Digitalizar una empresa: guía paso a paso

La digitalización es el uso de las nuevas tecnologías para agilizar ciertos procesos habituales en la empresa. 

Pensemos en un empleado del Departamento Financiero que tiene que realizar una factura. Recibe un correo electrónico del Departamento de Ventas con los productos que ha vendido a un cliente. 

El empleado abre un excel con la plantilla de facturas de su empresa y: 

• Inserta manualmente los datos del cliente (con el riesgo de errores tipográficos).

• Añade conceptos según productos y cantidades que le ha enviado Ventas.

• Convierte el documento en PDF.

• Envía la factura por correo electrónico al cliente.

Después, anota la operación en su libro de contabilidad, desgranando neto, impuestos, y cualquier otra información que exija la normativa fiscal.

En una empresa digitalizada, el comercial ha subido a una plataforma centralizada los datos del pedido del cliente. El sistema, automáticamente, ha generado la factura, la ha enviado al cliente y ha anotado la operación en el libro contable. 

Este empleado puede ahora dedicar esta enorme cantidad de tiempo que se ahorra a negociar mejores condiciones de financiación para la empresa, aportar documentación para acceder a una subvención o analizar fórmulas para optimizar costes en suministros.

Tomando como ejemplo el caso descrito, es posible extraer las ventajas y beneficios de la digitalización:

• Ahorro de tiempo. Todo proceso manual, repetitivo, diario y mecánico puede digitalizarse. Tareas que, por tener esas características, consumen mucho espacio de una jornada laboral. Al automatizarlas o agilizarlas, estamos ahorrando tiempo que podemos dedicar a otras cuestiones de valor. 

• Desarrollo del talento. Esas tareas manuales y mecánicas limitan el potencial de los empleados con talento. La digitalización permite a los trabajadores brillar, al tener tiempo para iniciar tareas que aporten valor. Esto contribuye a la gestión del talento.

• Motivación. Un trabajo más dinámico y que permite desarrollar todo el potencial es un clima laboral más motivante. 

• Aumento de la productividad laboral. El ahorro de tiempo permitirá que los empleados puedan realizar más acciones en las mismas horas de trabajo. Pero, además, el proceso en sí también se ejecuta con más agilidad. En el ejemplo dado, tanto la factura, el envío a cliente y el apunte contable se realizan de una forma mucho más rápida que si se hiciera manualmente.  

• Más eficiencia. Se reduce  el riesgo de errores, por lo que los procesos son más eficientes. El empleado del ejemplo puede, por error, escribir mal el correo electrónico del cliente. Esto generará, posteriormente, una nueva gestión manual: búsqueda de la factura antigua que solicita el cliente, y nuevo reenvío de correo con el adjunto correcto.

• Más información, a la que se accede más rápido y de forma más ágil. La digitalización permite recopilar multitud de datos que se almacenan automáticamente y que pueden ser consultados desde cualquier parte y en cualquier momento. Información útil que fomentará una toma de decisiones más acertada, al basarse en datos reales y actualizados.

Existen múltiples acciones que sirven para digitalizar las empresas. A continuación se analizan algunos de los ejemplos más comunes.

A día de hoy, no es válido contar con una web ‘escaparate’. La competencia es tal que tener una web simplemente con nuestra información, servicios, precios o datos de contacto es algo obsoleto. 

Una web de una empresa digital debe ser una entidad viva, conectada a otras aplicaciones y que agilicen el traspaso de datos y flujos de trabajo entre departamentos.

Un ejemplo: la web de una empresa tiene que incorporar la venta online de sus productos. Al generarse una compra, el sistema envía una notificación a Logística para que inicie el proceso de envío al cliente con la información del pedido. A su vez, dicho sistema genera una factura que se enviará a Ventas y al propio cliente automáticamente, además de insertarse en el asiento contable correspondiente. 

Todo ello sin intervención humana, gracias a una página web verdaderamente digital e integrada con otras aplicaciones y funcionalidades de la empresa.

En España, el Estado ha creado una iniciativa llamada “kit digital” para ayudar a las empresas a crear su propia página web mediante ayudas.

Una empresa digitalizada permitirá el teletrabajo en la medida de sus posibilidades y, además, facilitará su implementación. El talento reclama flexibilidad laboral. Los empleados ya no priorizan el salario por encima de cualquier cuestión, como advierte el informe ‘La Gran Reevaluación’. 

Esta modalidad de trabajo permite que los trabajadores realicen sus funciones desde cualquier lugar. Esto implica un alto nivel de digitalización, con acceso a aplicaciones seguras y en la nube.

