¿Qué son los devengos de la nómina y cómo se calculan?

Los devengos en el cálculo de una nómina son la totalidad de los conceptos por los cuales un empleado tiene derecho a percibir una remuneración económica por su trabajo. Estos devengos pueden incluir el salario base, horas extras, comisiones, bonificaciones, incentivos salariales u otros tipos de compensaciones que se acuerden entre el empleado y el empleador. Los devengos forman la base sobre la cual se calculan las deducciones y retenciones pertinentes, como impuestos, cotizaciones a la Seguridad Social u otras obligaciones legales.

Existen dos tipos generales de devengos: salariales y no salariales. Dentro de cada uno de estos tipos hay varios subtipos frecuentes.

Este tipo de devengo se refiere a aquellas retribuciones económicas que recibe un trabajador. Pueden ser en dinero o en especie y cotizan a la Seguridad Social. Los siguientes conceptos suelen ser los más frecuentes a la hora de registrar devengos salariales:

• Salario base: es la cantidad fija pactada entre el empleador y el empleado como compensación por el trabajo realizado durante un periodo determinado, por lo general mensual, semanal o diario. Es la parte central del ingreso de un trabajador y suele estar establecido en el contrato laboral.

• Horas extras: son las horas trabajadas fuera de las horas regulares estipuladas en el contrato laboral. Estas horas suelen pagarse a un valor superior al de la hora regular.

• Comisiones: son pagos que recibe un empleado en función de las ventas o negocios que haya realizado. Suelen ser un porcentaje sobre el valor de las ventas realizadas por el empleado y pueden formar parte importante de la remuneración total, especialmente en sectores como ventas o servicios.

• Bonificaciones: son pagos adicionales que el empleador otorga al empleado por alcanzar ciertos objetivos o metas predefinidas. Pueden ser tanto individuales como colectivas y sirven como incentivo para aumentar la productividad y el rendimiento del personal.

• Salario en especie: son otro tipo de retribución que puede recibir un trabajador en forma de bienes o servicios, ya sean vales de comida, servicios de guardería o medicina, entre otros.

Este tipo de devengos suelen estar estrictamente relacionados con los gastos ocasionados por el trabajo. No cotizan a la Seguridad Social y suelen aparecer como “Otros gastos” cuando se calcula el devengo. Los gastos más frecuentes son:

• Suplidos: son aquellos gastos que el trabajador ha tenido que suplir durante sus horas de trabajo y que se deben devolver. Por ejemplo, gastos de viaje que ha tenido que utilizar.

• Prestaciones de la Seguridad Social: percepciones que recibe el trabajador si se encuentra incapacitado temporalmente.

• Indemnizaciones: se contemplan las indemnizaciones más frecuentes, como por traslado o indemnización por despido.

• Dietas o alojamiento: si el trabajador debe hospedarse en otro sitio por cuestiones laborales, se le debe remunerar por el hospedaje y alimentación.

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Para calcular los devengos salariales de una nómina, es importante seguir un proceso estructurado. Hemos creado una guía básica para realizar el cálculo.

Primero, es necesario identificar todos los devengos que corresponden al empleado para el periodo de pago en cuestión. Se deben identificar los dos tipos generales de devengos y sus subtipos: el salario base, horas extras, comisiones, bonificaciones, incentivos y otros pagos adicionales acordados.

Para cada tipo de devengo identificado, se deben obtener los datos necesarios para el cálculo. Por ejemplo:

• Salario base: la cantidad fija acordada por el periodo de pago.

• Horas extras: número de horas extras trabajadas y el valor de la hora extra según la legislación o acuerdo vigente.

• Comisiones: el porcentaje o cantidad específicos de las ventas realizadas por el empleado.

• Bonificaciones e incentivos:  cantidad de las bonificaciones o incentivos que se otorgarán al empleado.

Una vez obtenidos los datos necesarios, procede a calcular cada subtipo de devengo por separado:

• Ejemplo de cálculo de horas extra: multiplica el número de horas extras trabajadas por el valor de la hora extra.

• Ejemplo de cálculo de comisiones: multiplica la cantidad total de ventas realizadas por el porcentaje de comisión acordado.

• Ejemplo de cálculo de bonificaciones: suma el monto de las bonificaciones que correspondan al periodo.

Una vez calculados los dos tipos de devengos por separado, se suman las cantidades obtenidas. Este total representa el monto total de devengos salariales que debe recibir el empleado en el periodo de pago.

Verifica que todos los cálculos sean correctos. Luego, recomendamos registrar estas cantidades de devengos salariales y no salariales detalladamente en la nómina del empleado, junto con cualquier otra información relevante, como deducciones, impuestos y el salario neto a pagar.

Para evitar errores en el cálculo de los devengos salariales en una nómina, recomendamos seguir algunas buenas prácticas como:

• Mantener los registros actualizados. Nos referimos a toda la información sobre los datos del empleado, como el salario base, horas trabajadas, comisiones y bonificaciones.

• Utilizar fórmulas y herramientas automatizadas. Emplear un software de nóminas como Personio u hojas de cálculo con fórmulas predefinidas para calcular automáticamente los devengos. Esto reduce errores manuales y garantiza precisión.

• Revisar los datos de entrada. Verificar que los datos ingresados para el cálculo sean correctos y estén completos.

• Familiarizarte con las leyes vigentes para asegurar que los cálculos de devengos cumplan con los requisitos legales.

• Realizar una verificación cruzada con otra persona para detectar posibles errores antes de finalizar la nómina.

• Mantener un registro detallado de los cálculos realizados y las fuentes de datos utilizadas para cada periodo de pago.

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• Cálculo automático de nóminas: Personio permite configurar fórmulas y reglas específicas para el cálculo automático de devengos, incluyendo salario base, horas extras, bonificaciones, comisiones y otros conceptos variables.

• Integración con asistencia y tiempo: puede integrarse con sistemas de control de presencia para capturar automáticamente las horas trabajadas y aplicarlas en el cálculo de nóminas.

• Centralización de la información: permite almacenar de manera segura y centralizada todos los datos relevantes de los empleados necesarios para el cálculo de nóminas.

• Generación de reportes y documentación: facilita la generación de reportes y documentos necesarios para auditorías y cumplimiento normativo.

• Adaptación al crecimiento empresarial: es escalable y se adapta fácilmente al crecimiento de la empresa, gestiona de manera eficiente un mayor número de empleados y complejidades en los cálculos de nóminas.

No es lo mismo el término ‘devengo’ que ‘deducciones’. Los devengos se refieren a los conceptos por los cuales un empleado recibe remuneración (como salario base, bonificaciones, etc.), mientras que deducciones son los montos que se restan del salario bruto de un empleado (como impuestos, seguros sociales, etc.).

Los devengos extraordinarios son aquellos ingresos adicionales que recibe un empleado de manera eventual o no recurrente, como gratificaciones extraordinarias, premios por desempeño excepcional o cualquier otro tipo de compensación que no forma parte regular del salario base o los beneficios habituales.

Los devengos afectan la nómina final del empleado al incrementar la cantidad total que recibirá por su trabajo. Incluyen el salario base, horas extras, comisiones, bonificaciones y otros pagos adicionales acordados, lo que contribuye al salario bruto antes de aplicar las deducciones como impuestos y seguros sociales.