Gestión del conocimiento: ¿por qué es tan importante para las empresas?

La gestión del conocimiento puede definirse, en términos generales, como un proceso que consiste en producir, seleccionar, transmitir, compartir y aplicar conocimientos. En el ámbito empresarial, este concepto hace referencia al hecho de transferir unas experiencias o unos conocimientos de una persona a otra, o de un grupo a otro, con el objetivo de potenciar los conocimientos de todas las personas que forman parte del equipo y, como consecuencia, contribuir al crecimiento de la compañía.

El hecho de compartir conocimiento entre diferentes miembros del equipo y distintos equipos o departamentos hace que la empresa, así como los productos que vende o los servicios que ofrece, obtengan un valor añadido y, como consecuencia, el rendimiento y la productividad aumenten. Este conocimiento puede transmitirse a las demás personas y equipos mediante una serie de herramientas o técnicas, como son los manuales o diferentes tipos de programas de formación, por ejemplo. Los Departamentos de Recursos Humanos deben conocer la importancia de la gestión del conocimiento, ya que se trata de una tarea que, además de beneficiar a la empresa de muchas maneras diferentes, también aporta muchas ventajas a los trabajadores. 

Para que la gestión del conocimiento de una empresa sea eficaz, es indispensable conocer cuáles son los diferentes tipos de conocimiento que existen. Es posible diferenciar entre seis tipos diferentes, los cuales pueden clasificarse por parejas, tal y como se explica a continuación.

El conocimiento tácito y el conocimiento explícito:

• El conocimiento tácito es aquel que está relacionado con la experiencia personal y las habilidades de cada miembro del equipo. Se caracteriza por ser difícil de expresar o transmitir a otras personas, por lo que no es accesible, de manera directa, para otros individuos. Esto está relacionado con el hecho de que es un conocimiento que se adquiere a partir de la experiencia. 

• El conocimiento explícito, por otro lado, puede compartirse con otras personas de manera fácil y convertirse en información tangible.

El conocimiento interno y el conocimiento externo:

• El conocimiento interno es aquel que resulta fundamental para el funcionamiento eficaz de una organización o, dicho de otro modo, es el conocimiento sin el cual una empresa no podría funcionar.

• En cambio, el conocimiento externo es toda aquella información que la empresa utiliza para establecer una relación con otras organizaciones, con los proveedores o con los clientes, por ejemplo.

El conocimiento individual y el conocimiento corporativo u organizacional:

• El conocimiento individual, tal y como su nombre indica, pertenece a cada persona. Dicho de otra manera, este concepto hace referencia al conjunto de conocimientos que una persona posee en la empresa. Estos conocimientos pueden ser tanto explícitos como tácitos.

• Por último, el conocimiento corporativo u organizacional es el conjunto de conocimientos que posee la empresa, el cual suele estar representado en algún documento de la organización.

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El conocimiento es uno de los elementos más importantes que tienen las empresas, por lo que una gestión eficaz de este resulta indispensable para el funcionamiento y el crecimiento de las organizaciones, así como para el desarrollo profesional de todos los miembros del equipo. Las empresas que no son conscientes de ello pueden perder oportunidades; aprovechar todos los beneficios que la gestión del conocimiento ofrece puede ayudar a las empresas a mejorar sus productos, optimizar los procesos, ofrecer nuevos servicios y agilizar tareas, entre otros aspectos.

Además de contribuir a la eficiencia de diferentes procesos que forman parte del día a día en la empresa, una gestión del conocimiento correcta está muy relacionada con la gestión de personas.

Por otro lado, al fomentar el intercambio de ideas entre los trabajadores y facilitar el acceso a la información, también promueve la innovación. Otro de los principales motivos por los que una gestión del conocimiento adecuada es tan importante es que puede ser clave para diferenciarse de la competencia.

Una gestión de conocimientos eficaz supone múltiples ventajas para las empresas. De entre estas, es importante destacar las siguientes:

• Una correcta gestión de conocimientos implica que todas las personas de una empresa tienen acceso, de manera rápida y fácil, a una serie de conocimientos útiles y relevantes para su puesto de trabajo y la organización en cuestión, y adquieren nuevas habilidades, tanto soft skills como hard skills.

• Ayuda a agilizar y optimizar procesos, a reducir el tiempo que se emplea en diferentes tareas y a disminuir posibles errores, con lo que disminuyen, también, los costes.

• Una buena gestión del conocimiento ayuda a fomentar la innovación, puesto que es una manera de que los miembros del equipo y la empresa estén siempre actualizados en cuanto a información y conocimientos.

