Entornos colaborativos en las empresas: qué son y cuáles son sus beneficios

Un entorno colaborativo en la empresa es aquel espacio, físico o virtual, que favorece la comunicación y la interconexión entre diferentes empleados, departamentos o miembros de una corporación. 

El objetivo de los entornos colaborativos es favorecer la cooperación como base de un trabajo en equipo que permita un mayor grado de creatividad, innovación y productividad. En los entornos colaborativos hay mayor dinamismo, lo que tiene efectos positivos sobre la motivación y el clima laboral de la empresa. 

Al hablar de entorno colaborativo no hablamos únicamente de un espacio físico. Se trata de crear condiciones laborales que favorezcan la cooperación como base para alcanzar los objetivos de una empresa o departamento.

Por lo tanto, no se debe atender únicamente a cuestiones a nivel físico, pues los entornos colaborativos también pueden generarse de forma online. En consecuencia, un buen entorno colaborativo tendrá los siguientes elementos:

Para crear un buen entorno colaborativo, es fundamental contar con espacios que favorezcan altas dosis de comunicación. 

Debemos fomentar reuniones periódicamente que permitan hacer seguimiento de los trabajos u objetivos que se pretenden cumplir. También para lograr un intercambio de conocimiento que favorezca la resolución de problemas y el cumplimiento de objetivos de la forma más eficiente posible.

En oficinas, debemos tender a espacios abiertos o grandes salas de reuniones que favorezcan esa comunicación inmediata, aunque el desarrollo de plataformas como Slack o Teams permiten mantener un elevado nivel de comunicación en entornos online.

En un entorno colaborativo, todos los miembros tienen que aportar, pero tiene que haber una coordinación, una planificación en la que siempre quede claro qué tiene que realizar cada miembro del equipo. Para esto puede ser útil el empleo de cronogramas.

En línea con lo anterior, debe haber objetivos claramente definidos, tanto a nivel colectivo como individual. Se tiende a pensar que los entornos de trabajo colaborativos difuminan las responsabilidades de cada uno de los miembros, pero con la coordinación adecuada no tiene por qué ser así. 

Otro de los pilares fundamentales de los entornos colaborativos es la confianza. Cuando los procesos están relacionados entre sí, es muy importante generar confianza y saber que el ‘proceso X’ estará listo, para que pueda iniciarse el ‘proceso Y’, con la tranquilidad de que todo se ha desarrollado adecuadamente en el paso anterior.

También hay que tener confianza para que las aportaciones que pretenden fomentarse en este tipo de entornos sean tomadas realmente en consideración, y no con suspicacias o sensación de que puedan limitar la aplicación de una idea propuesta. 

Los entornos colaborativos tienen que seguir reproduciéndose atendiendo a las necesidades de flexibilidad y trabajo híbrido que demandan los trabajadores. 

En consecuencia, tienen que contar con las herramientas necesarias para que la comunicación y el intercambio continúen desde cualquier lugar, además de permitir un seguimiento y actualización constante por parte de todos los miembros del equipo o los departamentos que formen parte de ese entorno colaborativo. 

Cuando se trabaja en este tipo de entornos, las jerarquías deben quedar a un lado. Las mejores propuestas para un proyecto pueden venir de alguien con aire fresco que acaba de entrar en la empresa. No se puede limitar la expresión de ideas de este ni de cualquier otro miembro del equipo simplemente porque no sea un jefe o no tenga cierta responsabilidad. 

Para implementar un entorno colaborativo en la empresa, se deben establecer una serie de pasos que ayudarán a marcar un espacio de trabajo consistente y verdaderamente cooperativo:

1. Aportar y generar confianza. Para implementar un entorno colaborativo debemos generar confianza. Los empleados de la empresa deben estar seguros de que sus aportaciones se tendrán en cuenta. Para ello, hay que evitar desdeñar argumentos, y las valoraciones se deben realizar siempre desde un punto de vista constructivo. Uno de los pilares para crear y generar esta confianza lo encontramos en las evaluaciones de desempeño, que son un proceso realmente útil para este fin.

2. Marcar objetivos claros, tanto a nivel individual como colectivo. Todos tienen algo que aportar en un entorno colaborativo. Pero, al mismo tiempo, todos los miembros tienen sus propios procesos y tareas asignadas, de las que deben responsabilizarse.

