¿Qué es la gestión del desempeño y por qué deberías implementarla?

La gestión del desempeño en una empresa es el proceso mediante el cual se establecen, trabajan y supervisan los objetivos individuales de los empleados. La finalidad es mejorar su rendimiento y contribuir al éxito de cada trabajador y, en consecuencia, de la empresa. 

No solo está centrado en objetivos relacionados con las funciones del empleo, también respecto a su motivación, percepción del clima laboral, relación con compañeros o necesidades de flexibilidad para conciliar, entre otros; todo lo que, en definitiva, influye de un modo u otro en el desempeño.

La gestión del desempeño tiene varios objetivos importantes, como, por ejemplo, identificar áreas de mejora:

• Alinear el trabajo de cada empleado con los objetivos de la empresa, estableciendo metas claras que estén en línea con la estrategia general.

• Mejorar continuamente el desempeño de los empleados y, en consecuencia, el de la empresa en su conjunto.

• Proporcionar retroalimentación constante para que los empleados comprendan lo que se espera de ellos en sus funciones.

• Facilitar la toma de decisiones al implementar mejoras continuas en el diseño de puestos de trabajo, reclutamiento, selección, formación y desarrollo, planes de carrera y gestión del talento.

• Identificar áreas de mejora dentro del negocio y del día a día del empleado, así como desarrollar estrategias para abordarlas eficazmente.

• Detectar las necesidades de formación continua en la organización para mejorar los resultados.

• Mejorar el rendimiento general y la rentabilidad de la empresa.

• Aumentar la satisfacción laboral de los empleados.

• Detectar y resolver posibles problemas en procesos internos y políticas de Compliance.

Un sistema de gestión del desempeño (SGD) es el conjunto de herramientas y procesos que desvelan cómo trabajan los empleados, ayudan a detectar anomalías en los procesos y permiten establecer un plan de acción para resolver problemas.

El SGD tiene un objetivo principal: trata de mejorar el rendimiento individual de cada empleado. Para ello, hay que establecer metas que sean claras y medibles. Es importante que en el proceso se les dé feedback sobre su trabajo, para que puedan ir mejorando. Y dotarlos, a su vez, de herramientas que favorezcan esa mejora. 

Los elementos que deben estar presentes en un SGD son:

• Establecer objetivos, lo que implica definir las metas, realistas, que se quieren alcanzar de forma clara. Es importante que estén alineados con los objetivos de la empresa.

• Evaluación del desempeño. Para una adecuada gestión de desempeño es necesario llevar a cabo de forma regular la revisión e incluir diferentes métodos de revisión.

• Desarrollo y formación. Todas las oportunidades de mejora que la empresa aporte a los empleados a través de conocimiento, habilidades y formación son garantía de mejorar la productividad, tanto individual como de la empresa. 

• Reconocimiento y recompensa. Premiar a los empleados por su buen trabajo y la consecución de objetivos es bueno para motivarlos a seguir mejorando. 

• Comunicación. Favorece la comunicación abierta entre empleados y directivos para mejorar el ambiente laboral y las relaciones.

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Entre los elementos principales que componen un sistema de gestión del desempeño (SGD), se encuentran la planificación, seguimiento y la formación: 

Definir objetivos SMART, claros, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado, alineados con la estrategia general de la organización. Se deben establecer para cada empleado y, además, indicar un plazo determinado. 

Dentro de la planificación, se deben establecer los indicadores claves de rendimiento (KPI) para medir el progreso de cada empleado hacia los objetivos planteados.  

Las revisiones periódicas del rendimiento se realizan por cada uno de los empleados. El seguimiento se realiza para evaluar su progreso a lo largo del tiempo. Permite detectar aspectos a mantener, mejorar y nuevas oportunidades. Para que esto suceda, durante las evaluaciones de desempeño se debe llevar a cabo una comunicación específica y constructiva. 

Los empleados deben recibir formación para mejorar su desarrollo profesional. Los cursos y recursos disponibles deben estar alineados tanto con los objetivos de la empresa como con las necesidades individuales de los empleados. De esta manera, se asegura que la formación sea relevante y efectiva para el desarrollo organizacional y personal.

Se reconoce y recompensa a los empleados por su buen desempeño, ya sea de manera monetaria o no monetaria. Pueden incluir desde incentivos financieros, hasta reconocimientos públicos, premios o promociones, entre otros. 

La comunicación entre los empleados y la empresa tiene que ser abierta y bidireccional. Los empleados tienen la libertad de expresar tanto sus opiniones como preocupaciones para solucionarlo todo a tiempo.  

El sistema de gestión del desempeño se evalúa y revisa periódicamente para asegurar su efectividad y relevancia. Para que sea así, debe incluir evaluación de objetivos, herramientas de evaluación, procesos de retroalimentación y programas de desarrollo y formación, y actualizarse según las opiniones y necesidades tanto de los empleados como de la propia empresa. 

