Gestión de nóminas: qué aspectos comprende y cómo hacerla correctamente

La gestión de nóminas es todo el proceso que conlleva el cálculo y pago de salarios de empleados. Es un proceso importante para el funcionamiento de cualquier empresa, ya que es la forma de pagar a los trabajadores por el desempeño de sus funciones. 

Una nómina incluye todos los datos financieros del empleado, como su sueldo, bonificaciones y deducciones. Por tal motivo, requiere de seguridad, y para ello la gestión de nóminas tiene que ser fiable y rápida, para así cumplir con los plazos establecidos sin poner en riesgo la privacidad de los trabajadores. 

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Es una labor compleja dentro del Departamento de RR. HH. Antes se realizaba de forma manual, lo que implicaba mayores obstáculos, errores y tiempo. Sin embargo, actualmente existen herramientas que ayudan a agilizar el proceso y cumplir con todos los esenciales: rapidez, cumplimiento legal, etc.

Para realizar la gestión de las nóminas hay varios puntos a tener en cuenta. En primer lugar, para calcular una nómina es necesario conocer cuáles son los conceptos que la componen: 

1. Datos identificativos del empleado y de la empresa. Por parte del empleado debe figurar el nombre y apellidos, DNI, número de la Seguridad Social, tipo de contrato, grupo profesional y grupo de cotización. En cuanto a la empresa, razón social, domicilio social, NIF y código de cotización a la Seguridad Social. 

2. Periodo de liquidación, es decir, el periodo al que corresponde la nómina. Suele ser mensual. Por ejemplo, del 1 al 30 de septiembre. 

3. Devengos. Es la remuneración bruta del empleado. Está compuesto por las percepciones salariales y no salariales. Las salariales son las retribuciones dinerarias. Están formadas por el salario base, los complementos salariales, las horas extraordinarias y el salario en especie. Las percepciones no salariales son la remuneración a través de bienes y servicios, pero que no tributan como salario. Por tanto, tampoco cotizan a la Seguridad Social. Por ejemplo, ticket de guardería, comida, indemnizaciones, transporte, etc. 

4. Deducciones. Son las cantidades que el empleado aporta a la Seguridad Social y al pago de impuestos. En toda nómina, las deducciones que se aplican son:

   1. Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas (IRPF). El porcentaje de deducción depende del salario anual. La media se sitúa en el 15 %. 

   2. Anticipo. Tiene lugar cuando el empleado solicita recibir el salario por adelantado. 

   3. El valor de los productos que se reciben en especie.

   4. Cotizaciones a la Seguridad Social. Son iguales para todos los trabajadores. Están formadas por: contingencias comunes (4,7 %), formación profesional (0,1 %), horas extraordinarias (2 %), Fondo de Garantía Salarial (0,2 %) y desempleo (1,55 % para empleados indefinidos y 1,6% para empleados de duración determinada).  

   5. Otras deducciones. No son habituales, pero existe la posibilidad de incluir otras deducciones, como préstamos. 

5. Líquido a percibir. El salario que finalmente el empleado recibe tras las deducciones. Es lo que se conoce como salario neto.

Por último, la empresa debe efectuar el pago de la nómina. Lo habitual es que se realice mediante transferencia bancaria. Para ello, en la firma del contrato, el empleado facilita un número de cuenta en el que realizar el pago del salario. Aunque no es lo común, existen otras formas de pago, como, por ejemplo, mediante un cheque o en efectivo. 

Ejemplo práctico: un trabajador de la empresa tiene un contrato a jornada completa. Pertenece al grupo 01 de cotización y tiene una antigüedad de dos años. 

La correcta gestión de las nóminas en una empresa es importante porque repercute en el trabajo de los empleados, pero también en el employer branding de la empresa. 

El salario es uno de los principales motivos por el que los empleados desempeñan su trabajo. Garantizar que van a recibir correctamente su salario (sin incidencias y en el plazo de tiempo acordado) genera motivación y confianza hacia la empresa, y más concretamente, hacia su Departamento de RR. HH. 

Además, una buena gestión repercute en la imagen de la empresa. Profesionalidad y transparencia son valores que benefician a cualquier organización que tenga una adecuada gestión de nóminas. 

Supongamos que un empleado no cobra nunca a tiempo, y que, en alguna ocasión, el importe ha sido erróneo. El empleado tiene que reclamar lo sucedido. Implica no contar con su salario a tiempo, lo que puede repercutir a nivel personal, pero también laboral. No tendría motivación para ejercer su trabajo y, además, no tendría suficiente confianza en la empresa. 

Si la empresa no cuenta con procesos optimizados, la gestión de nóminas puede conllevar mucho tiempo y trabajo. Con, además, una gran responsabilidad, dado que incurrir en algún error puede conllevar sanciones. Por ello, hay que prestar especial atención a cómo se gestiona. 