3. Asegurarse de que todos aportan, y facilitar la comunicación y las herramientas necesarias para que esta tenga lugar. 

4. Realizar un adecuado seguimiento mediante programas de gestión de proyectos que permitan visualizar el estado de cada uno de los procesos. Este punto es crítico, dado que los entornos colaborativos se aplican en muchos casos a procesos de trabajo en donde hay tareas con diferentes departamentos involucrados, y el resultado final depende de cómo se han ido desarrollando cada una de las fases.

5. Aportar feedback positivo para las grandes ideas y desempeños. El reconocer y premiar las aportaciones de valor fomenta que estas continúen produciéndose.

Los entornos colaborativos generan una serie de beneficios sobre los trabajadores que, al mismo tiempo, repercute positivamente en la empresa. 

Los entornos colaborativos animan a cualquier profesional a participar en la toma de decisiones y a aportar ideas innovadoras para la consecución de objetivos, sea cual sea su cargo dentro del organigrama de la empresa.

Para un empleado es muy importante saber que su opinión cuenta. Esta confianza le permite aportar y no guardarse una idea por temor a represalias o un feedback negativo.

Cuando se fomenta la participación de todos los miembros del equipo, se produce una comunicación que facilita que las ideas surjan. Un mayor número de soluciones y propuestas aumenta la probabilidad de ofrecer la alternativa más adecuada para alcanzar los objetivos de la empresa. 

Los entornos colaborativos agilizan los procesos de comunicación. Una comunicación más fluida evita que ciertos temas queden en el tintero o se ralenticen, por lo que aumenta la productividad. 

Todos pueden observar quién está aportando y en qué medida. Esto anima a seguir haciéndolo para obtener una visibilidad y un reconocimiento por parte de todo el equipo y de los responsables.

Permite a cualquier responsable de equipo detectar rápidamente dónde está el talento. Dado que no hay jerarquías, cualquiera puede aportar su visión y demostrar sus habilidades y conocimientos. Las grandes ideas y el esfuerzo son rápidamente visibles en los entornos colaborativos. 

Los entornos colaborativos producen una cascada de ideas que fomenta la aparición de soluciones a raíz de los planteamientos realizados por todos los miembros del equipo. 

Dado que la comunicación es constante en este tipo de entornos, cualquier miembro del equipo puede conocer que una determinada tarea se ha estancado. 

Quizás otro de los miembros del equipo ya se ha encontrado con una situación similar y sabe cómo resolverla, lo que genera importantes ahorros de tiempo y optimiza tiempo y recursos. 

Los trabajadores tienen varias vías que están alimentando su motivación. No hay jerarquías, lo que permite a los empleados aportar sin complejos y recibir los mismos elogios por sus aportaciones que cualquier otro miembro del equipo. Esto mejora su compromiso con la empresa.

Se avanza más rápido gracias a las aportaciones colectivas, lo que hace sentir a los empleados que son eficientes y productivos. 

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Los entornos colaborativos también tienen ciertas dificultades o barreras. Pueden requerir de inversión económica y tiempo en formación para utilizar nuevas herramientas que les ayudarán a medio plazo en sus procesos. 

Por otro lado, y sin la gestión adecuada, ciertas personalidades pueden sentirse abrumadas ante los avances y aportaciones públicas de otros compañeros. Con este perfil de empleado se produciría el efecto contrario al deseado con la aplicación de un entorno colaborativo: menos participación, desmotivación,…

En relación con lo anterior, un buen entorno colaborativo requiere de un ‘liderazgo silencioso’. Hay un jefe, que debe seguir siéndolo en lo que a coordinación y consecución de objetivos se refiere. Pero, al mismo tiempo, ser lo suficientemente discreto como para no limitar aportaciones porque los empleados tengan miedo a expresarlas de forma natural por estar el jefe delante. 

Por último, no hay que confundir colaboración con falta de responsabilidad sobre las tareas que cada uno tiene asignadas. 

Todos suman en un entorno colaborativo, pero debe quedar claro que cada trabajador es responsable de que sus funciones salgan adelante. Hay que establecer claramente objetivos individuales y colectivos. Por eso es tan necesario asegurar que los procesos de evaluación del desempeño tienen lugar, tanto para corregir tendencias que puedan afectar negativamente al grupo, como para potenciar aquellas que están siendo de gran ayuda.

Las áreas o procesos que más van a explotar las ventajas de un entorno colaborativo son aquellas que exijan la implicación de personas de diferentes departamentos. Existen acciones comunes dentro de todas las empresas que, sin embargo, implican la participación transversal de toda una red representada por varios departamentos. 

