Incapacidad laboral: todo lo que necesitas saber

La incapacidad laboral es la imposibilidad de un empleado para realizar las funciones que requiere su puesto de trabajo. Se puede producir por diferentes motivos, desde un accidente hasta una enfermedad o embarazo, entre otros. 

La incapacidad laboral está reconocida por la Seguridad Social. Se clasifica en incapacidad temporal y permanente. Esta clasificación depende de sus características y de la causa que la haya provocado. 

La incapacidad temporal es la que comúnmente se conoce como baja médica. El derecho laboral establece que su duración máxima es de 12 meses con posibilidad de ampliarse 6 meses más.

Se produce cuando un trabajador no puede realizar sus funciones durante un tiempo determinado a causa de un accidente laboral o no laboral, o de una enfermedad. Se trata de una incapacidad que requiere de asistencia médica. 

Cabe destacar que los trabajadores, para acogerse a este tipo de incapacidad, deben haber cotizado al menos 180 días dentro de los 5 años anteriores a la fecha de la baja, siempre y cuando se trate de una enfermedad común. En caso de que la baja se produzca por accidente o enfermedad profesional, no se exige periodo de cotización.

La incapacidad permanente se produce cuando, tras un periodo de baja, con un tratamiento o intervención quirúrgica, el empleado pierde sus capacidades para ejercer sus funciones laborales. Se trata de una incapacidad que, generalmente, viene después de una baja laboral. 

Existen diferentes grados de incapacidad permanente en función de las consecuencias  a nivel funcional que tiene para el empleado. 

• Incapacidad permanente parcial para la profesión habitual. La ley establece que este sería el caso de un empleado que ve disminuida su capacidad para realizar las funciones de su profesión en un grado que puede llegar a alcanzar el 33 %.

• Incapacidad permanente total para la profesión habitual. El empleado no puede realizar las funciones de su profesión habitual. Sin embargo, sí se puede dedicar a otra profesión distinta. 

• Incapacidad permanente absoluta para todo trabajo. Aquella incapacidad que inhabilita la realización de cualquier profesión. En este caso, la persona afectada tiene derecho a una pensión vitalicia. 

• Gran invalidez. Es el grado de incapacidad más grave. Se produce cuando un empleado con incapacidad permanente pierde las capacidades para valerse por sí mismo. Es decir, necesita ayuda de otra persona para realizar las tareas del día a día (vestirse, comer, etc.). Se convierte en una persona totalmente dependiente. 

Para determinar la incapacidad laboral de un trabajador, hay que seguir un procedimiento minucioso, aunque depende del tipo de incapacidad.

En caso de incapacidad temporal, hay que acudir al médico de cabecera. Tras una exploración y pruebas médicas (en caso necesario), se concede la baja médica. 

El proceso es más complicado en caso de incapacidad permanente. Para empezar, es necesario cumplir con unos requisitos mínimos: 

• Estar dado de alta en la Seguridad Social. 

• Cumplir con los días de cotizaciones a la Seguridad Social cuando sea necesario.

• No haber alcanzado la edad de jubilación.

• Estar de baja médica cuando se solicite la incapacidad permanente. 

Si se cumplen estos requisitos se puede solicitar la incapacidad. Para ello hay que:

• Completar la solicitud de incapacidad permanente. Disponible en la página de la Seguridad Social en formato PDF.

• Presentar la solicitud en una oficina de la Seguridad Social, solicitando para ello cita previa. 

• Esperar a ser citado por el tribunal médico para pasar el reconocimiento médico.

• Por último, la resolución. Si es aceptada, el empleado recibirá un documento con toda la información al respecto, como el grado o la cantidad a percibir, entre otros. En caso de no ser aceptada, se abre un plazo de 30 días para reclamar. 

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Todo trabajador en situación de incapacidad laboral tiene los siguientes derechos y obligaciones.

Los principales derechos tienen que ver con: 

• Recibir asistencia médica sanitaria. 

• Recibir medicamentos y rehabilitación. 

• Indemnización cuando tenga lugar desarrollando el trabajo. 

• Si se trata de una incapacidad permanente parcial, el empleado tiene derecho a seguir desempeñando sus tareas laborales. 

• Solicitar la revisión de la incapacidad cuando se produzca un empeoramiento.

• Conseguir el grado de discapacidad acorde a la pérdida de capacidades.  

• Recibir un subsidio económico para cubrir las necesidades en relación con el grado de discapacidad. 

