Dietas de viaje: toda la normativa de un solo vistazo

Las dietas de viaje son retribuciones salariales que sirven para compensar los gastos que tiene un empleado por un desplazamiento o viaje de negocios. Es decir, gastos de la estancia del trabajador en otro municipio fuera del habitual y lejos de su vivienda. Entrarían aquí la  manutención, el transporte o el alojamiento en sí.

En las dietas de viaje se incluyen diferentes conceptos. Aquellos a los que tiene que hacer frente un empleado a desarrollar su actividad fuera del lugar de trabajo. Por cada concepto se establece un importe, que depende del convenio colectivo de la empresa. 

Todos aquellos gastos por alimentación. Es decir, desayuno, comida y cena, o la adquisición de un alimento puntual. Se diferencia entre media dieta y dieta completa, en función de si se pernocta fuera o no. Los gastos de manutención no cuentan para la base de cotización del trabajador. También están exentos de ser declarados como ingresos en el IRPF del empleado, siempre y cuando no se sobrepasen las siguientes cantidades:

• Media dieta en España (cuando no se pernocta): 26,67 € / día.

• Media dieta en el extranjero: 48,08 € / día.

• Dieta completa en España (cuando se pernocta en destino): 53,34 € / día.

• Dieta completa en el extranjero: 91,35 € / día. 

Es importante destacar que la normativa no permite el uso de cheque gourmet, ticket restaurante o vales de comida cuando se trate de desplazamientos fuera del municipio.

Para el alojamiento, ya sea en hotel u otra modalidad, no hay límite de dinero. Para que la empresa cubra los gastos, solo hay que guardar la factura correspondiente. 

Se incluye todo tipo de transporte, público y privado. Desde billetes de avión hasta taxis, combustible, mantenimiento, etc. En caso de utilizar transporte público, el gasto cubierto y exento en el IRPF sería aquel que estuviera dentro de 0,19 € por kilómetro, además de los peajes y el aparcamiento. Para el transporte público, hay que solicitar factura para justificar el gasto. Hay que tener en cuenta que es un gasto que se tiene en cuenta cuando es un municipio diferente y la estancia es inferior a 9 meses.

Las dietas por viajes no se incluyen dentro del salario, ya que es un concepto extrasalarial. Todos los gastos de viaje deben aparecer reflejados en la nómina. Se deben incluir en el apartado de ‘devengos’ y en ‘percepciones no salariales’. Es un concepto que no cotiza ni tributa en el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF), salvo que excedan las cantidades establecidas por la Agencia Tributaria, anteriormente citadas. 

Para recibir las dietas por viaje de trabajo, hay que reunir las facturas correspondientes donde aparezca reflejada la fecha, el precio y el motivo (este último en caso de los desplazamientos).

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Calcular las dietas de viaje es sencillo. Solo es necesario recopilar las facturas correspondientes a la comida, el alojamiento y el transporte. Por cada uno de ellos se suman todas las cantidades.

El concepto de dieta que exige más cálculo es el del transporte cuando se utiliza un vehículo propio. Por cada kilómetro corresponden 0,19 €. 

En un ejemplo práctico, supongamos que un empleado ha realizado 350 kilómetros de ida y 350 de vuelta. Además, ha hecho uso de un peaje por importe de 15 € y ha pagado un parking en el centro de la ciudad con motivo de una reunión por otros 15 €.

700 km x 0,19 € = 133 € 

133 € + 15 € de peaje + 15 € de parking = 163 euros de dieta de transporte

Además, a la hora de pagar los impuestos es importante contabilizar correctamente los gastos. Para ello, se utilizan principalmente: 

• Cuenta 627, ‘publicidad, propaganda y relaciones públicas’. Se utiliza para los gastos de dietas, donde se incluyen el alojamiento y la alimentación. 

• Cuenta 629, ‘otros servicios’. Permite contabilizar otros gastos de viaje. Se incluye principalmente el desplazamiento. Por ejemplo, los peajes. 

Existen dos formas de abonar las dietas a los trabajadores. Una opción es hacerlo por adelantado, en cuyo caso se estima la cantidad a gastar. Posteriormente, con los tickets y facturas se calcula el gasto total. Si es más, la empresa abona lo que falta al trabajador. Si es al revés, el empleado devuelve el exceso a la empresa. 

Otra forma de abonar las dietas es hacerlo tras el desplazamiento. Es decir, el empleado se hace cargo de los gastos y, tras finalizar, se calcula el importe para que la empresa lo abone. En este caso, también es necesario guardar tickets y facturas para calcular el gasto total. 

La segunda opción es la más extendida. Además, tras el cálculo de los gastos, el empleado ve reflejada la dieta en la nómina. Aunque no forme parte del salario, aparece reflejada en la sección de devengos como percepciones no salariales. 

Las dieta de viaje afectan de forma diferente a la empresa y al empleado:

• Las dietas de viaje no cotizan a la Seguridad Social para el empleado.

• El empleado no tiene que declarar en el IRPF las dietas de viaje, siempre y cuando no excedan los límites establecidos. 

• La empresa puede deducir las dietas de viaje en el impuesto de sociedades (IS) y en el impuesto sobre el valor añadido (IVA).

• Para deducirse el IS tiene que cumplir una serie de requisitos. Debe demostrarse que el desplazamiento se realizó por causas laborales que tienen que ver con la actividad de la empresa y que sirvió para generar ingresos o, al menos, intentarlo. La ley no permite en ningún caso incluir aquí un viaje por turismo.

Las dietas de viaje están exentas si no exceden del límite establecido por la Agencia Tributaria. 

• Transporte. Si es transporte público está cubierto en su totalidad. Si es privado, 0,19 € por kilómetro. 

• Alojamiento. Con noche, 53,34 € / día, y sin noche, 23,67 € / día dentro de territorio español. En el extranjero la cuantía aumenta: con noche 91,35 € / día y sin noche 48,08 € / día.

• Manutención. Está cubierta en su totalidad. 

La empresa es quien se hace responsable del pago de impuestos, tanto del impuesto de sociedades (IS) como del impuesto sobre el valor añadido (IVA).

Los empleados, por su parte, no tienen que declarar el IRPF si las dietas no exceden de los límites mencionados anteriormente. 

Ambos conceptos hacen referencia a los gastos que tiene un trabajador cuando tiene que desplazarse de su lugar habitual de trabajo para desarrollar su actividad. Las dietas incluyen la manutención o el alojamiento, pero podría haber otros gastos necesarios e inesperados durante el viaje que, con la justificación pertinente, podrían ser considerados. Por ejemplo, alquilar una sala de reuniones en destino para la consecución de un posible cliente.