Informe de Datos de Cotización (IDC): ¿qué es y para qué sirve?

El Informe de Datos de Cotización es un documento que permite a las empresas comprobar qué información tiene la Seguridad Social respecto a la cotización de sus trabajadores. 

Existen diferentes tipos de informe, aunque todos ellos están centrados en aportar información sobre lo que debe cotizar una empresa por sus empleados.

Si tomamos como ejemplo el modelo IDC individual por trabajador, conocido como Informe de Datos para la Cotización - Trabajadores por cuenta ajena, tenemos la siguiente información sobre un único empleado:

• Datos personales del trabajador

• Datos que permiten identificar a la empresa que tiene contratado a ese empleado

• Datos de la relación laboral que mantienen. Por ejemplo:

  • Tipo de contrato 

  • Fecha de inicio de la relación laboral

  • Cuenta de cotización

  • Modalidad de cotización 

  • Categoría profesional, entre otros

• Alguna particularidad de cotización que pueda modificar la forma habitual de cotizar

• Tipos de cotización. Se refiere a los porcentajes de cotización que, según los datos anteriores, corresponderían sobre su base de cotización para desempleo e incapacidad temporal (IT).

Si tomamos el Fichero IDC por periodo de liquidación y cuenta de cotización, encontramos un listado con todos los empleados de la empresa para un periodo concreto y las particularidades que afectan a lo que debe cotizar por cada uno.

Descarga: Guía ficha personal de un trabajador

Contar con fichas personales completas y actualizadas permitirá a los responsables de equipo consultar esta información de manera ágil y en cualquier momento.

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Es recomendable porque permite corroborar la información que tiene la Seguridad Social sobre ese trabajador y, en consecuencia, confirmar que se está cotizando por él de forma adecuada.

Si existen discrepancias, la empresa puede estar cometiendo irregularidades en el pago de los seguros sociales correspondientes, de ahí su importancia. 

Destacar que este documento es meramente informativo. Mediante el mismo no se realiza ningún pago de las cuotas. Simplemente se pone en común la información que empresa y Administración tienen al respecto de los trabajadores y sus cotizaciones correspondientes.

Si la discrepancia encontrada supone un importante ingreso a la Seguridad Social y no se tienen los recursos suficientes en el momento del pago, hay una solución: la corporación podría solicitar un aplazamiento en la propia Sede Electrónica de la Seguridad Social.

En la solicitud la empresa debe explicar cuáles son los motivos por los que solicita el aplazamiento, que debe incluir la totalidad de la deuda. También debe incluir el periodo para el que solicita el aplazamiento y una propuesta para los plazos de amortización. Durante el proceso se debe tener en cuenta que :

• La parte que pagan los trabajadores, y que la empresa retiene de sus nóminas, no puede aplazarse. 

• Tampoco las cuotas de enfermedades profesionales y accidente de trabajo.

Existen ficheros IDC individuales con toda la información relativa a la relación laboral de la empresa con cada uno de sus empleados. 

Pero también tenemos otros ficheros IDC que nos permiten ver datos conjuntos de varios empleados. 

En cualquier caso el objetivo siempre es el mismo al solicitarlos: ver qué información maneja la Seguridad Social para comprobar que todos los pagos de los seguros sociales se están haciendo correctamente. 

El IDC individual por trabajador contiene todos los datos de la relación laboral con un único empleado.

Imagina que ha habido un cambio de contrato y que tras el mismo se ha generado una discrepancia entre la información que tiene la Seguridad Social y lo que tu empresa espera cotizar por ese empleado. 

Al solicitar este documento, puedes corroborar que la Seguridad Social ha registrado el cambio, si lo ha hecho correctamente o si ha habido algo en tu cálculo o procesos que no es correcto. 

Este otro fichero contiene información respecto a las cotizaciones de varios de los trabajadores de un negocio para un periodo de tiempo determinado. 

Lo primero que encontrarás en este documento son los datos que sirven para identificar a las organizaciones:

• Razón social

• Actividad económica

• Cuenta de cotización

Posteriormente, verás el periodo de liquidación al que se refiere el documento, y debajo los siguientes datos, desglosados para cada uno de los trabajadores que la empresa tiene dados de alta en la Seguridad Social en ese periodo:

• Nombre del empleado

• Fecha. Puede ser el mes completo al que se refiere al periodo de liquidación, pero también podría ser solo unos días si el trabajador ha sido dado de alta el día 10, por poner un ejemplo. 

• Peculiaridades de cotización. Este apartado es clave porque afecta a la cantidad que hay que pagar en función de factores como horas extras que haya desempeñado el trabajador ese mes o si el contrato se ha realizado con un empleado por el que se tiene derecho a bonificaciones en las cuotas a pagar. Por ejemplo, si el empleado es mayor de 45 años, el Estado reduce la carga en seguros sociales para la empresa, con el objetivo de incentivar la contratación de este tipo de perfiles. 

• Detalle de los tipos de cotización aplicables a cada uno de esos empleados

Los trabajadores también pueden acceder a la información individual sobre el estado de su cotización. 

Este informe personal es interesante, por ejemplo, para conocer cuántos años y en qué cantidad se ha cotizado a la Seguridad Social a lo largo de su vida laboral, lo que a su vez permite a la persona calcular cuánto le correspondería, por ejemplo, de pensión de jubilación. 

Esta prestación se calcula en base a las aportaciones al sistema que han ido realizando en forma de cotizaciones tanto él mismo como la empresa en cada una de sus nóminas.

Las siglas NAF se refieren al Número de Afiliación del empleado en cuestión, que lo identifica ante la Seguridad Social.

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Para que una empresa solicite cualquiera de los tipos de IDC debe acceder e identificarse en el Sistema RED de la Seguridad Social. Gracias a esta tecnología e innovación, la empresa puede acceder a estos informes y ahorrar tiempo. Después de haberse identificado, debe seguir los siguientes pasos:

1. Haz clic en ‘Inscripción y Afiliación Online Real’

2. Pincha en ‘Informes’

3. Selecciona ‘Informe de Datos de Cotización - Trab. Cuenta Ajena (IDC)’

No. Las empresas pueden solicitar el informe IDC correspondiente de cualquier trabajador, sin importar su número. En el caso de IDC que recoge información de varios empleados no hay ningún tipo de límite, y aparecerá una relación de todos los trabajadores de los que la Seguridad Social tenga información.

Si se han detectado errores en la información suministrada a la Seguridad Social, las empresas pueden realizar modificaciones online, mediante los siguientes pasos:

1. Accede al Sistema RED

2. Ve al apartado Inscripción y Afiliación online 

3. Debajo, haz clic en ‘Corrección de errores’

4. Selecciona ‘Corrección de datos de ficheros con errores’

CCC es un número que identifica a las empresas que son responsables del pago de cuotas a la Seguridad Social, al tener contratados a trabajadores. Las siglas significan Código de Cuenta de Cotización.