Entrevista semiestructurada: qué es, cómo hacerla y sus áreas de aplicación

Una entrevista semiestructurada para candidatos a un puesto de trabajo es una combinación entre una entrevista estructurada y no estructurada. Es decir, en una entrevista semiestructurada se realizan preguntas de todo tipo. 

Generalmente, se empieza por preguntas básicas, tanto abiertas como cerradas para conocer el perfil del trabajador y su trayectoria. A continuación, se realizan preguntas más profundas. 

El objetivo es convertir la entrevista en una conversación más natural con el entrevistado, para así conocer de forma espontánea otros aspectos ligados a sus competencias como trabajador y a su personalidad. Permite, en definitiva, ir más allá de una simple valoración sobre si cuenta o no con las habilidades técnicas que requiere el puesto. 

Una entrevista semiestructurada es una prueba de selección que permite conocer al candidato de forma natural. Una entrevista de estas características requiere de una preparación previa, pero deja una parte para la improvisación.  

Es una conversación que fluye de forma natural. Deja, por un lado, que el entrevistado se exprese libremente y, por otro, permite al entrevistador conocer más en profundidad al candidato, desde su experiencia profesional hasta su forma de ser y aptitudes como posible empleado. 

Una de las mayores ventajas de este tipo de entrevistas es que permite conocer la afinidad del empleado con los valores y cultura de la empresa de una forma más fiable que con otros modelos de entrevista más rígidos.

Las entrevistas semiestructuradas en reclutamiento son importantes por la flexibilidad que ofrecen, lo que permite acceder tanto a datos cuantitativos como cualitativos. 

Los datos cuantitativos se obtienen a través de las preguntas cerradas y estandarizadas, que permiten una evaluación objetiva y precisa, lo que favorece, además, una comparación más clara entre todos los candidatos. 

Mientras, la información cualitativa se extrae a través de preguntas abiertas, de forma natural durante toda la conversación. 

Son preguntas cuyas respuestas son evaluadas de forma algo más subjetiva por el reclutador en función de las necesidades del puesto de trabajo y los valores y cultura organizacional. Estas se basan en la intuición del entrevistador. Por ejemplo, de las respuestas se puede intuir que es una persona empática con habilidades para trabajar en equipo. 

Todos los tipos de entrevistas tienen ventajas y desventajas. Esto indica que ninguna es mejor que otra. Depende de lo que se busque obtener en la entrevista. 

• Incluye factores objetivos. La objetividad es una de las mayores ventajas de cara a comparar el perfil del candidato con el resto. 

• Fomenta la comunicación bidireccional a través de una conversación, donde la intervención de ambas partes es importante. Es una gran puerta de bienvenida para empresas que den relevancia posteriormente a los procesos de feedback.

• Permite mayor flexibilidad que otros tipos de entrevistas, como la estructurada.

• Es una entrevista que a medida que pasa el tiempo se puede personalizar. 

• Debido a su flexibilidad, permite enfrentarse de forma natural a los imprevistos. 

• El entrevistado tiene la oportunidad de demostrar cómo es, tanto a nivel personal como profesional, lo que le puede beneficiar a la hora de obtener el puesto. 

• La parte de preguntas abiertas durante la conversación hace que haya una parte de subjetividad. En este aspecto, es más difícil comparar los perfiles. 

• La flexibilidad es una ventaja, pero también una desventaja, especialmente de cara al entrevistado, que puede poner en duda la fiabilidad o seriedad del proceso.

• El entrevistador tiene que ser un profesional que sepa actuar y fomentar la conversación. Debe estar formado para realizar este tipo de entrevista para lograr el objetivo. 

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Para realizar una entrevista semiestructurada, se necesita una preparación previa. A continuación te mostramos las fases para ello:

1. Todas las partes tienen que tener claro cuál es el puesto de trabajo que está vacante y por el que se postula. Para ello, se debe abordar unadescripción del trabajo. 

2. El reclutador antes de la entrevista tiene que actuar como un investigador del candidato. Esto es posible con la lectura detallada y el análisis o estudio del curriculum vitae. 

3. Es necesario preparar algunas de las preguntas para el encuestado. Hay preguntas básicas que se realizan en cualquier entrevista; es recomendable anotarlas para que no se te olviden. No obstante, ten la libertad de ampliarlas, reducirlas o cambiar de preguntas cuando consideres, pero siempre con un orden. 

4. Hay que realizar anotaciones durante toda la entrevista para, tras su finalización, poder hacer una comparación con el resto de candidatos más completa y fiable.

En base a lo anterior, una plantilla de entrevista semiestructurada para el reclutador o entrevistador sería:

• Puesto de trabajo al que se dirige el candidato que será entrevistado.

• Descripción y funciones de ese puesto.

• Principales hitos del CV del candidato, que debe haber sido revisado con anterioridad.

• Preguntas básicas a realizar

• Zona o espacio para las anotaciones 

Una entrevista semiestructurada implica preguntas de diferentes tipos. Algunos ejemplos son los siguientes.

Las primeras preguntas, que suelen ser las que el reclutador prepara previamente:

• ¿Cuál es tu formación académica?

• ¿Tienes experiencia en este sector?

• ¿Qué labores realizabas en tu anterior trabajo?

• ¿Qué sabes de la empresa?

• ¿Por qué quieres trabajar en nuestra empresa?

