegibles para su reembolso y qué documentación se requiere.

• Automatización de aprobaciones. Implementar flujos de trabajo automatizados para la aprobación de informes de gastos puede acelerar el proceso y garantizar que se cumplan las políticas de la empresa.

• Integrar el software de gestión de gastos con sistemas contables o de gestión financiera para simplificar el seguimiento de gastos y la generación de informes financieros.

• Evaluar periódicamente las soluciones de software disponibles para asegurarse de que se estén utilizando las más actualizadas y eficientes.

• Revisión y auditoría automatizada. Utilizar herramientas de revisión y auditoría automatizadas para identificar posibles errores o irregularidades en los informes de gastos.

Personio es una plataforma de RR. HH. que ofrece funciones relacionadas con la gestión de personal y los empleados que pueden ser útiles en el proceso de presentación de informes de gastos. 

En primer lugar, cabe destacar que proporciona un sistema centralizado para gestionar ciertas actividades de  los empleados. Facilita el seguimiento de quién ha realizado qué gastos y quién necesita presentar informes de gastos. Recordemos que no se trata únicamente de costes en RR. HH., sino de los gastos llevados a cabo por el empleado en cualquier área o acción relacionada con sus funciones.

Otras funciones a destacar son la automatización para aprobar informes de gastos, ya que permite agilizar el proceso y garantiza que se cumplan las políticas preestablecidas. Además, Personio cuenta con carpetas de archivo personal para cada empleado en las que almacenar documentos relacionados con los informes de gastos, como recibos y comprobantes, lo que facilita la auditoría y la revisión posterior.

La frecuencia con la que se elabora un informe de gastos en una empresa puede variar dependiendo de las políticas y procedimientos internos de la empresa en cuestión, así como de las regulaciones fiscales y contables. No obstante, la elaboración de un informe de gastos puede ser mensual, trimestral, anual u otro periodo específico.

La obligación de elaborar informes de gastos varía según la jurisdicción, la estructura de la empresa y las políticas internas de la misma. Por ello, no todas las empresas están legalmente obligadas a elaborar informes de gastos.

De forma genérica, en España, las empresas que cotizan en Bolsa están obligadas a presentar informes de gastos ante la Comisión Nacional del Mercado de Valores (CNMV). También las empresas con cifras de negocio superiores a los 40 millones de euros o con más de 250 empleados, en este caso a la Agencia Tributaria.

En un informe de gastos generalmente se incluyen los gastos relacionados con actividades específicas que están directamente relacionadas con el trabajo. Sin embargo, algunos gastos que no suelen incluirse en un informe de gastos son:

• gastos personales

• gastos no autorizados

• gastos no documentados

• multas y sanciones impuestas