Home office: qué es y todas las claves para implementarlo con éxito

Home officesignifica “oficina en casa”. Es la modalidad laboral en la que un empleado trabaja desde casa y no en la empresa. 

Aunque el home office es una forma de teletrabajo, existen diferencias entre ambos términos. La principal es que el teletrabajo no implica obligatoriamente trabajar desde casa. En cambio, el home office, sí. 

Para implementar el home office, la empresa debe seguir unos pasos que comenzarán con un análisis de los recursos, herramientas y necesidades de los trabajadores. Con esta información, la empresa creará una política y la comunicará a los empleados.

En primer lugar, la empresa debe hacer un análisis de la situación y evaluar si cuenta con los recursos tecnológicos necesarios para aplicar este modelo de trabajo. También hay que valorar la predisposición de los empleados a trabajar en casa. También si cuentan con herramientas que faciliten la comunicación, los procesos y demás.

Es conveniente tener la máxima información posible en este punto, para trasladar a responsables y empleados cuestiones que también deben ser analizadas por la Dirección y por RR. HH., como por ejemplo: 

• ¿De qué herramientas tecnológicas se dispone? 

• ¿Son suficientes para atender las necesidades laborales de los trabajadores?

• ¿Puede implicar que parte de la plantilla sí pueda acceder a home office, pero otra parte no? 

• En ese caso, ¿cómo lo argumentará la empresa? ¿Podrá favorecer la comunicación entre ambas partes (departamentos en oficina vs.home office) si necesitan conexión?

• ¿Esto conllevaría un cambio de espacio de oficina? ¿Cuál sería? ¿Qué coste tendría?

• En caso de necesitar inversión, ¿cuál sería?

• ¿Hay capacidad financiera para atender las necesidades tecnológicas y de espacio necesarias y de las que no se dispone?

• ¿Qué soluciones existen en caso de no disponer de recursos económicos? La empresa puede valorar aquí soluciones como el renting, por ejemplo.

• ¿Los empleados están a favor del home office?

• ¿Qué procesos y tareas clave podrían verse afectados con estos cambios?

• ¿Qué nuevos canales de comunicación usarán para mantenerse conectados y disponibles?

• ¿Qué política de uso de esos canales seguirá la empresa?

• ¿Qué otras herramientas necesitará para mantener la actividad en remoto? ¿Necesitará nuevas soluciones en la nube, nuevos servidores? ¿Qué coste tendrán?

La empresa debe crear una política de home office a partir de la etapa anterior de intercambio con los empleados. En ella se deben definir aspectos importantes como:

• El modelo de home office. ¿El trabajador podrá elegir qué días trabaja desde casa y cuáles en la oficina con total libertad? ¿Podría elegir trabajar siempre desde casa? ¿Habrá limitaciones en cuanto a número de días o incluso días concretos en los que tendrá que ir a la oficina? Esta información se planteará en función del feedback que la empresa haya recibido al preguntar a todos los trabajadores sobre sus preferencias y necesidades. 

• La implantación y las reglas de uso del sistema que permitirá visualizar horarios, calendarios y disponibilidad de cualquier empleado. 

• Un claro organigrama o esquema que permita consultar con agilidad a quién acudir y en qué casos. En este también deben figurar las vías de contacto corporativas con cada uno de los empleados.

• La disponibilidad de equipos tecnológicos y mobiliario, política de envío, instalación y uso responsable en el hogar, incluyendo reglas. Por poner un ejemplo: que no se puedan utilizar los ordenadores proporcionados para cuestiones personales o que no se instalen aplicaciones que no sean estrictamente necesarias para trabajar, pues pueden comprometer la seguridad de toda la empresa.

• La política de actuación frente a fallos técnicos o desajustes en los equipos y herramientas facilitados. En este punto se debe incluir a quién contactar, cuándo hacerlo, en qué casos, qué hacer antes de contactar para tratar de resolver un fallo técnico, etc.

• Vías y reglas de comunicación, mediante el uso de herramientas que permitan la interacción de los miembros de un equipo para facilitar el trabajo en equipo de forma tan ágil como cuando están sentados en la oficina unos frente a otros. Este apartado incluirá las normas básicas del derecho a la desconexión y la forma de configurar los ‘fuera de oficina’ una vez que se haya finalizado el horario laboral, para que quien contacte con él tenga constancia de que esa persona no leerá el mensaje hasta su reincorporación. 

