Gestión del cambio: ¿qué es y qué beneficios tiene?

Es posible definir gestión del cambio como un enfoque que tiene el objetivo de facilitar y agilizar el proceso de adaptación de las organizaciones a los cambios y disminuir la resistencia que la empresa podría presentar ante ellos. Dicho de otro modo, este enfoque consiste en identificar e implementar las estrategias necesarias y más adecuadas para que las empresas puedan gestionar los cambios de manera eficaz y rápida. Esto les permitirá seguir creciendo como negocio.

Saber cómo llevar a cabo una gestión del cambio eficaz siempre ha sido importante. Sin embargo, en un contexto en el que la tecnología juega un papel tan importante en el desarrollo de los negocios y en el que la gran mayoría de las organizaciones ya han optado por digitalizar su empresa, esta gestión se vuelve indispensable. Los equipos de Recursos Humanos también experimentan cambios de forma constante, y es fundamental que estos departamentos cuenten con las herramientas y recursos necesarios para poder llevar a cabo una gestión del cambio óptima.

Los cambios que se dan en una empresa pueden clasificarse de acuerdo a distintos criterios. Por ejemplo, en función de las áreas a las cuales afectan, en una organización pueden darse cambios relacionados con los siguientes aspectos:

En ocasiones las empresas experimentan cambios que afectan a la estructura de la  organización o, en otras palabras, al organigrama de la empresa. Este tipo de cambios suele afectar a la relación laboral entre diferentes personas con diferentes cargos o de distintos departamentos. También puede suponer cambios en cuanto a sus funciones, tareas y responsabilidades. Por ejemplo, hay ocasiones en las que una empresa decide asignar más personas responsables a un departamento concreto, modificar los diferentes niveles de jerarquía o establecer cambios en cuanto a las funciones de un equipo específico de trabajadores.

La transformación digital de los Departamentos de Recursos Humanos y de las empresas a nivel general, también es otro de los principales motivos de cambio en las organizaciones. Con frecuencia las empresas deciden implementar nuevas herramientas digitales, automatizar ciertos procesos y, en términos generales, adaptarse a las nuevas tendencias tecnológicas. Todos estos factores contribuyen al crecimiento del negocio, puesto que ayudan a aumentar la productividad de los trabajadores y el rendimiento de la empresa.

Por otro lado, las empresas a menudo realizan cambios relacionados con su personal. Estos cambios pueden suponer, por ejemplo, el onboarding de nuevos empleados o ascensos. Sin embargo, los cambios relacionados con el personal de una empresa van mucho más allá. El capital humano es uno de los aspectos más importantes de cualquier negocio. Por este motivo las empresas deben prestar la atención necesaria a aspectos como el crecimiento profesional de sus empleados, los planes de formación, las políticas de ascensos y promociones. Este tipo de gestión del cambio conlleva muchos procedimientos diferentes, como cambios relacionados con las capacidades y habilidades de los trabajadores, o cambios relacionados con la implementación de nuevas rutinas y funciones en los diferentes departamentos.

También pueden darse cambios relacionados con los procesos seguidos por la empresa. A menudo, las empresas optan por modificar procesos, implementar nuevos o eliminar los antiguos, con el objetivo de innovar, aumentar la productividad y mejorar la eficacia del trabajo. Este tipo de cambios a menudo están muy relacionados con la tecnología.

Otra posible manera de clasificar los cambios que suceden dentro de una organización es en función del tiempo que requieren. En tal caso es posible distinguir entre:

Se trata de un tipo de cambio gradual, que a menudo se lleva a cabo con un objetivo concreto. Suele seguirse un plan diseñado previamente.

Son cambios que suceden de repente y que pueden ser drásticos o inesperados. En ocasiones, este tipo de cambios puede suponer un impacto negativo para la empresa. Para minimizar tal efecto es necesario actuar rápidamente y gestionarlos de manera ágil. Sin embargo, en otros casos este tipo de cambio implica una reestructuración general de la organización.

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Todas las empresas experimentan cambios y es indispensable que todos los miembros del equipo sean conscientes de esto. Llevar a cabo una gestión del cambio de la manera adecuada ayudará a facilitar y agilizar estos procesos, permitirá que la empresa se adapte mucho mejor y supondrá importantes beneficios, tanto para el negocio como para los trabajadores. Estos son algunos de los principales beneficios de llevar a cabo una buena gestión del cambio: 

• Supone múltiples ventajas en cuanto a la gestión del talento, ya que la gestión del cambio implica, entre otros aspectos y procesos, la capacitación y formación requeridas para que los empleados puedan adaptarse de forma fácil a los cambios.

• Ayuda a que la empresa evolucione y, además, contribuye al crecimiento profesional de los empleados, lo cual resulta beneficioso para la motivación laboral y la productividad de los trabajadores.

• Por supuesto, si es llevada a cabo de forma eficaz, también contribuye de forma muy positiva a la experiencia de los empleados.

• Contribuye al crecimiento de la empresa, en tanto que ayuda a la organización a mantenerse actualizada.

• Saber cómo afrontar y gestionar los cambios resulta beneficioso para el liderazgo transformacional.

• Ejecutada adecuadamente también ayuda a optimizar tiempo y costes.

