FTE (Equivalente a Tiempo Completo): ¿qué es y qué utilidades tiene para tu empresa?

El Full Time Equivalent (FTE) o Equivalente a Tiempo Completo (ETC) es un indicador utilizado en el ámbito de Recursos Humanos en empresas que tienen contratados a empleados bajo distintos tipos de jornada laboral. Con el FTE se obtiene la cantidad de trabajadores a jornada completa que necesita la empresa para cubrir las horas que realizan los empleados que están contratados a tiempo parcial. 

Es útil para corporaciones con varios puestos de trabajo a turnos, con jornadas variables o bien contratos a tiempo parcial. Imaginemos una empresa con 27 empleados, de los cuales 20 tienen una jornada diferente a la completa. El FTE permitirá a esta empresa responder a la siguiente pregunta: ¿cuántos trabajadores a tiempo completo debería contratar para sustituir a esos 20? 

El Equivalente de Tiempo Completo (ETC) sirve, en primer lugar, para visualizar cuántos trabajadores tiene la empresa y el número de horas que realizan. 

En segundo lugar, ayuda a visualizar cuántos trabajadores a jornada completa debería tener contratados para cubrir todas las horas que desempeñan los empleados que tiene a tiempo parcial. 

En consecuencia, el FTE permite organizar mejor la plantilla. Si la empresa va a asumir un nuevo proyecto, que implicará más trabajo, puede ayudar a afinar qué cantidad de empleados a jornada completa necesitará para llevarlo a cabo. También sirve para saber cuántas contrataciones a tiempo completo serán necesarias para realizar el trabajo que actualmente se encuentra dividido en muchos trabajadores con jornadas diversas.

Para calcular el FTE se tiene en cuenta el total de horas efectivas trabajadas, tanto de los empleados con jornada completa como los de jornada parcial.

La fórmula es la siguiente:

FTE = TOTAL DE HORAS EFECTIVAS TRABAJADAS / HORAS DE JORNADA COMPLETA

Supongamos que el Departamento de RR. HH. de una cadena de restaurantes quiere calcular el FTE del equipo. El restaurante cuenta con un total de siete empleados que trabajan como camareros. De ellos, cuatro trabajan a jornada completa, 40 horas; otros dos a jornada parcial, 20 horas y otro a 15 horas.

Para calcular el FTE hay que sumar las horas de los siete trabajadores 40 + 40 + 40 + 40 + 20 + 20 + 15= 215 horas efectivas trabajadas.

Teniendo en cuenta que la jornada completa es de 40 horas, al aplicar la fórmula el resultado es el siguiente:

215 HORAS EFECTIVAS TRABAJADAS / 40 HORAS DE JORNADA COMPLETA = 5,37

¿Cómo se interpreta este dato? Los 7 empleados con sus diferentes jornadas realizan las horas que ejecutarían 5,37 empleados a jornada completa. De esta manera, si esta empresa quisiera apostar por cambiar su modelo a contratos a tiempo completo, sabría de antemano que necesitaría, al menos, 5 trabajadores. 

Si lo hace así, y gracias al FTE, también sabrá que lo más probable es que esos cinco trabajadores a tiempo completo no sean capaces de sacar adelante todo el trabajo, ya que en realidad se necesitarían algo más de cinco para cubrir las mismas horas que realiza la actual plantilla. 

Del mismo modo, si contratara a seis trabajadores a jornada completa, podría asignarles nuevas tareas, pues teóricamente les debería sobrar tiempo. 

Pasemos a otro ejemplo que permite ver cómo es posible obtener este dato cuando algunos de los empleados realizan un número de horas que varía semanalmente.

Imaginemos que una empresa tiene un equipo formado por 3 trabajadores, pero que uno de ellos trabaja cada semana un número de horas diferentes. Para calcular el FTE con exactitud la empresa debe hacer el cálculo mensual.

• Trabajador 1: 40 horas semanales. Total de 160 mensuales. 

• Trabajador 2: 40 horas semanales Total de 160 mensuales. 

• Trabajador 3: 15 horas una semana; 10 horas otra semana; 12 horas otra semana y 20 horas otra semana. Total de 57 horas mensuales.

377 HORAS EFECTIVAS / 160 HORAS DE JORNADA COMPLETA =  2,35 

El resultado obtenido indica que se necesitarían 2,35 trabajadores a jornada completa para desempeñar la actividad de la empresa durante todo un mes. 

Como vemos, puede ayudar a planificar mejor el trabajo y los RR. HH., aunque, como veremos más adelante, también tiene ciertas lagunas. 

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Para obtener los datos es necesario realizar un registro de la jornada laboral de cada trabajador. Se trata de un registro obligatorio en España, en todas las empresas y para todos los trabajadores, sea cual sea su jornada laboral e independientemente de dónde se desempeñe, si en el puesto de trabajo habitual o de forma remota desde casa.