• Cómo se establecerán y medirán los objetivos y tareas diarias, semanales, mensuales y anuales. Las evaluaciones de desempeño serán ahora más cruciales que nunca, pues permitirán un seguimiento y conocimiento de la evolución de los empleados aunque trabajen desde casa parte o la totalidad de sus jornadas.

• Métodos para el registro de horas trabajadas y seguimiento de las tareas realizadas a lo largo de la jornada. Estos métodos de control deben asegurar la privacidad de los empleados. 

• Prevención de riesgos laborales y consejos sobre salud y bienestar específicos para la modalidad de home office.

Tras su consenso, la política definida debe ser comunicada, exponiendo de este modo cuáles serán las reglas bajo las cuales se puede optar por la modalidad de home office.

Teniendo en cuenta que la implementación del home office no es factible para todos los empleados, deben determinarse qué actividades y, por tanto, qué puestos son susceptibles de acceder a esta modalidad y cuáles no. 

Por ejemplo, en una empresa de seguridad, el vigilante no puede hacer home office. Las personas que se encuentren en el Departamento Administrativo, sí. De igual manera, en un Departamento de Ventas habrá perfiles que sí podrían acogerse al home office, mientras que otros compañeros por sus funciones (cantidad y frecuencia de visitas, etc.) podrían presentar más limitaciones.  

Los empleados que finalmente vayan a acogerse al home office recibirán en casa todos los equipos tecnológicos (ordenadores, servidores, impresoras, digitalizadores, etc.) para el desempeño de sus funciones. Así mismo deben recibir las instrucciones de instalación o apoyo in situ de un técnico. También tendrán que disponer de todas las herramientas y accesos que sean necesarios.  

Son especialmente relevantes las herramientas de comunicación e interacción con el resto de compañeros.

El proceso de implantación no finaliza cuando el empleado empieza a trabajar en casa. Es necesario analizar la situación cuando ya esté en marcha. En este momento se considerarán retoques e inconsistencias, tanto a nivel técnico como respecto de los objetivos empresariales. 

Debe evaluarse también si los empleados están cumpliendo con sus objetivos. Así se podrá saber si el home office es o no un obstáculo en su consecución. 

Para ello, las evaluaciones de desempeño son muy útiles. Permiten llevar un seguimiento sobre el crecimiento del empleado: ¿qué logros está consiguiendo? ¿cumple con los objetivos?

Para llevar a cabo una buena evaluación del desempeño es importante:

• Fijar los objetivos individuales del empleado.

• Registrar el progreso de forma regular. 

• Recabar la información para conocer los aspectos a mejorar.

• Comunicarse con el empleado para tratar de llegar a un entendimiento. Hablar tanto de los puntos positivos como negativos y buscar soluciones.

• Actualizar los objetivos para continuar con la evaluación.

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El home office tiene beneficios tanto para los trabajadores que se acogen a este modo de trabajo como para la empresa que lo instaura.

El home office a los trabajadores les permite:. 

• Facilitar la conciliación laboral y familiar. 

• Ahorrar gastos, ya que al trabajar desde su casa, el empleado reduce costes de traslado a la empresa, de comidas fuera de casa, etc.

• Ahorrar tiempo en desplazamientos.

• Reducir riesgos de accidente in itinere, ya que los desplazamientos relacionados con el trabajo disminuyen. Así mismo se reducen riesgos laborales en general, puesto que se presupone una menor actividad física. Los empleados no tendrán, por ejemplo, que subir escaleras para acceder a la oficina, momento en el que podría ocurrir un percance.

• Reforzar la confianza. Es una excelente oportunidad para que el empleado demuestre que se puede confiar en él y que está plenamente capacitado, independientemente de la modalidad de trabajo (presencial o a distancia).

Por su parte, los beneficios del home office para las empresas son:

• Ahorro en costes, al optimizar el espacio de trabajo. Se pueden utilizar locales más pequeños, lo que supone un ahorro tanto en alquiler como gastos de mantenimiento, mobiliario, etc.

• Mejora la atracción del talento. La empresa tiene la posibilidad de contratar personas de cualquier parte del mundo.

