¿Es legal fichar con reconocimiento facial?

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) publicó en noviembre de 2023 la Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos. En ella estableció que el uso de datos biométricos es considerado como un tratamiento de datos personales con categoría especial de alto riesgo. 

Según el RGPD, los datos biométricos son los que permiten identificar a una persona a través de aspectos físicos, fisiológicos o de conducta. Por eso, no es legal fichar con reconocimiento facial, ni tampoco con huella dactilar, ya que ambos métodos hacen un tratamiento de datos biométricos. 

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Tan solo habría dos excepciones a esta norma según el artículo 9.2 del RGP. Y es necesario que al menos se de una de ella. Por un lado, que el empleado o la persona interesada diera su consentimiento de manera expresa. Y por otro, que exista en el marco laboral una norma con rango de ley que permita el fichaje mediante reconocimiento facial o con otros datos biométricos. Sin embargo, esta ley no existe actualmente en el ámbito legislativo, por lo que se considera que no es legal fichar con reconocimiento facial.

En este sentido y aunque la normativa obliga a través del Real Decreto-ley 8/2019, a que todos los empleados registren la jornada laboral, no especifica ni aclara nada respecto al uso de datos biométricos. Por lo tanto, y aunque sea por omisión, no se contempla a nivel legislativo su tratamiento. 

Ante esta situación, la pregunta evidente que surge es qué sistemas de control horario pueden utilizar las empresas. En este sentido, la normativa vigente no aclara qué métodos pueden implementarse, pero al no existir ningún otro organismo oficial que contradiga su contenido, se puede usar cualquier sistema menos los que traten datos biométricos.

Eso sí, el método que se elija debe permitir que el empleado registre diariamente el inicio y el fin de la jornada laboral y que la empresa conserve dichos registros durante al menos 4 años, además de ponerlos a disposición de los empleados, los representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

Por lo tanto, y por el momento, es legal fichar las horas de trabajo con los siguientes sistemas:

• Hojas de Excel: a través de una hoja de cálculo que permita anotar el comienzo y el fin de la jornada de trabajo todos los días.

• Documento Word: de igual modo, se puede utilizar un archivo word tanto de forma impresa como digital.

• Software de control horario: son sistemas digitales que permiten el fichaje desde cualquier dispositivo y lugar, procesando y conservando la información de manera automática en la nube.

• Sistemas de radiofrecuencia: como por ejemplo tarjetas o llaveros que mediante etiquetas RFID (de identificación por radiofrecuencia), registran la entrada y salida de los trabajadores a la oficina. 

Teniendo en cuenta que no es legal fichar con reconocimiento facial, es necesario conocer las multas a las que se enfrentan las empresas por usar este método. De hecho, la AEPD ya ha puesto multas de entre 120.00€ y 360.00€ a organizaciones que han continuado utilizando estos sistemas.

En cualquier caso, hay que tener en cuenta que las sanciones por incumplir el RGPD pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio total anual global cuando son consideradas muy graves. Lo mismo sucede cuando se infringe la Ley orgánica de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). 

Por esa razón, es más importante que nunca poner a disposición de los empleados sistemas de fichaje que cumplan la legislación actual.

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Elegir una solución para fichar la jornada de trabajo que cumpla con la normativa laboral y que además se adapte a las necesidades de la empresa, no es tarea fácil. Para ello, es recomendable, al menos, tener los siguientes aspectos en cuenta a la hora de seleccionar una herramienta de fichaje:

• Evaluar las necesidades de la empresa: será necesario analizar los requisitos y características del negocio como el número de empleados, el tipo de horario que realizan -si por ejemplo trabajan por turnos de trabajo convendrá una solución enfocada en creación y planificación de cuadrantes horarios-, sus ubicaciones de trabajo, modalidad (presencial, remoto, híbrido, etc.).

• Facilidad de uso: es imprescindible que la herramienta tenga una interfaz intuitiva y fácil de usar para agilizar la curva de aprendizaje y la adopción por parte de los empleados.

• Cumplimiento normativo: es fundamental que la herramienta que se elija cumpla en todos los aspectos con la legislación vigente y, por ejemplo, evite utilizar sistemas biométricos de fichaje. 

• Compatibilidad con otras herramientas: lo idóneo es que la solución que se elija sea compatible con otros sistemas que utiliza la empresa, como por ejemplo un ERP de gestión, y diversos dispositivos como smartphones, tablets u ordenadores. 

• Funcionalidad de geolocalización: algo especialmente útil, sobre todo con equipos que trabajan en remoto o que realizan desplazamientos frecuentes, es la posibilidad de geolocalizar la ubicación desde la que se realizan los registros de la jornada laboral.

• Conservación de los registros: la solución que se elija debe permitir conservar de forma segura y confidencial los registros durante al menos 4 años, para cumplir con la legislación laboral. 

• Registro diario: es necesario que el registro pueda hacerse de forma diaria reflejando la hora de inicio y de salida de los empleados. 

• Informes y analíticas: algo fundamental es la posibilidad de que la herramienta genere de manera automática informes y gráficas detalladas para ver el resumen de horas trabajadas por los empleados y poder hacer una distribución efectiva del trabajo. 

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