Promueve una cultura de apoyo en la que los empleados se sientan valorados, respetados y seguros a la hora de realizar su trabajo, así como de mostrar libremente sus opiniones.

Medir el rendimiento es un aspecto importante para cualquier empresa que busca mejorar su eficiencia, productividad y alcanzar sus objetivos estratégicos. Para ello, se utilizan indicadores claves de rendimiento (KPIs), que son índices cuantitativos que permiten evaluar el desempeño de diferentes áreas, procesos o individuos dentro de una empresa.

Miden el grado en que se logran los objetivos establecidos. Ejemplos: tasa de conversión de ventas, porcentaje de clientes satisfechos, tiempo promedio de resolución de incidencias.

Miden la cantidad de recursos utilizados para lograr un objetivo. Ejemplos: coste por unidad producida, tiempo promedio de ciclo de producción, consumo de energía por unidad de producto.

Miden la cantidad de productos o servicios generados en un periodo de tiempo determinado. Ejemplos: número de unidades vendidas por empleado, número de proyectos completados por equipo, número de líneas de código escritas por desarrollador.

Miden el nivel de cumplimiento de los estándares de calidad establecidos. Ejemplos: tasa de defectos de productos, número de quejas de clientes, índice de satisfacción del cliente.

Miden la capacidad de la organización para generar nuevas ideas y productos. Ejemplos: número de patentes registradas, número de nuevos productos lanzados al mercado, porcentaje de ventas provenientes de nuevos productos.

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Algunas de las buenas prácticas que se pueden implementar en un sistema de gestión de desempeño son las siguientes.

• Establecer objetivos SMART (medibles, alcanzables, relevantes y temporales). Como comentábamos anteriormente, estos deben estar alineados con los objetivos estratégicos de la empresa, y para su cumplimiento, deben ser bien comunicados a los empleados.

• Seleccionar las herramientas de evaluación adecuadas. Existen diferentes métodos de evaluación del desempeño, como revisiones one to one o evaluaciones 360º.

• Proporcionar de forma regular retroalimentación. Es la fórmula para que los empleados mejoren sus errores o puntos más débiles. 

• Ofrecer formación para que puedan mejorar sus habilidades y conocimientos. Esta formación debe estar alineada con los objetivos de la empresa y las necesidades de mejora de los empleados. Es importante que la empresa proporcione todos los recursos necesarios. 

• Reconocer y recompensar el buen desempeño de cada empleado. Para ello, se debe implementar un sistema de reconocimiento y recompensa para quienes alcanzan sus objetivos y superan las expectativas.

• Involucrar a los empleados en el proceso de desarrollo e implementación del SGD. Son los protagonistas y, por ello, pueden indicar aspectos importantes a tener en cuenta. 

• Crear una cultura que valore el rendimiento, el desarrollo y el aprendizaje continuo de todos los empleados. 

• Integrar el sistema de gestión del desempeño en la cultura de la empresa. Debe mirar por el bien de los empleados, es decir, hacer que se sientan respetados y valorados dentro de la empresa. 

• Emplear herramientas tecnológicas para favorecer su integración y buen funcionamiento. Hay diversas soluciones que ayudan a simplificar la implementación del sistema de gestión del desempeño. Por ejemplo, mediante la automatización de tareas o la recopilación de datos.

Personio es un software que puede ayudar a las organizaciones a transformar su gestión del desempeño por diferentes razones.

• Permite establecer un sistema de medición y seguimiento para los indicadores claves de rendimiento (KPI).

• Es eficaz para establecer una comunicación directa, clara y transparente con los trabajadores. 

• Ofrece formación y desarrollo para que los empleados mejoren sus habilidades y amplíen sus conocimientos. 

• Cuenta con herramientas que sirven para monitorear los logros de los empleados a través del rendimiento (KPI) y otras métricas relevantes.

• Facilita la evaluación y seguimiento, ya que permite automatizar tareas. Por ejemplo, enviar recordatorios, programar tareas, etc. 

• Permite crear planes de desarrollo personalizados para cada uno de los empleados. 

• Crea informes sobre el desempeño de los empleados y del equipo en conjunto. Sirve para tomar decisiones acertadas. 

Todas las empresas, sin importar su tamaño, sector o ubicación, deberían implementar un sistema de gestión del desempeño.

Un proceso de gestión del desempeño es un sistema estructurado que utilizan las empresas para evaluar, mejorar y desarrollar el rendimiento de sus empleados. Este proceso implica una serie de pasos que van desde el establecimiento de objetivos claros y medibles para cada empleado, hasta la evaluación periódica de su desempeño

Un software de gestión del desempeño ayuda a optimizar el proceso de gestión del desempeño por varios motivos:

• Establecimiento de objetivos claros.

• Seguimiento del progreso.

• Evaluaciones regulares. 

• Retroalimentación continua.

• Identificación de necesidades de formación.

• Análisis de datos.