• Mejora la productividad. Una encuesta de la consultora Capgemini, realizada a 500 organizaciones y 5000 empleados de diversos sectores a nivel mundial, sostiene que el trabajo a distancia aumenta la productividad entre un 13 y un 24 %, gracias al ahorro en desplazamientos y a la adopción de herramientas colaborativas en línea.

• Mejora el employer branding. La imagen de marca de una empresa mejora cuando se da flexibilidad a los empleados a la hora de elegir desde dónde quieren desempeñar sus funciones. 

Implementar el home office supone ciertos desafíos. Algunos de ellos son:

• Aumento de distracciones. En un entorno más distendido, como puede ser una casa, las distracciones aumentan (la familia, la televisión o cualquier otro factor). A esto se suma que no hay un control in situ de alguien de la empresa.

• Al trabajar en remoto, se pueden producir problemas técnicos en equipos o una deficiencia de provisión de red de Internet. En cualquier caso, no recibirá una atención técnica tan rápida como en una oficina.

• Disminución de la comunicación. Al no estar en el mismo lugar de trabajo, y si no se han habilitado herramientas y canales adecuados, la comunicación podría resentirse y, como consecuencia, perjudicar el funcionamiento de la empresa.

• Falta de organización. Sin una clara política y directrices, los empleados podrían administrar mal el tiempo y por lo tanto afectar el cumplimiento de las tareas. A falta de supervisión, en cierta medida, pueden hacer lo que quieran, y esto puede perjudicar el desarrollo habitual de la actividad.

Las empresas tienen la opción de aplicar estrategias para solucionar y prevenir los problemas asociados al home office:

• Hacer un seguimiento de las tareas y desempeño de los trabajadores. 

• Orientar al equipo, dar pautas para evitar distracciones y ofrecer herramientas para organizar bien el tiempo.

• Reforzar una política de recompensas para destacar a quienes son eficientes en esta modalidad remota.

• Garantizar el correcto funcionamiento de equipos y conexiones. La empresa debería contar con especialistas técnicos para solucionar los problemas que puedan surgir, con atención remota o personal tan rápida como sea posible.

• Fomentar la comunicación a través de reuniones semanales, o incluso pequeñas charlas diarias, si fuera necesario. De esta manera, se garantiza que la comunicación tiene lugar. No debe pasar a un segundo plano, ya que es fundamental para el buen funcionamiento de los procesos. 

El Departamento de RR. HH. tiene un papel vital porque es el encargado de definir una política de home office con valores que permitan a los trabajadores realizar sus funciones desde casa, sin perder afinidad y relación con la filosofía de la empresa. Para ello tiene que:

1. Facilitar la libertad de elección. RR. HH debe aportar toda la información necesaria sobre las modalidades de trabajo disponibles, para que sea el empleado el que elija la más conveniente para él. RR. HH. habrá coordinado con los diferentes responsables de departamento para presentar las opciones disponibles en cada caso. Aquí es importante tener en mente que los empleados reclaman cada vez más flexibilidad. 

2. Demostrar coherencia con el punto anterior y asegurar que todas las gestiones con su departamento puedan realizarse tanto en modalidad home office como en cualquier otra. Con la incorporación del software de RR. HH. adecuado, podrán, por ejemplo, gestionar y consultar ausencias desde casa, cambiar cualquier dato o verificar las horas trabajadas.

3. Promover la comunicación. Tienen que establecer y dar a conocer a los empleados cuáles son los canales de comunicación e intercambio para el home office. Por ejemplo, Zoom, Teams, Wetransfer, etc. Así la comunicación será directa y eficaz. 

Controla los Tiempos de los Equipos

Que los empleados introduzcan tiempos de trabajo con eficiencia, seguridad y cumpliendo con la legalidad. Consulta las horas de trabajo en toda la empresa en un vistazo.

Ir a una nueva gestión del tiempo

Medir el rendimiento es fundamental para saber si el home office está siendo efectivo. Para ello, el equipo de RR. HH. y los responsables de la empresa deben:

• Evaluar el desempeño estableciendo objetivos para cada empleado.

• Hacer reuniones de seguimiento. Estas permiten dar a conocer la situación de cada proyecto, sus avances y dificultades. Creando reuniones semanales es posible saber si el empleado está cumpliendo con sus labores y, por lo tanto, si su rendimiento es positivo o no.

