Entrevista online para encontrar candidatos

Al hablar de una entrevista de trabajo, es habitual imaginar a una o varias personas del equipo de Recursos Humanos de una empresa haciendo una serie de preguntas a un candidato en un despacho. Sin embargo, a lo largo del tiempo han ido surgiendo distintos tipos y modalidades de entrevistas, como son las entrevistas grupales, las entrevistas telefónicas o las entrevistas online.

Una entrevista online o en remoto es aquella en la que se emplea alguna plataforma o herramienta de videollamada para realizar la entrevista. En otras palabras, no se trata de una entrevista presencial, en la que el candidato acude a la oficina y se encuentra con la persona o equipo encargados de realizar la entrevista, sino que esta se realiza en formato vídeo, lo cual no requiere desplazamientos y ofrece una mayor flexibilidad a ambas partes.

Para poder sacar el máximo provecho a las entrevistas de trabajo realizadas mediante herramientas como Zoom o Google Meet, entre otros ejemplos, es importante conocer las características de este tipo de entrevistas, así como los pasos que deben seguirse para prepararlas.

Aunque en algunos aspectos las videoentrevistas de trabajo son parecidas a las entrevistas presenciales, también hay algunos factores que son completamente distintos. Por eso, es importante conocer bien las características de las entrevistas online, así como los elementos que se explican a continuación:

Una de las principales características de las entrevistas online, lo cual es, también, uno de los elementos que las diferencian de las entrevistas presenciales, es que estas requieren el uso de unas herramientas, plataformas o programas determinados. El equipo de Recursos Humanos y las personas entrevistadas deben contar con una herramienta cuyas funcionalidades permitan realizar videoentrevistas, como puede ser Google Meet, Zoom o Microsoft Teams, entre otras.

Además, ambas partes deberán contar con una cámara y un micrófono, y deberán asegurarse de que disponen de una buena conexión a Internet. Es importante comprobar que todos estos aspectos funcionan antes del inicio de la entrevista. De este modo, habrá menos posibilidades de que surjan problemas técnicos que podrían ralentizar o perjudicar el proceso.

Una entrevista de selección de personal realizada de manera online puede requerir unas competencias determinadas, como puede ser conocer las herramientas digitales que se emplearán a lo largo del proceso de onboarding. Además, en caso de querer realizar alguna prueba o evaluación para poder conocer mejor las habilidades y competencias de los candidatos, también será necesario contar con las herramientas y los recursos necesarios.

Por supuesto, en el momento de programar la entrevista, la empresa también deberá proporcionar información detallada acerca de las herramientas que se emplearán, junto con una explicación de su funcionamiento, para que los candidatos puedan conectarse a la entrevista con facilidad. Es recomendable emplear siempre herramientas sencillas e intuitivas, de modo que el proceso resulte lo más ágil posible.

Otra particularidad que es necesario tener en cuenta es que la comunicación no es la misma en una entrevista presencial que en una entrevista online, y los métodos de evaluación más adecuados pueden no ser los mismos en ambas modalidades. Por lo tanto, este es otro aspecto que el equipo de Recursos Humanos deberá adaptar al entorno virtual.

Otra característica importante es el lugar: tanto el equipo de Recursos Humanos como la persona entrevistada deben asegurarse de que realizan la entrevista desde un lugar tranquilo, con buena iluminación, con buen acceso a Internet y que permite transmitir una imagen profesional. 

Las entrevistas online tienen muchas ventajas, tanto para la organización como para los candidatos. Es importante destacar los siguientes aspectos:

• Las entrevistas online proporcionan mayor flexibilidad, puesto que, al no requerir desplazamientos, es más sencillo encontrar un horario conveniente tanto para los candidatos como para el equipo de Recursos Humanos.

• Como consecuencia, también ayudan a reducir el tiempo de contratación, gracias al hecho de que permiten ahorrar tiempo.

• Al tratarse de un proceso más ágil, también supone un ahorro económico.

• Las entrevistas online, junto con el trabajo en remoto o la flexibilidad laboral, resultan beneficiosas para la gestión del talento y ofrecen más posibilidades a las empresas, puesto que no existen limitaciones geográficas.

