Indicadores claves de rendimiento: qué son, para qué sirven y cómo utilizarlos

Los indicadores claves de rendimiento son conocidos también como KPI o key performance indicator. Se trata de un indicador que tiene un valor medible y que puede proporcionar información a la empresa en cuanto a su progreso hacia los objetivos propuestos.

Existen diferentes tipos de indicador clave de rendimiento, así como varias formas distintas de utilizarlos. Los KPI pueden emplearse para analizar el progreso de la empresa a nivel global, el progreso de los diferentes departamentos o el progreso de los trabajadores. Además, también pueden ayudar a medir información relacionada con diferentes aspectos de la organización, como son las ventas, la estrategia de marketing, el uso de las redes sociales, el compromiso o la satisfacción de los clientes, la productividad de los empleados o la eficacia de la página web, entre tantos otros ejemplos.

Disponer de los datos que proporcionan los indicadores claves de rendimiento es indispensable para las empresas. Además de permitirles tener un conocimiento más detallado de en qué punto se encuentra la organización en cuanto a la consecución de sus objetivos, también proporcionan información de los diferentes departamentos, permiten identificar puntos fuertes y conocer las áreas que deberían mejorar.

Además, gracias a la información proporcionada por los KPI, la empresa puede conocer la eficacia de sus procesos, decidir si es necesario modificarlos o implementar nuevos procedimientos y tomar mejores decisiones.

Los indicadores claves de rendimiento proporcionan un conocimiento del proceso que la empresa ha llevado a cabo en el pasado, permiten conocer el punto en el que se encuentra en el presente y ofrecen una visión genérica del futuro de la organización.

Los principales beneficios de utilizar KPI en Recursos Humanos y, a nivel más general, en toda la empresa son los siguientes:

• Proporcionan información detallada del rendimiento laboral de la empresa y permiten saber si esta ha alcanzado sus objetivos o si va por buen camino para conseguir las metas propuestas.

• Los datos obtenidos son precisos y en tiempo real.

• Ayudan a saber cuáles son los puntos más fuertes del funcionamiento de la empresa y en qué áreas destaca.

• También ayudan a identificar las áreas en las que la empresa debería mejorar o en las que menos destaca frente a la competencia, lo cual permite mejorar procesos e implementar nuevas estrategias.

• Ofrecen datos que no solamente son relevantes y de gran utilidad en el presente, sino también de cara al futuro de la empresa, puesto que, al cabo de unos meses o años, será posible utilizar esta información para conocer el progreso de la organización y determinar si los procesos seguidos y las estrategias implementadas han sido eficaces.

• Permiten solucionar posibles problemas que puedan surgir en el día a día de la empresa.

• Benefician la comunicación interna, puesto que comunicar resultados a todos los miembros del equipo resulta más rápido y ágil. Además, son una forma de que todos los trabajadores conozcan el estado y evolución, no solamente de su propio equipo, sino de toda la empresa a nivel general.

• También ayudan en la coordinación de equipos, la organización de la empresa y la toma de decisiones.

Existen muchos tipos de KPI diferentes, por lo que cada empresa puede analizar aquellos aspectos que más le convenga o que considere más relevantes para su negocio.

Existen muchos tipos diferentes de KPI o indicadores claves de rendimiento, puesto que pueden utilizarse para medir la eficacia de diferentes áreas de una organización. Entre todos estos tipos, es importante destacar los siguientes:

Su objetivo es medir los resultados de la organización en cuanto a su estrategia de crecimiento, sus beneficios y la reducción de costes, entre otros.

Miden todos aquellos aspectos que están relacionados con el equipo de personas, el clima laboral, el bienestar y satisfacción de los empleados y el employee engagement, por ejemplo. También es muy recomendable realizar la evaluación de desempeño de los empleados. 

Las empresas del sector textil y de consumo pueden emplear los indicadores claves de rendimiento de retail para obtener información sobre las ventas y para identificar estrategias para reducir gastos.

Permiten conocer el rendimiento del negocio y optimizar diferentes procesos, minimizar errores y mejorar de manera continua. Son especialmente importantes para las empresas de transporte.

Tienen como objetivo hacer un seguimiento de las ventas y la facturación del negocio. También contemplan aspectos como la captación de clientes nuevos o la fidelización de clientes antiguos.

Son de gran utilidad para conocer la interacción de los usuarios con la empresa a través de sus diferentes redes sociales, así como el alcance de las publicaciones y, en términos más generales, la presencia digital de la marca.

