Firma digital de contratos: ¿cómo se hace y qué validez tiene?

El inicio de la pandemia hizo que una importante cantidad de empresas tuvieran que implementar el teletrabajo, y aún son muchas las empresas que hoy en día continúan llevando a cabo un modelo de trabajo híbrido. En estas situaciones, puede ser más complicado realizar ciertos trámites, como la firma de contratos u otros documentos.

La firma digital de contratos es un procedimiento mediante el cual los trabajadores pueden firmar este tipo de documento utilizando una herramienta digital, desde cualquier dispositivo, sin necesidad de acudir presencialmente a la oficina. En definitiva, la diferencia entre este tipo de firma y la tradicional es que esta se lleva a cabo con medios electrónicos.

Existen diferentes tipos de firma digital de contratos y algunos de ellos ofrecen grados de seguridad muy elevados. Se trata de un proceso muy sencillo, rápido y seguro.

Firmar un documento con firma electrónica conlleva muchas ventajas para la empresa. Es importante destacar las siguientes:

• Los contratos firmados digitalmente tienen la misma validez, en términos legales, que los contratos firmados de forma manuscrita. Así es como lo establece el artículo 23 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información, donde se indica la validez y eficacia de los contratos que se han firmado por vía electrónica.

• Es un proceso rápido y sencillo, tanto para la empresa como para los trabajadores. Supone un importante ahorro de tiempo para la organización, puesto que ayuda a agilizar el trámite con la Seguridad Social, y también para el empleado, que puede firmar el contrato desde cualquier lugar, sin tener que desplazarse hasta la oficina.

• Es un procedimiento que puede llevarse a cabo fácilmente mediante un software especializado. Esto permite mejorar la gestión de diferentes tipos de documentos y, también, es beneficioso para la experiencia de los candidatos durante el proceso de onboarding.

• Es beneficioso para el medioambiente. Al no tener que imprimir los contratos, se reduce considerablemente la cantidad de papel y tinta utilizados por la empresa.

• También permite reducir costes relacionados con el material necesario para la impresión de los contratos, el mantenimiento de la impresora o gastos relacionados con el envío de documentos mediante correo ordinario.

Según el Reglamento eIDAS, existen tres tipos diferentes de firma electrónica:

Es la firma digital más sencilla y también la menos segura. Consiste en marcar una casilla. Mediante esta acción se indica que se está de acuerdo con el contenido del documento en cuestión. No es la opción más recomendable para la firma de contratos, ya que no permite la identificación de la persona que lo firma y no es posible certificar su identidad.

La firma electrónica avanzada es más segura que la anterior, puesto que permite la identificación del usuario que firma el documento y debe estar vinculada a esta persona de una manera exclusiva. Además, permite detectar cambios realizados en el documento después de la firma de este.

La firma electrónica cualificada es la más segura y cumple con lo que se establece en el Reglamento (UE) N° 910/2014. Tiene las mismas características que la firma avanzada y, además, para firmar el documento es necesario disponer de un certificado electrónico cualificado.

La firma digital de contratos es un procedimiento muy sencillo. Solo hay que seguir estos pasos:

1. La empresa redacta el contrato y decide qué tipo de firma digital utilizará.

2. Una vez redactado el contrato, la empresa envía el documento al trabajador con una solicitud para que lo firme digitalmente.

3. El trabajador en cuestión recibe el documento y puede consultarlo y descargarlo.

4. El empleado rellena los diferentes campos, como el lugar o la fecha de la firma. Es posible firmar el contrato a través del ordenador, ya sea mediante el ratón o con un panel táctil, o también existe la posibilidad de firmar el documento mediante un dispositivo móvil.

5. Una vez completado el documento y aceptados los términos y condiciones y otras posibles advertencias relacionadas con la seguridad, el trabajador envía el documento y la empresa lo recibe por correo electrónico.

6. La empresa también tiene la opción de enviar recordatorios a los trabajadores en relación con la firma digital de contratos.

El Gobierno español ofrece una herramienta llamada VALIDe que permite llevar a cabo diferentes tareas y trámites relacionados con la firma digital de contratos. Mediante esta plataforma, cualquier persona puede comprobar si un documento que se ha firmado de manera digital es válido. Solamente será necesario subir el documento firmado e introducir el código de seguridad que aparecerá en pantalla.

Por otro lado, VALIDe también ofrece otras funciones, como, por ejemplo, la posibilidad de comprobar la validez de un certificado digital.

La firma digital de contratos puede ser una forma muy eficaz de agilizar el proceso de contratación de personal, y un software especializado en tareas de Recursos Humanos como Personio puede resultar de gran ayuda.

Una de las muchas funcionalidades de Personio es la firma electrónica de contratos y otros documentos. Esta herramienta permite optimizar la ejecución de diferentes tareas, de tal modo que los trabajadores de una empresa puedan realizar una firma digital segura y legal de forma rápida. Esto beneficia la gestión de documentos y de todo el proceso de contratación.

Un contrato firmado digitalmente tiene la misma validez que uno firmado de forma manuscrita, siempre y cuando se cumplan los requisitos establecidos en el Código Civil para la validez de un contrato.

Generalmente, es posible firmar la mayoría de los contratos y otros documentos tanto de forma manuscrita como de forma digital. Sin embargo, es necesario disponer de un certificado digital para realizar diferentes tipos de trámites con la Administración pública. 

El concepto firma electrónica es más genérico que el concepto firma digital. El primero hace referencia a una serie de datos que se proporcionan por medios electrónicos para identificar a la persona que firma el documento. 

En cambio, el concepto firma digital implica un componente de seguridad adicional que se consigue mediante la certificación digital de la persona que firma.

Es decir, en la electrónica necesito certificar la identidad, mientras que en la digital ya está autenticado quién es el firmante, con lo que es válido desde el momento de la firma.