Pero también es importante actualizar los derechos de los trabajadores acorde a las nuevas tecnologías, como el derecho a desconexión digital.

El Internet de las cosas o IoT es un proceso de digitalización en el que se utilizan sensores para recopilar información y automatizar ciertos procesos en base a ella. 

Por ejemplo, en una bodega se pueden implementar sensores de temperatura. Estos activarán sistemas de refrigeración para conservar adecuadamente el vino en el caso de que se detecte un ascenso de las temperaturas por encima de lo recomendado. 

Todo ello, una vez más, sin intervención de ningún profesional y actuando en algo crítico que podría afectar gravemente al negocio.

Se trata de una modalidad de inteligencia artificial en el que las máquinas aprenden cómo actuar por sí solas frente a determinadas situaciones que afectan al negocio. 

Con esta tecnología, y gracias a la recopilación de datos sobre ubicaciones, hábitos de compra, perfil de usuario, etc., una cadena de franquicias podría conocer con antelación cuáles serán los productos más demandados en cada una de sus tiendas, y favorecer así una mejor planificación interna y optimizar procesos y costes a nivel logístico.

Lo consigue gracias al autoaprendizaje de estos sistemas, que ‘beben’ de toda la información recibida para establecer patrones que permiten anticipar acciones empresariales necesarias para generar más ventas o cualquier otro objetivo corporativo.

Los itinerarios formativos en las empresas deben ser también completamente digitales. Dentro de la política de flexibilidad y crecimiento continuo, incorporar cursos on-line permite a los empleados desarrollar nuevas habilidades desde cualquier lugar y en cualquier momento. 

También se agiliza la resolución de dudas, lo que permite optimizar los tiempos de estudio y adquirir esas nuevas habilidades con mayor agilidad.

Con la utilización de esta tecnología es posible firmar y dar validez legal a documentos a distancia, de forma totalmente fiable y segura. Personio, por ejemplo, incorpora la firma digital de contratos, lo que permite agilizar los procesos de contratación y onboarding y onboarding digital, además de enriquecer la imagen de marca como empleador.

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Lo primero es analizar qué soluciones de digitalización hay implantadas en su mercado y en la propia empresa. Después habrá que detectar necesidades y plantear soluciones tecnológicas que podrían solventarlas. 

El proceso de implementación, la formación y el seguimiento serán las fases finales en una digitalización adecuada.

Las empresas tienen que analizar el grado de digitalización de sus competidores, qué procesos demandan sus clientes y qué oportunidades podría ofrecer la transformación digital para crecer en el mercado en el que actúan.

Deben analizarse el mercado y la competencia, pero también hay que incorporar un proceso introspectivo que determine qué acciones necesitan ser agilizadas y qué se podría optimizar. En definitiva, un análisis que establezca qué se puede mejorar en el modelo de negocio gracias a la digitalización. 

Con las necesidades detectadas, se debe realizar un brainstorming por departamentos, en donde se evalúe qué procesos se pueden mejorar con la digitalización y qué tecnología sería la más adecuada para ello. 

En esta fase, resulta importante contar con el apoyo o consultoría de personal especializado en digitalización,, como una asesoría digital, para que guíe estas sesiones. 

La empresa y los responsables de departamento empiezan en esta fase a perfilar qué es realmente digitalizable, qué beneficios aportaría y cómo se hará. Y, para ello, es necesario contar con la presencia y conocimientos de expertos que aporten información y consejos para tomar la decisión más adecuada.

Las corporaciones establecerán aquí un calendario asumible de implantación de tecnologías y procesos, que sea compatible con la actividad habitual de la compañía.

En esta fase es importante que las soluciones escogidas permitan:

• Implementaciones rápidas.

• Importaciones fáciles. En muchas ocasiones, el proceso de digitalización implica el trasvase de datos a nuevos formatos. Por ejemplo, de Excel a plataformas digitales que agilizarán los procesos. Dichas soluciones deben permitir la importación de datos de forma ágil.

• Implantación fluida. Que la entrada de la nueva herramienta no limite o imposibilite el desarrollo de las tareas diarias.

La apertura de cualquier proceso de digitalización debe incluir la implantación de un CRM, pues es uno de los centros de datos más relevantes, que permite interconectar acciones de diversos departamentos y, en consecuencia, automatizarlas. 

Las siglas CRM vienen de customer relationship management, que traducido significa “gestión de relaciones con el cliente”. 

Este tipo de sistemas permiten, por ejemplo, conocer qué franja de edad es la que más compra un determinado producto. Todo al instante y, si es necesario, desglosado por sexo del comprador, época del año o tipo de producto. Con un CRM, la empresa también puede saber qué productos están generando más reclamaciones por parte de los clientes, también de forma muy ágil.

