Documento de liquidación y finiquito: ¿qué es y cómo hacerlo? [+Plantilla]

Un documento de liquidación y finiquito es un documento que se presenta por lo general en formato Word o PDF en el que se reflejan los datos del trabajador y de la empresa, además de los conceptos y cantidades que han sido abonadas cuando un empleado deja de trabajar en la organización. Se trata de un documento que las compañías deben entregar siempre al trabajador, independientemente de los motivos que hayan causado su salida, ya sea por decisión propia o por un despido.

Documento liquidación y finiquito [Word]

Confirma la recepción de todos los conceptos incluidos en la liquidación y el finiquito de los empleados con este documento editable

Descarga un documento de liquidación y finiquito

Es importante aclarar que no existe diferencia entre el finiquito y la liquidación, ya que ambos cumplen la misma función. Otro aspecto diferente es que se utilice un documento específico para calcular la cuantía que se debe abonar. En este sentido, no hay que confundirlos con la indemnización que solo se da cuando se produce un despido improcedente u objetivo. 

El documento liquidación y finiquito debe incluir los siguientes datos:

• Fecha y lugar: es necesario reflejar en qué ciudad y día concreto se ha suscrito la firma de este documento.

• Información de la empresa y el empleado: también debe mostrar la información básica del empleado, como su nombre y apellidos y su número de DNI. El nombre de la empresa, según consta en el registro mercantil, también debe aparecer junto al número de CIF. 

• Conceptos incluidos en la liquidación: es imprescindible enumerar los conceptos que se han abonado al empleado como por ejemplo el salario pendiente, las vacaciones no disfrutadas, la parte proporcional de las pagas extraordinarias o la indemnización en caso de que aplique. Junto a todos ellos debe indicarse la cuantía económica a la que ascienden cada una de las partidas.

• Confirmación de pago: en al menos un párrafo debe constar que con la firma de ambas partes, el empleado y la organización, se ratifica que todos los conceptos mencionados han sido abonados y que, por tanto, el trabajador se abstiene de hacer reclamaciones en el futuro. 

• Firma e identificación de los firmantes: por último, es necesario suscribir este documento mediante la firma de las partes implicadas, identificándolas con su nombre y apellidos. También se puede añadir el sello de la empresa y los datos del representante legal de los trabajadores, así como su firma, en caso de que el empleado haya solicitado que esté presente. 

La empresa puede decidir realizar el documento de liquidación y finiquito en Word y entregarlo al empleado de forma impresa o en PDF para facilitar la firma de todos los actores relevantes. 

Como hemos explicado anteriormente, el documento debe ser firmado por todas las partes implicadas: la empresa, el empleado y el representante legal de los trabajadores en caso de que esté presente, en el tiempo y forma que indica la ley.

Sin embargo, es importante aclarar que el empleado puede firmar como “no conforme”. Esto no supone en ningún caso que no acepte el documento liquidación y finiquito sino que se reserva el derecho a realizar reclamaciones e impugnaciones en el futuro. 

La legislación prevé esta fórmula en caso de que haya algún aspecto que el empleado considere que debe reclamar más adelante. Eso sí, cualquier reclamación debe hacerse en un plazo no superior a un año desde la firma del documento de liquidación y finiquito. 

Para agilizar el proceso de creación y firma del documento de liquidación y finiquito, desde Personio hemos creado una plantilla Word que puedes adaptar a las necesidades y características de tu empresa. 

Para comenzar a usarlo solo tienes que descargarlo haciendo clic en la imagen inferior. Recibirás un correo de confirmación con la plantilla que puedes utilizar tanto desde el ordenador como archivo Word u online con cualquier sistema compatible como por ejemplo Google Doc. 

Documento liquidación y finiquito [Word]

Confirma la recepción de todos los conceptos incluidos en la liquidación y el finiquito de los empleados con este documento editable

Descarga un documento de liquidación y finiquito

Su uso es muy sencillo ya que puedes editarlo y eliminar o añadir la información que consideres relevante en función de cada caso. En este caso, se trata de un archivo Word, pero recuerda que puedes transformar  y guardar el documento de liquidación y finiquito en PDF. 

Como hemos explicado anteriormente, el finiquito refleja todos los conceptos que la empresa tiene pendiente abonar cuando un empleado se va de la empresa. En caso de que sea fruto de un despido, entonces habrá que incluir en el finiquito el cálculo de la indemnización correspondiente en función del tipo de despido.

Para calcular el finiquito, es necesario incluir los siguientes conceptos:

• Salarios pendientes de pago: se deben incluir todos los días trabajados hasta la fecha en la que termina la relación laboral y que no hayan sido pagados. Se calcula proporcionalmente según los días trabajados en el mes de la terminación.

• Vacaciones no disfrutadas: hace referencia al número de días de vacaciones que no ha tomado el trabajador y que le corresponden en función de los días trabajados. Se debe abonar la cuantía que corresponda a cada día de vacaciones. 

• Pagas extraordinarias: resulta de la parte proporcional de las pagas extras anuales como la de verano o la de Navidad, que no haya recibido el trabajador. Debe calcularse según el periodo de tiempo que se ha trabajado desde la última paga extra hasta la fecha de terminación.

• Horas extra: este pago corresponde a las horas que se han trabajado fuera del horario habitual y que no se han remunerado. La cuantía dependerá de lo fijado en cada convenio colectivo o concreto. 

• Bonificaciones e incentivos: deberá reflejarse cualquier bonus o incentivo que corresponda al trabajador y que hayan sido acordadas pero aún no se hayan pagado. 

• bonificación o incentivo pendiente de pago al trabajador.

• Indemnización por despido (si aplica): en caso de que se haya producido un despido objetivo o improcedente, la empresa deberá compensar al trabajador con una indemnización según lo estipulado en la legislación laboral vigente y el tiempo que se haya trabajado. 

• Gastos reembolsables: en caso de que el empleado haya incurrido en algún gasto previsto por la empresa y que aún no se haya pagado, deberá abonarse. Esto puede ser por ejemplo en concepto de transporte, viajes de trabajo, cursos de formación, etc. 

• Otros pagos acordados: en caso de que por contrato o convenio se hayan estipulado otro tipo de pagos como primas o comisiones, deberán pagarse en caso de que estén pendientes. 

Si quieres más información sobre cómo realizar este cálculo, te invitamos a consultar este artículo sobre qué es y cómo funciona el finiquito en el que se incluyen ejemplos prácticos. 

Tanto los documentos relacionados con el personal de una empresa, como las nóminas o los conceptos que deben abonarse cuando finaliza un contrato de trabajo, pueden gestionarse de manera manual. Sin embargo, esto implica una mayor cantidad de tareas administrativas y de tiempo que recae por lo general en el departamento de RR. HH. o en los responsables de equipo.

Para agilizar ambos aspectos, así como tener una base de datos de empleados actualizada en tiempo real, lo más recomendable es utilizar un software de RR. HH. capaz de agilizar los procesos más importantes de esta área. 

De esta manera se puede optimizar, entre otros aspectos la gestión de nóminas y la terminación de contratos. Un software de estas características permite calcular automáticamente las nóminas e integrar datos relevantes como las horas trabajadas, las ausencias o las bonificaciones, entre otros aspectos. De igual modo, se puede determinar a cuánto asciende el pago de la liquidación y evitar errores para cumplir con la normativa vigente.  

Para ver estas y otras funcionalidades puedes reservar una demo con nuestro equipo o probar nuestro software gratuitamente durante 14 días, sin necesidad de introducir tus datos bancarios.