Hay varios modelos que las empresas pueden seguir para gestionar los diferentes tipos de cambios que se dan en la organización. Estos son algunos de los ejemplos más populares:

• Modelo de Lewin. El modelo creado por Kurt Lewin consiste en tres fases: descongelar, cambiar y congelar de nuevo. En la primera etapa, se identifica la necesidad del cambio y se gestionan las ideas y percepciones relacionadas con este. En la segunda fase, se planifica y se lleva a cabo el cambio, y se proporciona la información y recursos necesarios a los empleados para que comprendan dicho cambio. Finalmente, cuando todos los miembros del equipo han aceptado el cambio en cuestión, se ‘congela’ de nuevo, es decir, se fortalece el cambio y se convierte en algo habitual a largo plazo.

• Modelo ADKAR. Este método de gestión del cambio se centra en las personas y en el cambio a nivel individual. Las letras de este acrónimo hacen referencia a los siguientes conceptos o etapas en inglés: awareness (conciencia), desire (deseo), knowledge (conocimiento), ability (capacidad) y reinforcement (refuerzo).

• Modelo de Kotter de 8 pasos. Los 8 pasos en los cuales se basa este modelo son los siguientes: creación de la urgencia del cambio, formación de una coalición poderosa para dicho cambio, desarrollo de una visión estratégica, comunicación y aceptación de dicha visión, eliminación de obstáculos, creación de logros o victorias a corto plazo, aprovechamiento del cambio e implementación de este.

• Modelo de McKinsey de las 7 S. Este modelo indica que hay 7 elementos que existen en cualquier empresa, que están interconectados entre sí y que afectan a los cambios. Estos 7 elementos (que en inglés comienzan con s) son: strategy (estrategia), structure (estructura), systems (sistemas), shared values (valores compartidos), skills (habilidades), style (estilo) y staff (personal). Este modelo ayuda a comprender los cambios y a alinear los diferentes elementos para que la empresa crezca y evolucione.

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Como ya se ha mencionado, existen diferentes modelos que las empresas pueden utilizar en función de diferentes aspectos y de sus preferencias. A continuación, se muestran cuatro pasos generales que te ayudarán a llevar a cabo una gestión del cambio eficaz:

El primer paso es identificar qué tipo de cambio es necesario llevar a cabo, cuáles son sus características, a quién afectará, qué alcance tendrá y de cuánto margen de tiempo dispone la empresa para realizarlo, entre otros aspectos. También será importante analizar de qué recursos dispone la empresa para implementar este cambio y cuánto esfuerzo requerirá o, dicho de otro modo, cuántas personas deberán estar implicadas en este proceso.

Para diseñar un plan de gestión de cambio de manera apropiada será necesario comunicar al equipo el motivo y características del cambio, así como resolver todas sus dudas. La empresa también deberá seleccionar a uno o varios líderes que se encargarán de aspectos como la comunicación entre los diferentes miembros del equipo. La organización tendrá que proporcionar al equipo los recursos adecuados para adquirir nuevas habilidades y competencias necesarias para adaptarse al cambio en cuestión.

Para llevar a cabo el plan de gestión del cambio, será necesario contar con unos objetivos concretos. Los objetivos SMART pueden ayudarte, en primer lugar, a definir las metas de la empresa y, en segundo lugar, a alcanzarlas. Realizar un seguimiento constante, obtener feedback de los empleados y asegurarse de que estos se sienten motivados durante el proceso también son aspectos claves.

Por último, no debes olvidarte de la importancia de medir y evaluar los resultados obtenidos y los efectos del cambio en cuestión, lo cual te permitirá identificar posibles problemas o modificaciones que haya que realizar. La comunicación y el feedback de todos los implicados son aspectos fundamentales durante todo el proceso.

Entre los retos que las empresas afrontan en cuanto a la gestión del cambio, hay que destacar los siguientes:

• Algunas personas se pueden mostrar reacias o inseguras ante ciertos cambios.

• En caso de que no exista una comunicación constante y eficaz, la gestión del cambio puede resultar un proceso complicado.

• Requiere una planificación detallada, completa y adaptada a las características y dimensiones de la empresa.

• Para garantizar el éxito del proyecto es necesario realizar una evaluación y seguimiento de todo el proceso.

Para poder hacer frente a estos retos, es necesario conocer la importancia de aspectos como la comunicación interna, la retroalimentación, la realización de informes y análisis y la formación de los empleados, algo que puede gestionarse de manera sencilla y ágil mediante un software como Personio.

La gestión del cambio es un procedimiento por el que pasan muchas empresas, tanto grandes como pequeñas. Netflix, por ejemplo, es una empresa que empezó alquilando DVD a través de Internet, los cuales se enviaban a los domicilios de los usuarios. La gestión del cambio que llevó a cabo de forma realmente eficaz le ha permitido convertirse en una de las plataformas de streaming más populares. Por otro lado, Domino’s Pizza es un ejemplo de empresa que implementó diferentes cambios relacionados con la tecnología, su estrategia de marketing y el sistema empleado por los usuarios para realizar sus pedidos. Otro ejemplo es Lego que también confió en la transformación digital y decidió apostar por la realidad aumentada.

La gestión del cambio es un enfoque que pretende agilizar y facilitar el proceso de adaptación por el que pasan las empresas al implementar nuevos cambios.

Algunos ejemplos de cambios que muchas empresas realizan son la implementación de nuevas herramientas tecnológicas, cambios relacionados con la estructura o cambios relacionados con los procesos de la empresa.

Algunos pasos fundamentales para realizar la gestión del cambio son la identificación del cambio necesario, la planificación del proceso, la ejecución del plan y la evaluación de los resultados.