• Controlar horarios. Algunos expertos proponen el registro horario como medida de control, pero en España ya es una obligación legal para todas las empresas. Para corroborar que se cumplen objetivos es mejor utilizar herramientas de gestión de proyectos. En ellos se puede consultar con agilidad el estado global de los mismos, tareas individuales, estado en el que se encuentran, etc.

• Identificar si las estrategias empleadas se están cumpliendo y repercuten positivamente en la empresa.  

El home office en España es una forma de teletrabajo, que se rige por la ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia. Esta normativa establece que cualquier empleado que trabaje a distancia en España tiene los mismos derechos que los empleados presenciales.

También establece que el home office es un modelo de trabajo voluntario tanto para el trabajador como para la empresa y tiene carácter reversible.

Para que se lleve a cabo es obligatoria la firma de un acuerdo entre empleador y empleado. En él se debe incluir:

• inventario de las herramientas y equipos facilitados por la empresa al trabajador

• horario de trabajo

• lugar donde se va a realizar el trabajo

• medios que se van a utilizar para controlar la actividad realizada por el empleado

• instrucciones para la protección de datos

• duración del acuerdo

Este modelo de trabajo se implantó mayoritariamente en España por la pandemia del COVID-19. Antes solo una de cada cuatro personas trabajaba a distancia. Así lo revela el estudio ‘El teletrabajo en España’ del Observatorio Nacional de Tecnología y Sociedad (ONTSI).

Al trabajar de forma remota, se requiere de comunicación constante, para lo que se pueden utilizar plataformas de videollamadas. Para organizar el trabajo y hacer un seguimiento de las tareas existen también herramientas organizativas que se deben tener en cuenta.

• Skype. Una de las primeras plataformas que permite la comunicación online entre varias personas. Permite la comunicación por chat, voz y videollamada. 

• Zoom. Aplicación gratuita que permite realizar videollamadas entre personas, hasta un máximo de 100. Uno de los aspectos destacados de esta plataforma es que permite compartir archivos y grabar los encuentros. Esto permite la posterior visualización.

• Microsoft Teams. Plataforma online utilizada para la comunicación entre varias personas. Permite trabajar a la vez en varios chat de forma individual o conjunta, así como compartir documentos al instante. 

• Google Meet. Es la plataforma de videollamadas de Google. Permite crear salas de trabajo y comunicarse tanto por voz como por chat. 

• Asana. Herramienta que permite gestionar tareas y proyectos. Uno de sus principales objetivos es hacer un seguimiento de las tareas que desarrollan los empleados de una empresa. 

• Trello. También es un gestor de proyectos. Entre sus funciones destacan la creación de calendarios, la asignación y la supervisión de tareas, etc.

• Wrike. Sirve para gestionar las tareas de cada empleado y hacer un seguimiento de su cumplimiento. Permite ordenar tareas, crear informes, planificar proyectos.

• Google Drive. Es una herramienta que permite el trabajo colaborativo entre personas que trabajan a distancia. Permite crear, compartir y trabajar en línea con diferentes archivos (de texto, hojas de cálculos, de visualización, de presentación, etc).

• Calendario de ausencias. Es una herramienta que permite llevar un registro de las personas que faltan al trabajo. Permite que los compañeros sepan si un empleado se encuentra o no en su puesto de trabajo. Es de gran utilidad cuando se realizan actividades grupales. 

• Software para registrar la jornada laboral. La empresa debe controlar la jornada laboral de los empleados que trabajen desde casa. 

El teletrabajo es la modalidad de trabajo que implica realizar las tareas laborales fuera de la empresa. Puede ser en casa o en otro lugar de forma remota (una cafetería, un espacio de coworking elegido por el empleado).

Por su parte, el home office implica trabajar desde casa. Se trata de una forma de teletrabajo, pero que siempre debe efectuarse en el domicilio.

Sí, es posible que la productividad disminuya. Algunas desventajas de esta forma de trabajo, como el aumento de distracción o la falta de organización, pueden afectar la productividad. Esto ocurre en empresas que no han implantado un plan o política de home office de forma adecuada. 

La mejor manera para que un empleado se organice en el home office es establecer objetivos a corto plazo. Mantener un control del horario y crear un calendario donde se establezcan las horas que se deben dedicar a cada tarea aproximadamente ayuda a la productividad. Por su parte, existen diversas herramientas útiles para que la empresa gestione el trabajo de la mejor manera posible: Asana, Wrike, etc.