• Al optimizar los procesos, la productividad laboral y el rendimiento de la empresa aumentan.

• El hecho de tener acceso a más información de manera rápida hace que sea más sencillo tomar ciertas decisiones, y que la empresa y los trabajadores puedan adaptarse más fácilmente a nuevas situaciones mediante una gestión del cambio eficaz.

• El hecho de llevar a cabo una gestión del conocimiento eficaz puede contribuir al desarrollo profesional de los trabajadores, así como a la gestión del talento.

• También fomenta el trabajo en equipo, la comunicación interna y un buen clima laboral.

• Aporta valor a la empresa y contribuye a que esta alcance sus objetivos.

• Al ayudar a mejorar los productos, a optimizar los procesos y a ofrecer un mejor servicio, la gestión del conocimiento también puede ayudar a aumentar la satisfacción de los clientes.

Existen diferentes proyectos, estrategias y herramientas que pueden ayudar a las organizaciones a fomentar el aprendizaje y a llevar a cabo una gestión del conocimiento eficaz. A continuación se resumen algunos aspectos que las organizaciones deberían tener en cuenta:

• Es recomendable contar con un sistema informático al que puedan acceder todas las personas que forman parte de la organización para consultar documentos e información importantes, así como poner a disposición de los trabajadores las herramientas tecnológicas necesarias para poder garantizar una buena comunicación entre los miembros del equipo.

• Es importante que sea fácil acceder a los documentos de la organización y poder consultarlos, ya que esto genera confianza y demuestra transparencia. También es esencial invitar a los trabajadores a colaborar y a compartir sus conocimientos, añadir comentarios, editar páginas y expresar sus opiniones.

• Dar visibilidad a los diferentes proyectos que se realicen también es necesario para que todas las personas de la empresa estén actualizadas en cuanto a la información.

• El reconocimiento también es esencial, por lo que es necesario que la empresa valore y recompense el esfuerzo y trabajo de las personas que contribuyan y aporten información y conocimientos relevantes para la organización.

• Por otro lado, realizar proyectos de mentoring y coaching también es una manera de fomentar el desarrollo profesional de los trabajadores y de que estos adquieran nuevos conocimientos y habilidades.

• El diseño de planes de formación personalizados y adaptados a las necesidades y conocimientos de cada trabajador por parte del Departamento de Recursos Humanos también es otro aspecto muy importante.

• Fomentar el trabajo en equipo es otra estrategia en cuanto a la gestión del conocimiento. Esto se debe a que el trabajo en equipo permite a las personas aprender de sus compañeros y sus experiencias.

• La rotación de personal también puede ayudar en la gestión del conocimiento. En otras palabras, el hecho de que un trabajador cambie de departamento durante un tiempo determinado puede ayudarle a adquirir nuevos conocimientos y aptitudes, y a ganar experiencia en tareas que son diferentes a las que realiza normalmente.

Un sistema de gestión del conocimiento eficaz debe cumplir con varias características. Debe tratarse de una herramienta que fomente una comunicación eficaz entre los equipos y miembros de la empresa. También debe permitir compartir contenido de manera fácil y rápida, ofrecer flexibilidad y la posibilidad de personalizar las funciones y, en términos generales, ayudar a automatizar procesos y proporcionar acceso a los datos en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Personio es un software de Recursos Humanos que ayuda a las empresas a agilizar una gran variedad de tareas llevadas a cabo por este departamento como son, por ejemplo, la evaluación del desempeño o la gestión de la formación de los empleados. Gracias a esta herramienta, la empresa puede realizar un seguimiento de los cursos de los trabajadores, además de diseñar planes de formación adaptados a cada persona. También permite controlar la asistencia y enviar invitaciones de manera automática. En definitiva, se trata de una herramienta que ayuda a los trabajadores a crecer profesionalmente y a la empresa a agilizar la gestión del conocimiento.

Su objetivo principal es compartir conocimientos y transmitirlos de una persona a otra o de un grupo a otro. Esto está relacionado con el desarrollo profesional de los trabajadores y, además, contribuye al crecimiento de la empresa. 

Existen diferentes herramientas y estrategias que las empresas pueden utilizar para aplicar una gestión del conocimiento adecuada. Algunos ejemplos son el diseño de planes de formación personalizados, el fomento del trabajo en equipo, el uso de herramientas digitales que contribuyan a la comunicación interna y los proyectos de mentoring y coaching.