Horas extras: ¿cómo se calculan?

La legislación española regula de manera clara el cálculo y pago de las horas extras. Según el Estatuto de los Trabajadores, las horas extras son aquellas que exceden la jornada ordinaria pactada en el contrato laboral o por convenio colectivo. La normativa establece que la duración máxima de la jornada laboral ordinaria es de 40 horas semanales. Cualquier hora trabajada por encima de este límite debe ser considerada como extra.

La legislación también fija límites sobre el número de horas extras que un trabajador puede realizar. En este sentido, no se pueden superar las 80 horas extras anuales, aunque existen excepciones en situaciones específicas y sectores determinados en función de los convenios colectivos y los pactos a los que se haya llegado. Las horas extras pueden ser compensadas, ya sea con un incremento salarial de al menos el valor de las horas ordinarias (o incluso superior) o con tiempo de descanso equivalente.

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Existen diversos métodos que las empresas pueden utilizar para calcular las horas extras de manera eficiente. Todos ellos permiten que, en primer lugar, los empleados registren sus horas de trabajo que, en España, es obligatorio desde 2019. A la hora de calcular las horas extras, estos son algunos de los métodos más utilizados

Las hojas de cálculo en Excel para el control horario permiten llevar un registro detallado del tiempo  trabajado, facilitando el cálculo de las horas extras mediante fórmulas y funciones automatizadas. El departamento de RR. HH., así como los responsables de equipo, pueden proporcionar estos archivos a sus empleados para que los rellenen con su hora de inicio, de salida y las pausas realizadas. 

Sin embargo, utilizar un archivo Excel requiere de un proceso manual que puede dar lugar a errores y no reflejar correctamente el número de horas adicionales que se realizan. Además, las fórmulas pueden dejar de funcionar adecuadamente y mostrar información imprecisa sobre cómo se calculan las horas extras.

Hay múltiples programas de gestión laboral diseñados específicamente para el cálculo de horas extras. Estos programas suelen ofrecer funcionalidades adicionales como generación de reportes, integración con nóminas y seguimiento de la normativa laboral.

Gracias a un software de registro de jornada, los departamentos de RR. HH. pueden visualizar de manera automáticamente cuántas horas extras han realizado los empleados, analizar el número de horas adicionales que realiza la empresa y activar compensaciones de forma automática en caso de que sea necesario. 

Las empresas también pueden utilizar métodos manuales para calcular las horas extras, como por ejemplo por escrito. Es decir, a través de un documento físico los empleados pueden reflejar sus horas de entrada y salida, así como las horas extras trabajadas.

De igual modo, es posible utilizar el correo electrónico para que los empleados reporten sus horas extras. Estos emails pueden ser recopilados y analizados por el departamento de recursos humanos. 

En caso de que la empresa compense las horas extras con remuneración, es conveniente seguir los siguientes pasos para calcular el pago de cada una: 

1. Determinar la tarifa de la hora ordinaria: para comenzar, es necesario calcular el valor de una hora ordinaria de trabajo. Para ello, se divide el salario mensual entre el número de horas trabajadas en el mes.

2. Identificar las horas extras realizadas: a continuación es necesario que cada empleado registre las horas extras trabajadas por cada empleado, asegurándose de que están bien documentadas y aprobadas.

3. Calcular el incremento por hora extra: el siguiente paso es aplicar el incremento correspondiente al valor de la hora ordinaria. Por ejemplo, si la hora extra se paga al 150% del valor de la hora ordinaria, multiplicar la tarifa de la hora ordinaria por 1.5.

4. Averiguar el valor total de las horas extras: finalmente, es necesario multiplicar el valor de la hora extra por el número de horas extras trabajadas. De esta forma se obtiene la cantidad que la empresa debería remunerar a los empleados.

Para verlo de manera más clara, lo mejor es ver cómo se calculan las horas extras con un ejemplo práctico. Imaginemos que en una empresa del sector industrial, un empleado tiene un salario mensual de 1.200€ y por contrato trabaja 160 horas al mes. P

ara averiguar la tarifa de la hora ordinaria habrá que dividir el salario mensual por las horas trabajadas: 1.200€ entre 160 es igual a 7,5€ que el trabajador recibe por hora. En este caso, la empresa paga un incremento del 50% por hora extra.

El cálculo sería el siguiente:

• Valor de la hora extra: 7,5€ (hora ordinaria) x 1,5 (incremento del 50%)  = 11,25€ por hora extra. 

• Total a pagar por horas extras: 10 horas x 11,25€ = 112,5€.

Este cálculo refleja que además de los 1.200€ que el empleado recibe mensualmente, se debería añadir la cifra adicional de 112,5€.

El valor de la hora extra se calcula aplicando un incremento al valor de la hora ordinaria de trabajo. Este incremento puede variar según el convenio colectivo o el acuerdo entre el empleado y la empresa, pero generalmente se sitúa entre un 25% y un 75% sobre el valor de la hora ordinaria. Este aumento reconoce el esfuerzo adicional del trabajador y busca compensarlo adecuadamente.

Según refleja la normativa, la cotización adicional por horas extras estará determinada por el tipo porcentual que se deba aplicar en función de si estas horas son de fuerza mayor o el resto de horas extras que no son consideradas como tal. 

Los tipos que se aplican son los siguientes:

• Cotización por horas extras de fuerza mayor: se aplica un 14%. De este, el 12% corre a cargo del empresario, mientras que el 2% por cuenta del trabajador.

• Cotización por horas extras que no sean de fuerza mayor: se aplica un 28,3%. De este, el 23,6% corre a cargo de la empresa. El 4,7% a cargo del empleado. 

Es conveniente aclarar que las horas extras solo cotizan a la Seguridad Social por contingencias profesionales y que dicha cotización no se verá en la nómina sino en el Seguro Social. Por eso, es clave tener un registro claro de las horas extras que realiza cada empleado y mantener actualizada su nómina, en caso de que se realicen compensaciones.

Para ello, resulta muy útil utilizar un software de gestión de nóminas con el que agilizar este proceso, ya sea de forma interna o con una gestoría externa.

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En principio la realización de horas extras es voluntaria por parte del empleado, a no ser que el contrato o el convenio colectivo lo reflejen de otra forma. Sin embargo, los siguientes empleados no pueden realizar horas extras a no ser de que sea por causas de fuerza mayor:

• Trabajadores menores de 18 años.

• Empleados que trabajen en horario nocturno.

• Empleados contratados a tiempo parcial, que sí pueden realizar horas complementarias si así se acuerda.

• Empleados con discapacidad que trabajen en  centros especiales.

Como hemos visto, existen diferentes métodos que las empresas pueden utilizar para averiguar el cálculo de las horas extras. Sin embargo, automatizar este proceso supone ahorrar una gran cantidad de tiempo y esfuerzo además de evitar posibles errores que den lugar a conflictos administrativos entre el trabajador y la empresa.

Para ello, un software de gestión de RR. HH. supone una gran ayuda al integrar soluciones específicas para gestionar las nóminas y el registro horario de los trabajadores, haciendo un seguimiento efectivo según marca la normativa. Además, se trata de una herramienta capaz de integrarse con el resto de datos e información relevante sobre cada empleado y de generar reportes de manera automática en cuestión de segundos.

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