Actualmente predominan dos formas. Puede ser que se realice de forma interna en la empresa o contratando un servicio externo. Por ejemplo, una asesoría o cualquier otro tipo de partners especializados en esta cuestión. Hacerlo de forma interna requiere contar con personal cualificado, así como tener la tecnología apropiada. Por el contrario, externalizar la gestión implica un mayor coste, pero una reducción de trabajo. Aunque en este caso sí se necesita acceder a cierta información, la gestión podría requerir de más tiempo.

Una de las mejores estrategias para mejorar la gestión interna de las nóminas es la incorporación de tecnología. Digitalizar los procesos de la empresa a través de un software de gestión de nóminas es una manera efectiva de acelerar el proceso y no cometer errores. Trae consigo ventajas como:

• Permite automatizar procesos. Esto implica que los cálculos de la nómina se realicen automáticamente y que se pueda programar su pago. 

• Se reducen los errores y ello genera confianza con los empleados y una mayor transparencia. 

• Si hubiera errores, corregirlos es sencillo y se puede resolver con agilidad. 

• Se reducen costes y tiempo. El Departamento de RR. HH. puede destinar más tiempo a otras tareas. 

• Mayor seguridad. Los datos quedan almacenados de forma segura. Esto permite al mismo tiempo acceder a toda la información cuando sea necesario. 

• Funcionalidades. Aunque la gestión de nóminas sea la principal, un programa de estas características permite otras funciones, como gestionar altas, bajas, ausencias, etc…

• Se actualiza de acuerdo a las normativas. Por tanto, hay garantía de cumplir siempre con la ley. 

Una empresa tiene la obligación de enviar la nómina al empleado. Normalmente el envío es mensual, aunque depende de cada contrato. También puede ser semanal. Existen dos formas de hacer llegar la nómina al trabajador. Antes era mediante papel, pero, actualmente con las nuevas tecnologías, se envía mediante correo electrónico. Cabe destacar que no es obligatorio firmar la nómina, pues simplemente hay que justificarlo. 

Al realizar el envío por correo hay que tener especial cuidado con la información, ya que se trata de un documento confidencial. Los trabajadores deben ser avisados previamente de cuál es la forma de envío. 

No entregar la nómina a los empleados supone sanciones para la empresa. Se considera sanción leve, por lo que oscila entre los 60 y 650 € de multa. 

En cuanto al plazo de pago, depende del convenio al que esté acogido la empresa. No obstante, normalmente se realiza a mes vencido. Es decir, durante los cinco primeros días del mes siguiente al que corresponda la nómina. Por ejemplo, el día 1 de octubre se cobra el mes de septiembre. 

No existe legislación que establezca un plazo límite para el pago. Solo se indica que debe efectuarse el pago y la entrega de la nómina de forma regular y periódica. Si, por ejemplo, se cobra el día 1 de cada mes, hacerlo el día dos, salvo que sea día no laborable, se considera retraso en el pago. 

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Otro aspecto a tener en cuenta es la legislación respecto a la igualdad salarial entre hombres y mujeres. Las empresas deben ceñirse en este sentido a dos decretos: el Real Decreto 901/2020, de planes de igualdad y su registro, y el Real Decreto 902/2020 de igualdad retributiva entre mujeres y hombres. 

El objetivo es reducir la brecha salarial en España. Para ello, algunas empresas tienen que tomar medidas para asegurar que no hay ningún tipo de discriminación salarial por sexo, lo que podría requerir la realización de auditorías retributivas o tener un registro retributivo, cuestión que es obligatoria para todas las empresas en España.

El software de Personio, entre sus múltiples soluciones, ofrece la preparación de nóminas. Permite automatizar todo el proceso: desde su cálculo, la creación de la nómina preliminar, hasta el envío a los empleados.

Es un programa de RR. HH. que integra toda la información de los trabajadores, su salario, bonificaciones, etc…

Además, la propia plataforma establece acceso para todos los empleados. De manera que, ante cualquier error, pueden solicitar mediante un solo clic la corrección. Existe un apartado de expediente para cada empleado desde el cual se pueden descargar las nóminas. 

La gestión de nóminas puede llevarse a cabo de forma interna en la empresa o contratando el servicio a una empresa externa. Depende de las necesidades y características de la empresa. Se trata de una elección particular en cada corporación. 

Lo más usual es hacerlo por vía electrónica, aunque el empleado tiene el derecho a solicitar una copia en papel.

Para crear una nómina, los pasos a seguir son los siguientes:

1. Recopilar los datos del empleado y de la empresa.

2. Completar la plantilla con los datos del empleado, de la empresa e indicar el periodo de liquidación. 

3. Calcular los devengos y sumarlos. La suma indica el salario bruto del trabajador.

4. Calcular las deducciones y sumarlas. Para ello, es necesario conocer la base de cotización y la base del IRPF. 

5. Restar el total de las deducciones al total devengado.

6. De ello, se obtiene el total líquido a percibir.