Holocracia: ¿qué es y cómo funciona?

La holocracia es un modelo organizacional que apuesta por la toma de decisiones de manera horizontal y descentralizada, entre los empleados de la empresa. A diferencia de los organigramas tradicionales en los que la cadena de mando se establece de arriba hacia abajo, en la holocracia se distribuye la responsabilidad de manera equitativa entre los empleados. Es decir, no hay un jefe específico o un equipo directivo determinado. 

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El principal objetivo de la holocracia es dar más autonomía a los empleados para que puedan tomar sus propias decisiones, ganar en agilidad y fomentar la cooperación, sin barreras, entre los compañeros de trabajo. El origen del término holocracia lo encontramos en el libro El espíritu de la máquina, de 1967, entendido como una estructura en la que los “holones” (del griego “holos”, “todo”), se gestiona de forma autónoma e independiente. 

Posteriormente, Ternary Brian Robertson, puso en práctica la holocracia en la empresa que fundó, Ternary Software, y creó la llamada Constitución de la Holocracia, sentando las bases de este modelo.

La holocracia tiene una serie de características que la distinguen de otros modelos organizativos. Estas son las principales:

• Distribución de autoridad: la autoridad se reparte entre los empleados de manera descentralizada y en roles específicos. 

• Mayor autonomía: cada miembro de la organización tiene roles claros y definidos con autonomía y capacidad para tomar decisiones dentro de su área de competencia. 

• Procesos dinámicos y transparentes: la holocracia se caracteriza por la toma de decisiones y la puesta en marcha de acciones de manera ágil y transparente, precisamente por la autonomía que tienen los empleados. 

• Estructura flexible y adaptable: los sistemas que se rigen por holocracia se alejan de estructuras rígidas que en ocasiones frenan la capacidad de los empleados de implementar estrategias que pueden ser beneficiosas para la empresa.

• Enfoque en la evolución continua: la holocracia promueve una mentalidad de mejora continua  y evolución dentro de la organización, ya que aspectos como la innovación y la experimentación son valorados. 

La holocracia presenta una serie de ventajas para la organización y la estructura de las empresas. Sin embargo, también puede conllevar una serie de desventajas si no se aplica de manera correcta que es necesario tener en cuenta. 

Estos son los principales beneficios de la holocracia: 

• Agilidad y adaptabilidad: en una holocracia, la toma de decisiones se descentraliza, lo que permite a la organización responder rápidamente a los cambios del mercado. Los equipos pueden ajustar sus estrategias ágilmente y obtener así una gran ventaja competitiva.

• Empoderamiento de los empleados: al distribuir la autoridad en roles claros y definidos se logra empoderar a los empleados para tomar sus propias decisiones. Así se fomenta la innovación y la creatividad en el conjunto de la organización, contribuyendo a una cultura corporativa más sólida.

• Mayor organización: la holocracia apuesta por roles y estructuras organizativas claras en las que cada empleado entiende cuál es su responsabilidad y cómo encaja en el panorama general de la empresa; algo que contribuye a una mayor organización y un mejor rendimiento laboral de los equipos.

• Mayor confianza y bienestar laboral: todo lo anterior da lugar a un aumento de la confianza de los empleados en sus capacidades y contribuye a incrementar la satisfacción laboral de los equipos.

Cuando la holocracia no se aplica de forma adecuada, pueden surgir los siguientes problemas:

• Resistencia al cambio: la transición a la holocracia puede presentar ciertas resistencias por parte de aquellos empleados y responsables de equipo acostumbrados a estructuras jerárquicas verticales. Para ello, se requiere comunicar la nueva situación de forma clara y hacer un cambio cultural progresivo. 

• Complejidad de la gestión: la holocracia exige una gestión cuidadosa para definir roles y procesos efectivos, lo cual puede suponer un reto en organizaciones grandes o complejas que afecte a la productividad laboral. 

• Falta de dirección estratégica: la descentralización de la autoridad y de la toma de decisiones puede traducirse en una falta de dirección estratégica clara, sobre todo cuando los equipos desconocen su responsabilidad o capacidad de actuación.

• Riesgo de desorganización: si se carece de la supervisión adecuada, se puede dar lugar a estructuras desorganizadas en las que se dupliquen los esfuerzos y se cometan errores. Por eso, es esencial establecer procesos claros de coordinación entre los empleados. 