Pensemos en lo que implica una venta en cualquier tienda online y los diferentes procesos (y en consecuencia departamentos) que realmente intervienen:

• Marketing. Como captadores del visitante que entra en la web.

• Diseño. Como creadores de la página por la que navega el visitante.

• Ventas. El usuario añade al carrito un producto y procede a su compra. 

• Informática. El ecommerce en cuestión cuenta con diferentes modalidades de pago que han sido configuradas por el equipo de desarrollo informático. 

• Logística. Se ha realizado el pedido y se activa el proceso de envío.

• Comercial. Ha puesto el precio al producto, y contabiliza la venta para llevar un registro de los productos y tendencias más exitosas a nivel de ventas. 

• Postventa y Servicio Técnico. El producto da problemas tras la venta y se activa el Servicio Técnico y Postventa para la resolución de problemas. 

Como vemos, todo está interconectado. En una empresa con un entorno colaborativo, la comunicación y el contacto entre las diferentes áreas deben ser fluidos para detectar posibles mejoras.

Se puede estar dando el caso de que Marketing esté promocionando unas características de un producto que, en realidad, no son el punto más fuerte, lo que está generando devoluciones. 

En un entorno colaborativo, el Departamento de Postventa tendrá información sobre lo que está comunicando Marketing, porque habrá participado en el proceso de creación de los mensajes. De este modo, podrá intervenir cuando detecte la cuestión y proponer proactivamente una alternativa.

En entornos colaborativos, la comunicación y la cooperación resultan claves. 

Cuantos más departamentos o personas están implicados, más necesaria es la utilización de nuevas tecnologías que faciliten la digitalización y automatización de los procesos para que esa cooperación y comunicación tengan lugar de forma ágil. 

Vamos a visualizar un proceso común en muchas corporaciones, y qué puede aportar la tecnología para conseguir un entorno verdaderamente colaborativo con elevadas dosis de comunicación entre departamentos. 

Imaginemos que un empleado se ha levantado por la mañana, se encuentra mal y va al médico, en lugar de acudir a su puesto de trabajo. 

Este proceso implica a cuatro partes: el empleado en sí, su jefe, sus compañeros y al Departamento de RR. HH. 

La tecnología favorece un entorno verdaderamente colaborativo en donde procesos como este se producirán con mayor rapidez y sin errores. Personio es un software de RR. HH. que en un caso como el descrito permite que:

1. El trabajador anote en el portal del empleado su ausencia.

2. Automáticamente, el sistema notifica a todos los miembros del equipo con los que se relaciona habitualmente, es decir, a su jefe y a RR. HH.

3. El empleado en cuestión sube tras su visita al médico el parte de baja, se actualizan las fechas en las que estará ausente por motivo médico, y todos serán automáticamente notificados. 

4. En sistemas de comunicación como Slack se actualiza automáticamente el estado del trabajador a “ausente”. 

Gracias a la tecnología, este proceso que requiere de la intervención de diferentes partes se realiza de forma fluida y rápida, sin necesidad de que nadie pierda tiempo en notificar por email o por teléfono la cuestión. Se mantiene un elevado nivel de comunicación, y se minimiza, además, el riesgo de que alguien olvide avisar a alguna de las partes.

Porque permiten una mejor coordinación de los equipos para la consecución de objetivos. Favorecen una mayor comunicación, lo que permite encontrar soluciones a cierto tipo de problemas o circunstancias que surjan durante el desarrollo de las tareas. 

Además, favorecen la transparencia y animan a la participación, lo que permite reconocer el esfuerzo, la creatividad o la innovación de todos los miembros del equipo, independientemente de su jerarquía. 

Todo ello tiene efectos positivos en la motivación y rendimiento de los empleados, lo que repercutirá en una mayor productividad empresarial y una mejor y más rápida consecución de objetivos.

Sí. La tecnología permite acelerar la comunicación aunque la empresa esté apostando por fórmulas de trabajo híbrido. Se puede fomentar la participación, motivar y realizar seguimiento de los equipos en remoto, sin necesidad de que se encuentren físicamente en una misma ubicación. 

Sí, porque permite a los equipos prevenir errores que se detectan gracias a haber fomentado altos niveles de comunicación, incluso entre miembros de otros departamentos.

Errores que, en algunos casos y de no haberse detectado, podrían haber generado pérdidas importantes o retrasos con impacto en las cuentas de la empresa.