Cuadrantes de trabajo: ¿cómo debe hacerlos una empresa?

Un cuadrante de trabajo es una tabla que recoge los turnos de los empleados de una empresa. El objetivo es planificar y organizar los recursos humanos en función de los tramos horarios a cubrir.

Con esta herramienta, la empresa puede organizar sus tareas en base a los miembros del equipo que estén activos en cada momento. 

Cuadrante mensual en Excel

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Para elaborar un cuadrante de trabajo, debemos utilizar un diseño sencillo y fácil de entender, de manera que cualquier profesional o responsable entienda en un simple vistazo qué profesionales están disponibles en cada momento. 

El formato habitual con el que se elaboran los cuadrantes de trabajo es una tabla. En la primera fila de la tabla tendremos los días de la semana. A partir de aquí se abren dos opciones para la primera columna:

• Ubicar el nombre de los trabajadores.

• Establecer las horas del día dentro del horario laboral establecido

En el primer caso, en las celdas interiores de la tabla se escribirá el turno asignado a ese trabajador en ese día (mañana, tarde o noche, por ejemplo). Si se utiliza el segundo modelo, en el interior encontraremos los nombres de los empleados. Vamos a verlo con unos ejemplos reales.

Para elaborar el cuadrante de forma correcta, debemos incluir el nombre de los empleados que entran en esos turnos. En el caso de que se trate de un grupo numeroso o que se desee proteger la privacidad o información por motivos legales o de seguridad se pueden utilizar códigos. 

En este caso, solo los responsables de equipo tendrán acceso a la persona que hay detrás de cada código, por si fuera necesario realizar alguna modificación.

Para facilitar la comprensión visual y agilizar cualquier consulta, pueden atribuirse colores a cada uno de los empleados o a los tramos horarios. De este modo, tanto ellos mismos como los responsables pueden corroborar rápidamente quién está disponible en cada momento.

Por último, debes establecer los días de la semana o del mes. Todo dependerá de si necesitas tener una visión a largo plazo, o a corto. Dependiendo de las circunstancias, conviene usar la versión semanal o mensual.

En cualquier caso, es recomendable destacar de algún modo los festivos o días con horarios especiales, por si es necesario acotar horarios o profesionales en determinadas fechas. 

No hay obligación legal de contar con un cuadrante de trabajo. Las dos cuestiones relacionadas que sí son obligatorias son:

• Colgar el calendario laboral anual en un lugar visible, para que todos los empleados conozcan los festivos de los que disponen a lo largo del año.

• Realizar un registro horario de la jornada que la empresa deberá conservar durante cuatro años. Para ayudarte con esta tarea, puedes emplear un software de registro de jornada laboral como el de Personio.

El cuadrante de trabajo con turnos rotativos puede utilizar el mismo formato que hemos visto hasta ahora. La única condición específica en los turnos rotativos es:

• Que el turno que hoy tiene asignado el TRABAJADOR A pase a ser el que tenga mañana el TRABAJADOR B.  

• Que el turno que hoy tiene asignado el TRABAJADOR B pase a ser el que tenga mañana el TRABAJADOR C.  

• Que el turno que hoy tiene asignado el TRABAJADOR C pase a ser el que tenga mañana el TRABAJADOR A.  

• Y así sucesivamente y en bucle. 

• Este tipo de turnos son aún más fáciles de configurar, pues siempre siguen la misma lógica. 

• Aunque es reiterativo, conviene plasmar todo en un cuadrante de trabajo de turnos rotativos con el objetivo de que cualquier profesional o responsable conozca quién se encarga de las funciones a cubrir en un determinado momento.

La transformación digital ha servido para facilitar la organización de los turnos de trabajo y la gestión de los cambios en los cuadrantes.

Las empresas que no cuenten con software de RR. HH. deben gestionar estos cambios del siguiente modo:

1. Juan quiere cambiar su turno de tarde del próximo jueves por el de mañana.

2. Juan busca quién tiene asignado el turno de mañana del próximo jueves.

3. Juan contacta con la persona (MARÍA) y le propone el cambio de turno.

4. MARÍA consulta si puede o no aceptar el cambio.

5. MARÍA contacta de nuevo con Juan, para informarle de que acepta el cambio de turno.

6. Juan y / o MARÍA informan al responsable del departamento de su intención de cambiar de turno.

7. El responsable muestra su conformidad y modifica el cuadrante de trabajo.

8. El responsable informa del cambio al Departamento de RR. HH., a quien envía el nuevo cuadrante de trabajo.

9. RR. HH. anota en sus registros el cambio horario, y comprueba que, en efecto, no hay ninguna cuestión que impida ese cambio (por ejemplo, que no se estén respetando los periodos mínimos de descanso que marca la ley).

Todo este proceso se agiliza en el caso de empresas digitalizadas que sí cuenten con soluciones de gestión de personal. Como veremos, se automatizan todos los trámites, lo que permite ahorrar enormes cantidades de tiempo que se pierden en tareas administrativas de poco valor.

1. Juan quiere cambiar su turno de tarde del próximo jueves por el de mañana. 

2. Lo solicita en el portal del empleado.

3. Automáticamente MARÍA (el sistema sabe que ella tiene actualmente el turno de mañana el jueves) y el responsable de equipo reciben un mensaje solicitando aprobación para el cambio.

4. En un clic, ambos aceptan el cambio, que se actualiza automáticamente en el cuadrante de trabajo del equipo y en la información de RR. HH., quien da el visto bueno automático, pues el sistema no detecta anomalías legales en la distribución propuesta.

Planilla de turnos rotativos de lunes a domingo para 4 personas

Crear un cuadrante horario para al menos 4 empleados gracias a esta plantilla de turnos rotativos

Descarga una plantilla de turnos rotativos para 4 personas

Para hacer un cuadrante laboral necesitamos los nombres de los empleados, el horario que los profesionales deben cubrir y los turnos que realizará cada trabajador. 

Esta información se traslada a la tabla o cuadrante en cuestión, que cuenta con celdas que señalan o bien los tramos horarios, o bien el turno (mañana, tarde, noche) a cubrir por cada empleado en cada fecha.

Los turnos de trabajo dependerán de la empresa, su actividad y sus necesidades. Pueden ser turnos de mañana, tarde o noche. Pero también puede realizarse cualquier distribución horaria que sea conveniente para desarrollar las funciones. 

La ley establece que el promedio máximo que se puede trabajar a la semana es 40 horas. Hay que tener en cuenta, además, que la jornada laboral en un único día nunca puede superar las nueve horas. 

Dentro de estos límites, las horas laborales diarias pueden ser las que establezca la empresa en función de sus necesidades de negocio, y previa aceptación del empleado en el contrato laboral.