Información, en definitiva, muy relevante para la toma de decisiones.

Llegó la hora de poner en marcha las plataformas y herramientas elegidas. La empresa debe iniciar el proceso de automatización de acciones que, con anterioridad, se realizaban manualmente. 

Es necesario abrir una primera fase en entorno de pruebas, para ver que todo funciona correctamente. Después, pasaríamos al entorno real, priorizando la automatización de tareas que:

• Más tiempo exigen.

• Más pequeñas gestiones requieren.

• Más se repiten.

• Más recursos humanos implican.

• Más áreas de la empresa intervienen en el proceso.

Imagina un Departamento de RR. HH. y un proceso de solicitud de vacaciones no digitalizado:

1. Juan se coordina con sus compañeros para ver cuándo puede coger vacaciones. 

2. Tras ello, pide a su jefe las vacaciones.

3. Su jefe comprueba que, en efecto, la solicitud es compatible con el día a día del departamento. 

4. El jefe le dice a Juan que puede cogerse esos días de vacaciones. 

5. Juan envía un correo electrónico a RR. HH. con copia a su jefe, pidiendo los días de vacaciones.

6. RR. HH. pide aprobación al jefe.

7. El jefe la concede.

8. RR. HH. anota en su calendario las vacaciones de Juan. 

9. Envía un correo a Juan confirmando sus vacaciones, y añade en copia a su jefe.

10. Juan actualiza su calendario para que el resto de compañeros tengan constancia de que estará fuera. 

11. El jefe actualiza su calendario para saber que Juan no estará disponible en las fechas solicitadas. 

En un Departamento de RR. HH. digitales el proceso sería:

Juan entra en el portal de empleados.

1. Revisa los calendarios de otros compañeros para ver cuándo puede coger vacaciones.

2. Señala en su calendario los días que quiere de vacaciones.

3. RR. HH. y jefe reciben una alerta con la solicitud.

4. Al aceptarla, el sistema envía automáticamente confirmación de vacaciones a todas las partes interesadas y, también de forma automática, añade toda la información a los calendarios de RR. HH., jefe y empleado.

En esta última fase tenemos que formar a los empleados en el uso de las nuevas herramientas y procesos. Es muy relevante también realizar una formación pedagógica, no solo técnica. 

Es decir, si la empresa ha habilitado estas soluciones es para que se utilicen. Es importante que los empleados adopten estas nuevas formas de trabajo con una actitud proactiva y comprendan que ellos son los primeros beneficiados con el cambio, aunque exija un pequeño periodo de adaptación. 

Favorecer la resiliencia en esta fase es clave para que el proceso sea lo más eficiente posible.

Con el paso del tiempo, se deben repetir sesiones de formación que sirvan para actualizar conocimientos y aprender nuevas funcionalidades creadas a partir de actualizaciones y mejoras en las soluciones implantadas. 

En el caso de Personio, cada mes se presentan nuevas integraciones que permiten ampliar aún más las funcionalidades y uso de la plataforma.

Este tipo de ‘formaciones a posteriori’ pueden ser incluso útiles para el propio desarrollador de producto. Personio, de hecho, mantiene un estrecho contacto con sus clientes para conocer sus demandas, qué soluciones necesitan y cómo podría ser más útil para ellos la plataforma. Este contacto constante y directo permite presentar las mejoras que realmente necesita la empresa digitalizada. 

Una empresa pequeña tiene que seguir cuatro pasos: analizar, elegir, implantar y medir. En la primera fase, analiza sus necesidades. En la segunda, evalúa qué soluciones serían las más adecuadas para esos requerimientos. En tercer lugar, las implanta. Por último, hay que medir el grado de aceptación y posibles mejoras. Te dejamos una guía con las competencias digitales básicas que podrías necesitar en tu empresa.

La digitalización debe ser un ‘estilo de vida’ de la empresa, una filosofía e incluso un valor de su cultura empresarial. Una vez dado el paso, los procesos siempre serán digitales, dados sus beneficios a todos los niveles. 

Sí es importante el tiempo que tarda una solución en implantarse en el entorno de trabajo real de la empresa, que debe ser lo más corto posible. 

Sí. Digitalizar procesos implica, por ejemplo, la ejecución de tareas y gestiones de forma telemática. Esto reduce desplazamientos y, en consecuencia, se reduce también la huella de carbono. 

Otro ejemplo común de digitalización que favorece la sostenibilidad es la reducción de uso de papel.