A medida que transcurre la entrevista, se realizan preguntas espontáneas acompañadas de preguntas preparadas que propicien extenderse en la respuesta y que den pie a esa improvisación o conversación más natural que se busca. Por ejemplo:

• Cuéntanos un problema al que te hayas tenido que enfrentar en el trabajo y cómo lo afrontaste y resolviste. 

• ¿Te sientes representado con los valores de la empresa? ¿Por qué? 

• Si no estás de acuerdo con algún compañero, ¿lo dirías? ¿Cómo? 

El uso de las entrevistas semiestructuradas depende de la empresa. Uno de los factores que más influye para elegir la modalidad de entrevista es el tiempo y la cantidad de candidatos. 

Una entrevista semiestructurada requiere tiempo, pero no tanto como el de una entrevista no estructurada, tanto en su preparación como en la elaboración. Tampoco está enfocada a un número muy elevado de candidatos, como sí lo está la entrevista estructurada. 

Por estos motivos, se puede decir que una entrevista semiestructurada o mixta es de las más completas y que puede utilizarse en la mayoría de procesos de reclutamiento. Aunque, al mismo tiempo, es más habitual en partes avanzadas del proceso en sí, cuando ya hay un perfil de candidatos más reducido que, en principio, podría encajar en el puesto.

Para realizar una buena entrevista semiestructurada de trabajo, hay que tener en cuenta tanto la figura del entrevistador como la del entrevistado. 

Por parte del entrevistador:

• Tiene que llevar la entrevista preparada y tomar nota durante todo el proceso.

• Debe saber indagar en las respuestas del entrevistado. Así es posible conocer más particularidades del candidato para saber si es apto o no.

• Debe mostrarse empático y mostrar seguridad al entrevistado. Que este no se sienta inseguro, ni mucho menos juzgado.

• Tiene que favorecer un clima que permita que el candidato ‘se suelte’ y mostrar facetas de su personalidad que tendrían un enfoque profesional. 

• No realizar ninguna pregunta de carácter personal. Y, por supuesto, no caer en ninguna actitud que pudiera resultar discriminatoria o ser catalogada de acoso laboral.

• Presentar el manual del empleado, cómo sería el proceso de onboarding si es contratado y el plan de acogida general, para percibir cómo de alineado se encuentra el candidato con estos procesos corporativos.

Por parte del entrevistado:

• Prepararse previamente. Es decir, realizar una investigación sobre a qué puesto está postulando y recopilar información importante de la empresa.

• Llevar una buena presencia física. Ropa apropiada e higiene para dar una buena imagen. 

• Puede y debe tomarse su tiempo para pensar la respuesta antes de responder. En este tipo de entrevista, el representante de la empresa busca cierta espontaneidad, que como candidato se debe mostrar, aunque siempre de forma profesional.

• Hablar siempre en positivo aunque la respuesta sea sobre una mala experiencia. 

• Escuchar con detenimiento. No intentar ser el centro de atención continuamente. Una conversación requiere de la participación de ambas partes. 

• Tener en mente que el lenguaje corporal también es importante y el reclutador lo tiene en cuenta. 

Las entrevistas estructuradas son aquellas que se realizan con una preparación previa. Es decir, el reclutador sabe de antemano qué preguntas va a hacer. Sigue una estructura de entrevista que permite recolectar datos cuantitativos y su posterior interpretación, motivo por el cual se emplea en candidaturas masificadas o en fases iniciales de los procesos de reclutamiento.

Las entrevistas no estructuradas son conocidas como entrevistas en profundidad. Son conversaciones en las que el reclutador trata de indagar más en la forma de actuar y de ser del candidato, aunque siempre con un enfoque profesional y respetando la ética empresarial. El objetivo final será vislumbrar su personalidad y cómo puede afectar en determinadas situaciones laborales que puedan darse.

La entrevista semiestructurada o mixta combina los dos tipos anteriores. Es la modalidad más completa, ya que permite conocer al candidato en todos sus aspectos a través de preguntas clásicas de cualquier entrevista, pero también profundizando con cierta espontaneidad e improvisación. 

Generalmente sí es interesante grabar las entrevistas semiestructuradas. Se trata de un proceso donde las respuestas pueden ser muy extensas y, aunque el reclutador tome notas, es posible que haya aspectos que se escapen y que pueden determinar la elección del candidato. 

Por este motivo, y siempre con el consentimiento del candidato, grabar la entrevista permite a posteriori una mejor comparación con el resto de candidatos. Sin embargo, lo cierto es que en la mayoría de los casos no se tiende a grabar las entrevistas de trabajo. 

La entrevista de trabajo semiestructurada se puede dividir en las siguientes partes:

1. Preparación, tanto por parte del entrevistador como del entrevistado.

2. Apertura. Ambas partes se presentan y se establecen las condiciones. Duración estimada y si es necesario, la aceptación de grabación. 

3. Desarrollo. La entrevista en sí con la participación de ambas partes. El reclutador toma notas de lo que considera reseñable para facilitar posteriormente la elección. 

4. Cierre. Finalización de la entrevista. En esta fase se da paso a posibles dudas. El entrevistador explica al candidato cuándo y de qué manera se informa de si es o no el candidato elegido para cubrir el puesto. 

El tipo de preguntas en una entrevista semiestructurada es muy variado. Al ser un tipo de entrevista mixta, combina preguntas de todo tipo: abiertas y cerradas, sobre conocimientos y formación o para detectar soft skills u otras habilidades personales con aplicación laboral. 

Lo importante es que todas ellas estarán enfocadas a conocer el perfil y particularidades del candidato para desempeñar las tareas del puesto de trabajo al que aspira.