Ayudan a conocer con mayor detalle y optimizar los procesos de fabricación de las empresas y la eficiencia de la maquinaria, para identificar qué aspectos sería posible mejorar.

Proporcionan información acerca de las diferentes campañas realizadas por la empresa para llegar a un mayor número de usuarios, conseguir leads, dar a conocer la marca y, como consecuencia, captar nuevos clientes y aumentar las ventas.

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En el momento de definir los mejores indicadores claves de rendimiento para tu empresa, es recomendable seguir estos pasos:

1. En primer lugar, definir los objetivos empresariales que se desea alcanzar y cuya consecución se pretende medir mediante los KPI. Definir los objetivos de manera precisa y clara es el primer paso para poder conseguirlos y para poder desarrollar un plan estratégico. Utilizar la metodología de los objetivos SMART puede resultar de gran utilidad.

2. En función de los objetivos que se hayan propuesto, será posible identificar unos indicadores claves de rendimiento más adecuados para medir cada uno de ellos. Por ejemplo, si uno de los objetivos de la empresa es conseguir que sus publicaciones en redes sociales tengan un mayor alcance, se emplearán unos KPI muy diferentes a los que se utilizarían para medir el rendimiento de una máquina que se utiliza para fabricar productos.

3. Definir el KPI más adecuado para cada objetivo y asegurarse de que cumple con las características necesarias. En este caso, también es posible aplicar la metodología SMART, para asegurarse de que el KPI es específico, medible, alcanzable, realista y que tiene asociado un tiempo concreto.

4. Tras obtener los datos, utilizar los resultados para realizar análisis e informes que permitan conocer el estado de la empresa. Es importante llevar un seguimiento de toda la información para saber cómo evoluciona la empresa y, a largo plazo, poder analizar los cambios y determinar qué estrategias resultan más eficaces.

Estos consejos te ayudarán a sacar el máximo partido a la información obtenida mediante los KPI para poder optimizar procesos en tu empresa:

• Céntrate en analizar elementos u objetivos específicos en lugar de aspectos muy genéricos. 

• Utiliza la información obtenida para diseñar estrategias a corto plazo, pero conserva la información para poder realizar, al cabo de un tiempo, un análisis detallado de cómo ha evolucionado la empresa y su situación.

• Usa los indicadores claves de rendimiento para medir información de manera recurrente y compara los resultados obtenidos a lo largo de los meses y los años.

• Comunica los datos obtenidos a los demás departamentos y trabajadores de la empresa.

• Además de analizar datos, no te olvides de hablar con los clientes y los trabajadores para conocer, también, su opinión.

• Simplifica y agiliza la realización de análisis e informes mediante un software especializado, como Personio.

A continuación, se proporcionan ejemplos de los diferentes tipos de KPI que se han mencionado previamente:

• Finanzas: rentabilidad, retorno de la inversión (ROI) e índice de reducción de costes.

• Recursos Humanos: tasa de rotación de personal, número de horas extraordinarias realizadas por los trabajadores en un periodo de tiempo determinado y número de personas contratadas en función del tiempo invertido en la contratación de personal.

• Retail: número de visitas a la tienda en un periodo de tiempo, número de ventas por visita e importe promedio del ticket.

• Logística: número de entregas realizadas a tiempo, plazo de aprovisionamiento y rotación del inventario.

• Ventas: nivel de facturación en función de las visitas de la web, número de clientes nuevos en un periodo de tiempo determinado y número de devoluciones por ventas.

• Redes sociales: número de seguidores, comentarios e interacciones  en un periodo de tiempo.

• Producción: número de productos creados en un periodo de tiempo, rendimiento de la máquina utilizada, etc.

• Marketing: tráfico de la página web en un día y número de usuarios registrados en una semana.

Los indicadores de rendimiento son aquellos indicadores que se utilizan para medir diferentes aspectos que proporcionan información acerca del funcionamiento de una empresa y permiten saber si esta va por buen camino en cuanto a la consecución de sus objetivos.

Para determinar el mejor indicador clave de rendimiento para analizar cada aspecto, es importante, en primer lugar, definir los objetivos de manera clara y precisa. La metodología SMART puede resultar de gran ayuda.

Los KPI más recomendables en cada caso dependerán de cada empresa y de cada objetivo empresarial. Algunos ejemplos populares de KPI son el tráfico web diario en función de la inversión en cuanto a marketing o la tasa de retención en cuanto a la experiencia de los clientes.