Por otro lado, las entrevistas online también pueden presentar ciertos retos o desventajas, como son los siguientes:

• La entrevista puede verse afectada por ciertos fallos o errores técnicos. Aunque no es lo más habitual, esto puede ralentizar el proceso y dificultar la entrevista.

• Al tratarse de una entrevista online, el candidato no visita la empresa personalmente, por lo que no obtiene tanta información ni conoce tan bien el entorno como si se tratara de una entrevista presencial.

• La comunicación mediante una videoentrevista no es la misma que cara a cara, lo cual puede afectar la entrevista o hacer que los candidatos no se sientan tan cómodos como en una entrevista en persona.

• En función del entorno donde se realice la entrevista, puede ser más fácil distraerse que cuando se trata de una entrevista cara a cara.

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Para asegurarse de que las entrevistas online son efectivas, es recomendable seguir los siguientes pasos al prepararlas:

1. Llevar a cabo un análisis del puesto de trabajo de la vacante para la cual se realizarán las entrevistas. Esto permitirá conocer con mayor detalle qué requisitos deben cumplir los candidatos.

2. Analizar los currículums recibidos con detalle para identificar a los candidatos cuyo perfil profesional se ajusta mejor a la vacante.

3. Contactar con los candidatos preseleccionados y proponerles una fecha para realizar la entrevista. El equipo de Recursos Humanos también deberá proporcionar información acerca de la herramienta que utilizarán para la entrevista y, en caso de que sea necesario, instrucciones detalladas acerca de su funcionamiento.

4. Preparar la entrevista y decidir las preguntas que ayudarán al equipo a conocer mejor al candidato, evaluar sus capacidades y valorar si su perfil profesional se ajusta a lo que la empresa necesita.

5. Asegurarse, antes de empezar la entrevista, de que la conexión a Internet es la adecuada, el entorno escogido cuenta con buena iluminación y el equipo (el ordenador, la cámara y el micrófono) funcionan correctamente.

6. Durante la entrevista, será indispensable tomar notas para, posteriormente, poder actualizar toda la información de los candidatos. También es importante mostrarse profesional, pero sin ser distante, y dar a los candidatos la oportunidad de compartir dudas y hacer preguntas del puesto de trabajo. 

Personio es una herramienta especializada en tareas de Recursos Humanos que puede resultar de gran ayuda para las empresas durante los procesos de selección de personal, así como en relación con todos los pasos necesarios para digitalizar una empresa.

Este software permite acelerar el proceso de contratación gracias a una serie de funcionalidades y opciones muy variadas, como son las siguientes:

• La publicación de ofertas de empleo de forma sencilla y ágil en más de 600 portales.

• Una actualización eficaz y rápida de las ofertas de empleo de la empresa.

• Una automatización del proceso de selección de personal y un seguimiento mucho más sencillo y eficaz de todos los candidatos.

• La creación de plantillas que permiten realizar evaluaciones justas, así como medir la satisfacción de los candidatos mediante encuestas y, en términos generales, compartir y recibir feedback a lo largo del proceso.

• La agilización de la incorporación de los empleados, lo cual mejora su experiencia, gracias a la centralización de la información y una gestión más eficaz de la formación de los trabajadores.

En definitiva, Personio ayuda a las empresas a optimizar el proceso de selección de personal y contratación y a encontrar a los mejores candidatos, y también beneficia la experiencia de los trabajadores desde su primer día en la empresa.

Existen muchas plataformas distintas para realizar entrevistas online, y la más adecuada dependerá de cada empresa, sus preferencias y las herramientas que utilicen los miembros del equipo en su día a día. Sin embargo, algunas de las plataformas más conocidas para realizar videoconferencias y videoentrevistas son Google Meet, Microsoft Teams o Zoom. Es recomendable escoger una herramienta que sea accesible y sencilla de utilizar para los candidatos.

Algunos consejos que pueden ayudar a proporcionar feedback a los candidatos tras una entrevista en remoto son: no identificar únicamente puntos débiles, sino también destacar los puntos fuertes del candidato; utilizar ejemplos concretos en lugar de un lenguaje demasiado genérico; evitar comentarios subjetivos; emplear un lenguaje claro, conciso y con un tono positivo, y proporcionar el feedback poco tiempo después de la entrevista, ya sea mediante correo electrónico, por teléfono o en una segunda entrevista online.