Como explicamos anteriormente, cada vez más empresas adoptan la holocracia como sistema organizativo. De hecho, la Fundación Holocracia ha publicado un listado con aquellas organizaciones que han hecho pública su adherencia a este sistema. 

Estos son algunos ejemplos de empresas que han introducido la holocracia con éxito:

En el año 2007, el fundador de esta empresa de software, Ternary Brian Robertson, apostó por introducir la holocracia en su sistema de gestión. Esta implementación fue pionera y sirvió como campo de pruebas para desarrollar y perfeccionar los principios y prácticas de la holocracia. 

Bajo este modelo, Ternary Software logró una mayor flexibilidad y rapidez en la toma de decisiones, lo que les permitió adaptarse mejor a los cambios del mercado. La experiencia de Ternary Software ha sido fundamental para demostrar la viabilidad de la holocracia en el mundo empresarial.

La conocida marca estadounidense de calzado, Zappos, también incluida en la lista que hemos mencionado, es quizás uno de los ejemplos de holocracia en empresas más conocido. Zappos llevó a cabo su transición a la holocracia en 2014 con el objetivo de fomentar la innovación y la agilidad en su cultura organizacional. 

La empresa eliminó su estructura de gestión tradicional y reemplazó los departamentos y los puestos de trabajo por círculos de roles autónomos. La implementación no estuvo exenta de retos y de hecho, más de 250 empleados se marcharon en oposición a este sistema. Sin embargo, el caso de Zappos se ha convertido en objeto de estudio por poner en valor un sistema de gestión novedoso y horizontal. 

Labster, una empresa danesa que desarrolla laboratorios virtuales para la educación científica, también ha apostado por implementar la holocracia en su estructura organizativa. Su principal objetivo era reducir la estructuras jerárquicas que ralentizaban la creación de nuevas soluciones enfocadas al ámbito educativo. Al adoptar la holocracia, Labster buscaba potenciar la capacidad creativa de su equipo de programadores, desarrollar su oferta tecnológica y fomentar un entorno de aprendizaje y desarrollo continuo. 

La implementación de la holocracia requiere de un proceso minucioso en el que la comunicación entre todos los miembros de la empresa es clave. Para ello, es recomendable seguir los siguientes pasos: 

Antes de iniciar la transición hacia la holocracia, es fundamental dar la formación adecuada a los empleados sobre los principios y procesos de este sistema. Esto puede incluir sesiones de formación y capacitación, talleres y materiales educativos que ayuden a comprender e interiorizar cómo funcionará esl nuevo modelo y cuáles son sus ventajas. 

Para asegurar una transición adecuada es necesario identificar y definir roles claros para que todos los empleados sepan cuál es su responsabilidad y qué tarea deben llevar a cabo. Esto puede implicar la revisión y la redefinición de los puestos de trabajo existentes o la creación de nuevos.

Es conveniente que la transición a la holocracia se haga de manera gradual y progresiva para que todos los empleados se acostumbren a ella. También es posible comenzar con un proyecto piloto en un área específica de la organización antes de expandirse al resto de la organización. De esta manera se pueden identificar y abordar los retos que plantee y mejorarlos en nuevos procesos de implementación.

La holocracia requiere procesos claros y transparentes para la toma de decisiones y la resolución de conflictos. Para ello, es necesario crear reuniones de manera periódica entre los empleados para fomentar la comunicación y procesos de gobernanza que mejoren la coordinación de la empresa y los diferentes equipos.

La implementación de la holocracia requiere de un compromiso firme y una cultura organizativa en la que se fomente el feedback en la empresa y la mejora continua. Por eso, es importante crear un entorno donde los empleados se sientan seguros compartiendo sus ideas y preocupaciones, y donde se valore la experimentación.

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Así funciona

Una vez implementada la holocracia, es importante hacer un seguimiento de su efectividad y analizar qué aspectos pueden mejorarse. Para ello, es recomendable llevar a cabo encuestas de satisfacción y de clima laboral de forma periódica, para conocer la percepción de los empleados y su nivel de bienestar en la organización.

Si se detectan fallos o aspectos que den lugar a problemas, será necesario poner en marcha acciones encaminadas a crear una estructura sólida y sin fisuras. 

En definitiva, la holocracia requiere de una redefinición de los roles y de la puesta en común de todas las partes implicadas en este cambio, como por ejemplo el área de RR. HH. Para mejorar la organización de las empresas, es fundamental contar con la tecnología necesaria para almacenar la información de los empleados y optimizar procesos de trabajo.

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