Cuadrante vacaciones: ¿cómo crearlo? [+Plantilla gratuita]

Un cuadrante de vacaciones es un calendario en el que se reflejan los días de ausencia para cada empleado dentro de una organización. Por lo general, un cuadrante también muestra si los empleados están de baja por cuestiones médicas, por asuntos propios o por otras causas. Funciona como una herramienta de planificación para gestionar y coordinar las vacaciones entre los equipos. 

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De esta forma, los responsables de RR. HH. y los managers, pueden distribuir de forma equitativa los días de descanso sin que la productividad de la empresa se resienta y cumplir con la política de vacaciones de la empresa. De igual modo, supone una ayuda para cumplir con los descansos laborales obligatorios que la normativa contempla.

Los cuadrantes de vacaciones pueden tener varios formatos, como por ejemplo un documento Excel, en Word o digital a través de un software de gestión de ausencias con el que automatizar la solicitud y aprobación de días libres. 

Tener un cuadrante vacaciones simplifica notablemente la gestión de las ausencias y ofrece una serie de ventajas, tanto para el área de RR. HH., como para los empleados y el conjunto de la organización. Los beneficios más destacados que aporta son los siguientes: 

• Mejora en la planificación y organización: proporciona una visión clara de cuándo están programadas las vacaciones de los empleados, permitiendo una gestión adecuada de los proyectos.

• Se evitan solapamientos: al tener una visibilidad completa de las ausencias planificadas, se reduce significativamente la posibilidad de que haya varios empleados de un equipo ausentes al mismo tiempo. 

• Optimización de la cobertura del personal: facilita la organización de los recursos disponibles, asegurando que todas las áreas de la empresa estén cubiertas de forma adecuada durante todo el año.

• Mejora la satisfacción de los empleados: un sistema transparente y equitativo en la planificación de vacaciones aumenta la satisfacción de los empleados al sentir que sus necesidades de descanso son consideradas y respetadas.

• Agiliza la gestión de RR. HH. y de los managers: simplifica el proceso administrativo de las vacaciones, reduciendo el tiempo y esfuerzo dedicado a gestionar las ausencias de los empleados.

• Facilita la comunicación interna: al disponer de un cuadrante accesible para todos los empleados, se mejora la comunicación dentro de la empresa en relación a las ausencias y a la disponibilidad de personal.

• Mantiene los niveles de producción: asegura que la empresa pueda seguir operando de manera efectiva, incluso durante los picos de vacaciones.

• Cumplimiento legal: ayuda a asegurar que la empresa cumpla con las regulaciones en materia de descanso laboral y a que los acarreos de las vacaciones se hagan correctamente. 

Cómo hacer un cuadrante de vacaciones va a depender en gran parte de las necesidades de cada empresa y de su política interna. El proceso también puede variar ligeramente en función del tamaño de la organización y de las personas que lo gestionan. Sin embargo, es conveniente seguir algunos pasos que te detallamos a continuación:  

Antes de diseñar un cuadrante de vacaciones, es fundamental entender la normativa laboral vigente y cumplir con ella. En España, el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, estipula que los trabajadores tienen derecho a al menos 30 días de vacaciones anuales. Además, señala que los días de disfrute deberán acordarse entre la empresa y el trabajador.

También será necesario conocer lo fijado en cada convenio colectivo y en el contrato de trabajo de cada empleado, ya que algunos pueden tener más días de vacaciones en función de las condiciones de la empresa y de lo que se haya negociado o, por ejemplo, contar con un contrato por horas sueltas. 

Como mencionamos anteriormente, un cuadrante de vacaciones puede realizarse en distintos formatos. Algunos de los más habituales son los siguientes:

• Software de gestión de ausencias: permite crear cuadrantes de vacaciones de forma automática y, sobre todo, agilizar la solicitud de vacaciones y la aprobación de los días libres. Además, la mayoría de softwares dan la posibilidad de gestionar este proceso desde cualquier dispositivo, ya sea el teléfono móvil, el ordenador o una tablet. 

• Documento Word: un archivo Word es una herramienta en la que se pueden anotar los días de ausencia de cada empleado. Sin embargo, es bastante limitada ya que no permite visualizar un calendario completo ni editarla fácilmente. 

• Archivo Excel: un cuadrante de vacaciones en Excel ofrece una mayor flexibilidad al permitir crear un calendario anual en varias pestañas o en una sola. Además, tiene un alto grado de edición para adaptarlo a las necesidades de la empresa. 

Tras haber visto los distintos formatos más habituales, vamos a explicar cómo puedes hacer un cuadrante de vacaciones en el formato Excel:

• Lo primero que tendrás que hacer será crear una nueva hoja de Excel. En la primera columna introduce el ID de cada empleado. Esto es importante para evitar confusiones, especialmente en grandes empresas donde puede haber empleados con nombres similares.

• En la columna siguiente añade los nombres completos de los empleados. Este paso inicial facilitará la gestión y el seguimiento individualizado.

• Para mantener visible la identificación y los nombres de los empleados mientras te desplazas por el documento, congela las primeras dos columnas. Luego, crea un calendario horizontal de enero a diciembre que se extienda desde la columna siguiente hasta el final del año.

• Crea una columna para cada día o semana del año, según el nivel de detalle que prefieras. Asegúrate de incluir feriados y fechas importantes para la empresa, que pueden influir en la planificación de las vacaciones.

• Por último, añade un sistema para anotar las ausencias, por ejemplo a través de la validación de datos. Para ello, selecciona las celdas del calendario, ve a “Datos”, a “Validación de datos” y añade en una lista separada por punto y coma el tipo de ausencia que se trata. 

• También puedes añadir un color específico por cada tipo de ausencia para identificarlas mejor. Para ello, ve a la opción de “Formato condicional” y dale a “Nueva regla” para introducir los colores que desees. De esta forma, tendrás listo tu cuadrante de vacaciones.

Si prefieres simplificar el proceso de creación de un cuadrante de vacaciones Excel, desde Personio hemos elaborado una plantilla que puedes descargar de forma gratuita a través de la siguiente imagen:

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Para empezar a utilizarla tan sólo tendrás que rellenar el formulario y te llegará un correo con el enlace de descarga. Si quieres conocer más detalles sobre cómo funciona este cuadrante de vacaciones para empleados y cómo sacarle el máximo provecho, puedes leer este artículo en el que explicamos cómo funciona la plantilla excel de control de vacaciones de empleados. 

Como hemos visto, gestionar las vacaciones puede ser un proceso con una elevada carga administrativa, sobre todo cuando se hace de forma manual. Por eso, resulta de gran utilidad usar un sistema digital que permita a toda la organización gestionar sus días libres desde un único lugar. 

Con un software de ausencias los empleados pueden usar cualquier dispositivo para pedir sus vacaciones. Por su parte, los managers reciben una notificación instantánea para aprobarlas en cuestión de segundos. De esta manera, se evitan olvidos o que incluso haya solicitudes que se queden sin atender. 

Además, es posible acceder a un calendario completo que se sincroniza automáticamente con los festivos nacionales y locales, además de con el resto de información de los empleados, como bajas o ausencias laborales por otros motivos. En definitiva, supone una forma de ahorrar tiempo y esfuerzos y, sobre todo, de crear un entorno laboral adecuado sin poner en riesgo la productividad. 

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