Firma electrónica: de qué se trata, cuándo puede usarse y qué validez tiene

La firma electrónica es, en sentido estricto, el conjunto de datos electrónicos que se adjunta a modo de firma a un documento electrónico y que sirve para identificar a la persona firmante y garantizar la integridad del documento que se ha firmado. No obstante, este término también se aplica, en general, al proceso en el que una persona hace uso de este sistema para la validación de documentos.

Existen diferentes tipos de firma electrónica, que vienen definidos en el Reglamento eIDAS. Estos son:

Hay ocasiones en las que estos dos conceptos se utilizan como sinónimos. No obstante, no significan exactamente lo mismo. El objetivo de la firma digital es certificar la autenticidad de un documento que una persona firma, lo cual se consigue mediante la encriptación de datos. El concepto firma electrónica, en cambio, hace referencia a un conjunto de datos electrónicos que están asociados a un documento determinado y que tienen como objetivo identificar a la persona que firma.

En otras palabras, la firma digital hace referencia a un sistema de encriptado, el cual se aplica en la firma electrónica para garantizar que la transacción sea segura. La firma digital es un elemento indispensable para la realización de la firma electrónica avanzada y la cualificada.

A pesar de que ambas firmas son legales, la firma electrónica tiene validez jurídica, mientras que la firma digital no la tiene, ya que su función es proporcionar seguridad al documento firmado mediante el encriptado.

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Otro concepto que surge a menudo al hablar de firma electrónica y que está directamente vinculado a la QES es el certificado electrónico. Este es un archivo electrónico que permite identificar a una persona, ya sea física o jurídica, mediante dos claves que trabajan de manera complementaria y que codifican y descodifican la información del firmante.

Estos certificados los emiten las autoridades de certificación reconocidas, que en España pueden ser, desde la Dirección General de la Policía con el DNI electrónico, hasta empresas privadas especializadas en temas de seguridad digital.

Algunas de estas autoridades emiten certificados cualificados y otras emiten certificados no cualificados. Los primeros son indispensables para la firma electrónica cualificada. Los segundos pueden ser usados para la firma electrónica avanzada.

Existen diferentes modalidades de firma electrónica. La más habitual es aquella en la que el usuario dispone de un certificado emitido por una autoridad de certificación. Cada vez que una persona usa ese certificado, deja, por decirlo de una manera, su huella en el documento.

También es posible la firma electrónica avanzada sin certificado, ya que existen algunas tecnologías que permiten al usuario firmar con garantías y cumpliendo con los requisitos establecidos en eIDAS. Normalmente se basan en un sistema en la nube, y la persona firmante recibe un enlace con el documento alojado en el servicio que ofrece la firma electrónica. Suelen ser procesos muy sencillos, muy rápidos y en los que se garantiza la protección de datos.

En los Departamentos de Recursos Humanos siempre se ha tenido que mover mucho papel. Esto no solo supone un gasto material importante, sino también una gran inversión de tiempo. Si bien en los últimos meses las circunstancias casi han obligado a introducir la digitalización en muchos de los trámites más habituales, lo cierto es que esta tendencia puede resultar muy beneficiosa para empresas y administraciones.

Algunas de las grandes ventajas del uso de este tipo de firma son:

• Los procesos son mucho más ágiles y eficientes, ya que es posible automatizar muchas de las tareas.

• Al no depender del papel, el riesgo de perder o dañar documentos se reduce considerablemente.

• Ya no es necesario que la persona firmante tenga que desplazarse. Podrá firmar en cualquier lugar a través de un dispositivo electrónico, ya sea un ordenador portátil, tableta o incluso smartphone.

• Se reduce el uso del papel, lo que resulta mucho más sostenible.

Según el reglamento eIDAS, la firma electrónica puede ser admitida como prueba en un procedimiento judicial siempre que cumpla con los requisitos estipulados en el mismo reglamento. Es más, en el caso de las firmas electrónicas cualificadas, estas tienen, según este, el mismo valor que una firma manuscrita.

Por otra parte, según el Código Civil español, en su artículo 1278, “los contratos serán obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que en ellos concurran las condiciones esenciales para su validez”.

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En el ámbito de los Recursos Humanos también es posible la firma digital de contratos con garantías de seguridad. No existe, en la legislación española, ninguna especificación sobre en qué documentos es necesaria la firma avanzada y en cuáles lo es la firma cualificada. Muchas empresas optan por la firma avanzada, puesto que es más sencilla de implementar, garantiza la identificación de la persona firmante con seguridad y permite detectar cambios en el documento posteriores a la firma.

Algunos de los documentos que se pueden formalizar mediante firma electrónica son:

• ofertas de trabajo

• contratos de trabajo y anexos o modificaciones

• documentos relativos a la prevención de riesgos laborales

• acuerdos de confidencialidad

• resoluciones de contrato

Y, en definitiva, todo aquello que implique una validación o acuse de recibo por parte del firmante.

En términos generales, solo existen limitaciones al uso de la firma electrónica en contratos que tengan condición de escritura pública y requieran, por lo tanto, de un notario, como, por ejemplo, los acuerdos de compraventa de propiedades o los acuerdos prematrimoniales. En ese caso, será indispensable una firma manuscrita.

Mientras que la firma electrónica simple ofrece un nivel bajo de seguridad, es necesario que la firma electrónica avanzada cumpla los siguientes requisitos:

• Debe estar vinculada a la persona firmante de una manera intransferible y única.

• Debe permitir identificar a la persona firmante.

• En el momento de crear esta firma electrónica, se deben haber utilizado datos que la persona firmante puede usar bajo su exclusivo control y con un nivel alto de confianza.

• Debe estar asociada a los datos que la persona en cuestión ha firmado, de manera que sea posible detectar cualquier modificación posterior.

En definitiva, este tipo de firma electrónica pretende evitar cualquier modificación del documento realizada con posterioridad a la firma. Por otro lado, la firma electrónica cualificada, que es el método más seguro, requiere un certificado electrónico.

Entre las múltiples funcionalidades de Personio se encuentra la firma electrónica de documentos digitales de manera fácil, segura y cumpliendo con lo que establece la normativa vigente. Esto permite a las empresas gestionar más rápidamente los documentos para firmar un contrato laboral. Por lo tanto, la firma electrónica ayuda a acelerar los procesos de contratación y requiere una menor inversión, tanto económica como de tiempo. Además, Personio cumple con el Reglamento eIDAS, para que los documentos firmados electrónicamente mediante este software tengan validez jurídica.

La firma electrónica sirve para una gran variedad de documentos, como son contratos de trabajo y modificaciones o anexos de estos, acuerdos de confidencialidad o documentos relacionados con la prevención de riesgos laborales, entre otros.

Hay diferentes tipos de archivos que se pueden firmar digitalmente, y existen distintos sistemas en función del tipo de firma electrónica que se requiera. Sin embargo, lo más recomendable es contar con una herramienta especializada, como Personio, ya que esto permite garantizar que se cumplen la normativa vigente y todos los requisitos legales.

La firma electrónica cualificada requiere un certificado electrónico, el cual permite identificar a la persona que firma. Existen varias entidades que emiten estos certificados, pero los más conocidos son el DNI electrónico y el certificado digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.