Control presencial: significado y sistemas más empleados

El control presencial es un proceso o sistema mediante el cual una empresa realiza un control o seguimiento de las horas realizadas por los diferentes trabajadores, desde su hora de llegada hasta el momento en el que finalizan su jornada laboral. Dicho de otro modo, este sistema proporciona información acerca del total de horas trabajadas en una empresa, así como el momento en el que cada empleado entra al trabajo y termina su jornada. 

Generalmente, es el Departamento de RR. HH. de la empresa quien se ocupa de gestionar este sistema, al mismo tiempo que realiza otras tareas, como la gestión de las vacaciones de los trabajadores o el control del absentismo laboral, aspectos que también están relacionados con la presencia de los trabajadores en la corporación.

El Real Decreto-ley 8/2019 establece que todas las empresas españolas tienen la obligación de realizar un control presencial de sus trabajadores, por lo que es importante contar con un sistema de control de horas de trabajo que sea eficaz y que se ajuste a las dimensiones y necesidades de la empresa.

Hay que tener en cuenta que se trata de un proceso que todos los empleados deben llevar a cabo, independientemente de si trabajan de forma presencial o realizan teletrabajo. Actualmente, las empresas pueden disponer de diferentes herramientas que hacen que llevar un control presencial de los trabajadores sea un proceso ágil y sencillo, tanto para las propias organizaciones como para sus empleados.

Ya se ha comentado que el control presencial es, además de un sistema de gran utilidad para las empresas, un proceso que las organizaciones deben llevar a cabo para cumplir con la ley. 

Este proceso sirve, como su nombre indica, para controlar y registrar el tiempo de trabajo de los empleados. Obtener una idea precisa de las horas que cada empleado dedica a su puesto de trabajo permite a la empresa saber si los diferentes miembros de la plantilla cumplen con su horario y realizan los descansos establecidos según la ley, en función de si trabajan a jornada completa o a tiempo parcial.

El control presencial también tiene muchas otras funciones. Ayuda a los Departamentos de Recursos Humanos en muchas otras tareas, como pueden ser la organización de las vacaciones de los trabajadores, la gestión de los días libres o el registro de las horas extraordinarias que realizan los empleados, así como otros cálculos como el FTE.

De entre los diferentes sistemas de control presencial, cabe destacar los siguientes, puesto que son los más conocidos y utilizados por las empresas:

El sistema de control presencial más tradicional consiste en firmar una hoja de papel en la que se anotan la hora de entrada y de salida del empleado, juntamente con el número de horas trabajadas. Únicamente las empresas que cuentan con un máximo de 10 trabajadores pueden utilizar este sistema.

Algunas empresas optan por realizar el control presencial mediante una hoja de Excel o algún otro programa informático de características similares. Este sistema puede resultar eficaz para empresas pequeñas con pocos trabajadores. En el caso de las empresas con un modelo laboral híbrido, es especialmente importante que todos los trabajadores puedan acceder a la hoja de Excel en cuestión a través de Internet.

Consiste en el uso de una máquina en la cual los trabajadores introducen unas fichas al llegar al trabajo y al finalizar su jornada laboral. Aunque era uno de los sistemas más utilizados hasta hace unos años, actualmente no resulta tan eficaz ni práctico como otros métodos que han surgido gracias a la tecnología.

En este tipo de sistema, el registro de la hora de entrada y salida del trabajo se realiza mediante el escáner de la huella dactilar del trabajador, mediante un control de voz o mediante el reconocimiento facial, entre otras posibilidades.

Las organizaciones que optan por este sistema instalan un lector de tarjetas que los empleados utilizan para registrar su hora de entrada al trabajo y la hora de salida. Suelen funcionar mediante una tarjeta contactless. 

Se trata, sin duda, de una de las opciones más eficaces y recomendables actualmente para las empresas. La transformación digital ha traído consigo múltiples herramientas que agilizan y facilitan la gestión de diferentes tipos de tareas realizadas por los Departamentos de RR. HH.

Personio es un software especializado que cuenta con muchas funcionalidades, como el registro de jornada, la gestión de ausencias o la preparatoria de nóminas, entre muchas otras. 

Realizar el control presencial mediante un software supone muchas ventajas frente a otros sistemas más tradicionales: ayuda a las empresas a asegurarse de que cumplen con la normativa vigente, permite realizar cálculos precisos y sin errores y proporciona acceso rápido a informes a través de diferentes tipos de dispositivos.

Llevar a cabo un control de la asistencia de los trabajadores y de las horas que estos realizan cada día supone las siguientes ventajas para la empresa:

• El control presencial ayuda a las empresas a realizar una definición precisa y eficaz del calendario laboral y de los turnos de trabajo de los empleados de los diferentes departamentos. Esto resulta de gran utilidad, especialmente, para gestionar los cuadrantes de trabajo de los empleados que realizan turnos rotativos.

• La empresa puede constatar que los empleados cumplen la jornada laboral que está establecida en su contrato de trabajo.

• Estos sistemas permiten registrar los descansos de los trabajadores.

• También permiten registrar las horas complementarias y las horas extraordinarias que realiza cada una de las personas que trabajan en la empresa. Esto resulta de gran utilidad en el momento de calcular la nómina de cada trabajador.

• El control presencial ayuda a gestionar las vacaciones y los días libres de los empleados.

• Las empresas cumplen con la normativa vigente en cuanto al registro de la jornada laboral de los trabajadores.

• Este método permite registrar las ausencias de los empleados y saber si estas están justificadas. 

• Tener información precisa acerca de las horas realizadas por cada trabajador puede resultar de utilidad en cuanto a la evaluación del desempeño laboral.

• Al existir diferentes tipos de sistemas para llevar a cabo un control presencial, es posible escoger el que mejor se adapte a las características, dimensiones y preferencias de cada empresa.

Existen diferentes métodos que pueden utilizarse para controlar el horario de los trabajadores de una empresa. Algunos ejemplos son programas como Excel, un sistema de fichaje o un lector biométrico. 

Sin embargo, el sistema más recomendado actualmente es un software especializado que permita realizar un control, gestión y seguimiento eficaz y ágil de las horas trabajadas en la empresa.

Se trata de un sistema que se utiliza para registrar las horas de trabajo de los diferentes empleados de una empresa, así como sus horas de entrada y salida.