Un software de RR. HH. es una de las vías más fiables para realizar un tracking o control del horario. Con esta herramienta, los empleados fichan al entrar y salir del trabajo, desde cualquier dispositivo. Puede estar situado de forma presencial en la empresa o también de forma remota a través de ordenadores o incluso móviles.  

El registro debe ser accesible tanto para trabajadores como inspectores de la Seguridad Social. Por ley, estos datos deben almacenarse al menos durante cuatro años. 

Personio cuenta con un módulo específico para el registro de horas. Con esta alternativa la empresa cumplirá con los citados requisitos y obtendrá los datos que necesita para calcular el FTE, de forma rápida, sencilla y fiable. 

FTE y evaluación del desempeño no son lo mismo. El FTE es un cálculo que permite conocer el número de trabajadores que la empresa necesita a jornada completa para cubrir las horas realizadas por los empleados con jornadas parciales o que trabajan a turnos. 

Por su parte, la evaluación del desempeño es un análisis de los empleados que se realiza para saber cómo desarrollan su trabajo, si cumplen con los objetivos, qué pueden mejorar, entre otras cuestiones. Esta valoración es mucho más profunda, puesto que va mucho más allá de las horas que realiza un trabajador, que es lo máximo que una empresa puede saber a partir del FTE. 

En una evaluación de desempeño se abre una comunicación con los empleados que va mucho más allá. Se analiza el desempeño durante un periodo de tiempo o proyecto. Jefe y empleado hablarán de los objetivos cumplidos, puntos débiles o problemas detectados y cómo se solucionarán a futuro. 

Además, una correcta evaluación de desempeño se realizará varias veces al año, incluso de manera informal. Y el empleador debe estar siempre abierto a recibir comentarios y opiniones desde el punto de vista del trabajador, que deben ser tenidos en cuenta. 

En otras palabras, con una evaluación de desempeño se fomenta el desarrollo personal y profesional del empleado. En cambio, el FTE no tiene en consideración el rendimiento, la actitud, la productividad, sino que se trata de una simple contabilidad de las horas trabajadas.

Aunque se trata de un dato aislado, la información que proporciona el FTE da ciertas ventajas para tomar decisiones acertadas en determinados ámbitos. Permite:

• Saber el número de horas que trabajan los empleados.

• Si se relaciona con las unidades que se producen por hora, puede ayudar a conocer qué recursos humanos necesita una empresa o departamento para afrontar ciertos aumentos de producción. Cabe decir que este tipo de información solo sería válida en procesos de trabajo muy medibles y cuantificables, como por ejemplo una fábrica.

• Lo anterior permite establecer una mejor gestión presupuestaria puesto que la empresa tendrá más información sobre cuántos recursos humanos necesitará para hacer frente a cambios de producción. Podrá definir con mayor rapidez costes salariales, cotizaciones sociales, etc., pues sabrá con exactitud y antelación cuántos trabajadores necesitará.

• Si por motivos de organización necesita contar con menos empleados (en jornadas reducidas o variables), permite saber rápidamente cuántos tendría que contratar a jornada completa.

• Se puede obtener el FTE de otras empresas con relativa facilidad. Esto puede dar pistas sobre procesos que la competencia esté llevando a cabo de forma más eficiente si su FTE es más bajo. O, al contrario, puede servir para confirmar que la empresa tiene una productividad mayor si el FTE más bajo es el suyo.

La principal desventaja es que se trata de un dato aislado. Para que la información sea más precisa y aún más útil se debe cruzar necesariamente con otros datos empresariales. Por ejemplo, para reorganizar la plantilla ante un aumento de producción, una empresa necesitará también el dato de unidades producidas por hora.

O para saber los costes que supondría, tendría que disponer también del coste por hora de cada trabajador, cotizaciones sociales según tipo de jornada, etc. 

Otra desventaja es que la fórmula no tiene en cuenta los periodos de descanso, ni las vacaciones, ni siquiera posibles bajas u otras circunstancias que reducen la jornada laboral. Este cálculo no se realiza con el número de horas de trabajo efectivo.

Otra de las desventajas está relacionada también con la inexactitud de los resultados que ofrece el FTE. El cálculo implica que el trabajo semanal es constante cuando no en todos los casos es así. 

Hay algunos empleados cuya jornada se distribuye cada semana de diferente forma. En estos casos, los cálculos FTE de periodos más largos, como mensuales o anuales, no son del todo correctos. 

Cuando hay trabajadores que cada semana trabajan un número de horas, para que el FTE tenga sentido y ofrezca una correcta evaluación, debe hacerse semanalmente. 

0.5 FTE es el trabajo a tiempo parcial de un trabajador que equivale a 20 horas semanales. Si hablásemos de 1 FTE sería un trabajador a tiempo completo, es decir, 40 horas semanales.

El full time en un trabajo es la jornada completa. En la jornada de trabajo a tiempo completo se trabaja 40 horas semanales. Por regla general, repartidas en 8 horas diarias. 

La fórmula para calcular el FTE anual es la misma, es decir, el total de horas efectivas trabajadas al año entre las horas de jornada completa en un año.