Los empleados en situación de incapacidad laboral tienen dos obligaciones. La primera de ellas es asistir a las revisiones pertinentes cuando así lo notifique el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). En caso de no hacerlo y no tener justificación para ello, se puede revisar la incapacidad hasta el punto de anularla. Otra de las obligaciones es informar en caso de iniciar otra actividad laboral.

Dependiendo de cada caso y de las pretensiones de empresa y trabajador, en algunos casos es necesario contar con los servicios de un abogado por si hay discrepancia de criterios. O bien por si alguna de las partes considera que se están vulnerando sus derechos.

Las responsabilidades de la empresa varían en función del tipo de incapacidad.

La empresa tiene la responsabilidad de guardar el puesto de trabajo del empleado que se encuentra de baja. Puede buscar un sustituto durante el tiempo que dure la incapacidad, pero en ningún caso despedir al empleado. Además, tiene la responsabilidad de pagar el primer día de baja. 

En una incapacidad permanente se suspende la relación laboral, con reserva de puesto de trabajo durante dos años. Esto significa que, si se dictamina una mejoría durante ese tiempo, la empresa está obligada a devolver el puesto al empleado. 

Otra opción es colocar al empleado en otro puesto o delegarle otras tareas que sí pueda realizar, si la incapacidad se lo permite. 

En caso de despido, aunque esté justificado, la empresa tiene la responsabilidad de pagar el finiquito al empleado. 

La cuantía a percibir en caso de incapacidad laboral depende del tipo de incapacidad y de su causa.

• Incapacidad temporal. La cuantía de la baja por enfermedad común y accidente no laboral corresponde al 60 % de la base reguladora desde el 4º día de la baja hasta el 20º inclusive. A partir del día 21 corresponde al 75 %.

En caso de enfermedad profesional o accidente de trabajo, la prestación corresponde al 75 % de la base reguladora. Comienza a contar desde el día siguiente a la baja laboral. 

• Incapacidad permanente. Depende de la base reguladora que tuviera el empleado. Sobre ella se aplica un porcentaje que variará en función del grado de incapacidad que se haya establecido por valoración médica. 

El proceso de revisión y seguimiento de la incapacidad laboral continuará hasta que el empleado alcance la edad de jubilación. Durante este proceso, se pueden dar dos circunstancias: que se modifique el grado o que se mantenga. 

Cuando la Seguridad Social concede la incapacidad laboral, tiene en cuenta que, con el paso del tiempo, el paciente puede mejorar, pero también empeorar y, por ello, es necesario hacer un seguimiento. 

En caso de producirse una mejora, el grado de incapacidad puede disminuir. O, al contrario, empeorar y generar un mayor grado de incapacidad. En ambos casos, habrá una repercusión sobre la pensión.

Todo paciente recibe una notificación para acudir a la revisión. Generalmente, se realiza cada dos años. No acudir puede implicar la pérdida de la prestación. 

Personio es un software de RR. HH. que facilita las gestiones de este departamento y de la compañía en general. Algunas de sus funcionalidades resultan especialmente útiles para gestionar todas las circunstancias derivadas de una incapacidad laboral. 

El Departamento de Recursos Humanos, mánager y directivos estarán convenientemente informados de los periodos de revisión, ausencias o reincorporaciones del personal afectado por una incapacidad. Todo ello con avisos automáticos que no generan pérdidas de tiempo a ningún departamento y que, al mismo tiempo, permiten a todos los miembros de la corporación estar perfectamente informados. 

En segundo lugar, RR. HH., empleado y responsables tienen acceso en la plataforma a toda la documentación que se genere sobre el caso. Recibirán, también de forma automática, avisos ante nuevos documentos que se suban a la misma y que puedan suponer un cambio de situación respecto a la incapacidad. 

A nivel operativo, facilita la gestión y reorganización de los equipos, visualizando claramente las funciones y tareas que el profesional afectado tenía asignadas. También automatiza la gestión de su ausencia y permite ‘desconectar’ automáticamente al empleado de canales de Slack o correo electrónico hasta su reincorporación. 

La incapacidad temporal se produce durante un periodo de tiempo concreto que no puede superar los 12 meses y que impide realizar la actividad laboral con normalidad. Por su parte, la incapacidad permanente supone la pérdida de algunas capacidades para realizar las funciones laborales habituales por un periodo de tiempo indeterminado. 

Como máximo, la incapacidad laboral temporal se puede extender a 365 días. En algunos casos se pueden ampliar otros 180 días más. 

Generalmente, quien paga la prestación económica por incapacidad laboral es el Instituto Nacional de la Seguridad Social, aunque, dependiendo del tipo de incapacidad y de su duración, hay parte que puede correr a cargo de la mutua colaboradora o de la propia empresa.