¿Cómo crear las fichas de trabajadores?

Las fichas de trabajadores, también conocidas como fichas de empleados, son documentos que contienen información clave sobre un empleado. Son como un expediente personal que se actualiza a lo largo de la vida laboral del individuo dentro de la empresa. Se realiza por primera vez cuando el trabajador se incorpora, durante el proceso de onboarding. 

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La ficha de trabajador sirve para recopilar y organizar la información personal, laboral y académica de un empleado. Es un documento que se actualiza durante la permanencia del individuo dentro de la empresa y que puede ser utilizado para diversos fines adicionales, como:

• Tener control y acceso a la información de los empleados. 

• Tomar decisiones sobre el desarrollo profesional. La información laboral ayuda a tomar decisiones sobre su desarrollo, como la formación o los ascensos, entre otros. 

• Gestionar la nómina. La ficha del trabajador incluye información sobre el salario, las categorías profesionales y las cotizaciones a la Seguridad Social. 

• Cumplir con ciertas obligaciones legales. Las empresas están obligadas a salvaguardar las bases de datos en relación con sus empleados, pues pueden ser solicitados en inspecciones de trabajo de la Administración. En estos casos, lo que se requiere especialmente es la información como tipo de contrato, la categoría profesional, salario o la jornada laboral. 

• Realizar análisis de datos sobre la plantilla. Ayudan a la empresa a tomar decisiones sobre la gestión de la plantilla, con datos sobre la rotación de personal, la satisfacción laboral, etc.

• Gestionar los procesos de RR. HH. La información de la ficha se utiliza para la selección de personal, la formación, la evaluación del desempeño, etc.

La información de la ficha de empleado depende de la empresa. No obstante, los siguientes puntos suelen incluirse en la mayoría de ellas. Si alguno de ellos no está disponible, o no ha sido facilitado durante el onboarding, puede realizarse una encuesta interna que permita recopilar toda la información posible.

• Nombre completo

• Número de identificación

• Dirección

• Fecha de nacimiento

• Estado civil

• Teléfono

• Correo electrónico

• Puesto que ocupa el empleado

• Departamento

• Fecha de ingreso

• Salario

• Categoría profesional

• Convenio colectivo

• Estudios realizados: títulos universitarios, cursos de formación, etc.

• Títulos obtenidos: licenciaturas, másteres, etc.

• Cursos y certificaciones que ha obtenido el empleado.

• Experiencia previa en otras empresas.

• Ascensos que ha tenido el empleado dentro de la empresa.

• Cambios de puesto que ha tenido el empleado dentro de la empresa.

• Número de afiliación a la Seguridad Social del empleado.

• Cotización a la Seguridad Social del empleado.

• Cobertura médica del empleado.

• Resultados de las evaluaciones de desempeño realizadas por la empresa.

• Teléfono

• Correo electrónico

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Es importante que las fichas de los trabajadores se realicen de forma correcta y que se actualicen con regularidad. 

• Diseñar una ficha clara y concisa. La ficha debe ser fácil de entender y de completar. 

• Utilizar un lenguaje sencillo y comprensible. La ficha debe estar escrita en un lenguaje que sea comprensible para todos los empleados. Para ello, se deben evitar los términos técnicos o legales que puedan ser difíciles de entender. Tampoco se deben emplear nomenclaturas o claves que sí signifiquen algo internamente para la organización pero que no sean comprensibles para los empleados.

• Solicitar la información de forma clara y precisa. Las preguntas deben ser fáciles de responder, evitando ambigüedades. 

• Proteger la confidencialidad de la información. Esto significa que sólo podrán acceder a su contenido las personas que tengan una necesidad legítima.

• Actualizar la información con regularidad. La información debe actualizarse con regularidad para que sea precisa y esté al día. Además, se debe notificar a los empleados cualquier cambio en la información de la ficha.

• Utilizar un software de RR. HH. para gestionar las fichas. Un software ayuda a la empresa a gestionar las fichas de los trabajadores de forma eficiente. Permite almacenar la información de forma segura, actualizar la información con regularidad y  controlar el acceso a la información.

Personio es un software de RR. HH. que ayuda a las empresas a gestionar las fichas de los trabajadores de forma automatizada evitando errores derivados del uso de Excel u otro tipo de ERP. Sus ventajas son: 

• Ahorro de tiempo. El software automatiza muchas de las tareas que se realizan manualmente con las fichas de los trabajadores. Esto permite una mejor gestión del tiempo en los empleados del Departamento de RR. HH., tiempo que podrán dedicar a otras acciones de valor que enriquezcan la experiencia del empleado en la empresa. 

• Reducción de errores. Al estar automatizado, los errores humanos se minimizan. La información es más precisa. 

• Mayor seguridad. Almacena la información de las fichas de forma segura. S+olo las personas que tengan una necesidad legítima de acceder a la información de la ficha podrán hacerlo, lo que permite un control absoluto sobre qué perfiles sí pueden acceder a cierta información o no, mediante roles de usuario.

• Mejora en la accesibilidad. Permite acceder a la información de las fichas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

• Mayor transparencia. Facilita el seguimiento de los cambios realizados en las fichas de los trabajadores. Ayuda a que la información de las fichas sea transparente y esté disponible para todos los que la necesiten.

• Mejores análisis. Permite realizar análisis de la información de las fichas de los trabajadores para tomar mejores decisiones. 

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Contar con fichas personales completas y actualizadas permitirá a los responsables de equipo consultar esta información de manera ágil y en cualquier momento.

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Existen diferentes tipos de fichas de trabajadores, cada una con un propósito específico. Algunos de los tipos más comunes son:

• Datos personales

• Datos laborales

• Formación

• Evaluación del desempeño

• Salud

• Accidentes de trabajo

• Permisos y vacaciones

• Sanciones

No existe una ley específica que obligue a las empresas a realizar las fichas de empleados. Sin embargo, la normativa laboral española exige a las empresas que tengan a su disposición cierta información sobre sus trabajadores.

Esta información incluye datos como el nombre completo del trabajador, su número de identificación, su fecha de nacimiento, su dirección, su cargo, su categoría profesional, su salario y su jornada laboral.