Control de presencia laboral: trucos para implementarlo

El control de presencia laboral es una de las tareas del Departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa, independientemente de sus características y dimensiones. Consiste en realizar un control o registro de las horas que realiza cada trabajador, es decir, el tiempo durante el cual cada miembro del equipo lleva a cabo sus tareas, así como la hora a la que empieza a trabajar y la hora a la que termina su jornada laboral.

Hace ya varios años que, en España, llevar un registro de las jornadas laborales de los trabajadores es obligatorio por ley. Su objetivo principal es garantizar que las empresas abonan siempre las horas extraordinarias realizadas y, en términos más generales, evitar el abuso laboral.

Las empresas deben conservar esta documentación durante cuatro años, tal y como establece la guía sobre el registro de jornada proporcionada por el Ministerio de Trabajo, y pueden optar entre varios sistemas o métodos en función de sus preferencias, dimensiones y características. Mientras que, hasta hace unos años, muchas empresas optaban por registrar esta información en una hoja de papel o mediante máquinas de fichaje, el trabajo híbrido y el trabajo en remoto han hecho que cada vez más empresas escojan una herramienta digital especializada, debido a todas las ventajas que ofrece.

El control de presencia laboral sirve para registrar y obtener información sobre las horas de inicio y fin de las jornadas de los trabajadores, así como el tiempo total que han dedicado a sus tareas.

Es indispensable llevar a cabo un control de presencia laboral preciso y eficaz por varios motivos. En primer lugar, y tal y como ya se ha mencionado, la ley establece la obligatoriedad de registro de la jornada, por lo que las empresas deben realizar el control de presencia para cumplir con la normativa correspondiente. En caso contrario, podrían recibir multas y sanciones, cuyo importe dependería de si se trata de una falta leve, grave o muy grave. Además, el control de presencia es muy importante porque evita el abuso laboral y el impago de las horas extraordinarias realizadas por los trabajadores.

El control presencial proporciona a la empresa información de gran valor relacionada con la asignación de tareas, la planificación de horarios y turnos de trabajo y el desempeño de los empleados. Todos estos datos ayudan a tomar decisiones más informadas y, en términos generales, a mejorar la productividad de la organización.

El control de presencia laboral implica numerosas ventajas, tanto para el equipo de Recursos Humanos y la organización a nivel general como para los trabajadores de la empresa.

Como se ha explicado en apartados anteriores, uno de los principales objetivos del control de presencia laboral es evitar el abuso laboral y que los empleados realicen más horas de las que establece la ley, así como garantizar que se abona el importe correcto por las horas extraordinarias realizadas.

Gracias al control de presencia laboral, los trabajadores pueden justificar que han cumplido la jornada y el horario establecidos en su contrato. También pueden obtener información detallada de las horas que han dedicado a distintas tareas, sus días libres y los descansos que han realizado, y esta información puede ayudarles a organizarse mejor en su día a día y a gestionar su tiempo de forma más eficaz.

Los sistemas de control presencial también suponen muchos beneficios para la empresa. Además de permitir confirmar que los trabajadores cumplen con las horas que establece su contrato, las organizaciones obtienen información detallada y de gran valor que resulta de gran ayuda en una serie de tareas y gestiones del día a día, como pueden ser la planificación de vacaciones, la asignación de turnos de trabajo o el control de ausencias.

Gracias a todos los datos obtenidos, es posible establecer medidas para reducir o evitar el absentismo laboral, llevar un mayor control de las horas complementarias y horas extraordinarias y tener una idea más precisa del rendimiento de los trabajadores y de la productividad de los equipos y la empresa.

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Los sistemas de control horario y de presencia laboral más conocidos o utilizados son los siguientes:

Es el sistema tradicional, y muchas empresas lo utilizaban hasta hace unos años. Consiste en registrar por escrito la hora de entrada y salida del trabajo, así como el total de horas realizadas, en papel. Es uno de los sistemas menos recomendables actualmente, puesto que no siempre es posible comprobar la veracidad de los datos registrados. Además, no es un sistema práctico en empresas en las que los empleados trabajan en remoto o realizan trabajo híbrido.

Algunas empresas optan por utilizar una plantilla de Excel de control horario, puesto que es posible compartir el documento con los trabajadores a través de Internet. Es un sistema muy empleado por empresas pequeñas, pero pueden cometerse errores y no siempre es posible asegurar que los datos no se han modificado. Aunque es un sistema más práctico que el registro en papel, existen otros métodos más eficaces y recomendables.

Las máquinas de fichaje eran muy habituales hasta hace unos años, pero, con el tiempo, los sistemas de control presencial han ido evolucionando y han llegado nuevas herramientas y tecnologías que se han adaptado a las nuevas modalidades de trabajo que han llegado desde la pandemia.

Los sistemas de control biométrico consisten en el reconocimiento de algún rasgo físico de cada persona, como la huella dactilar, y son una solución avanzada. Su coste suele ser más elevado que el de otros sistemas.

Finalmente, existen herramientas o softwares especializados como Personio que incluyen una funcionalidad de control horario y de presencia laboral. Se trata de una opción muy recomendable para todas las empresas, independientemente de su tamaño, debido a todos los beneficios que ofrecen. Es un sistema compatible con el trabajo en remoto, accesible a través de cualquier dispositivo y que permite obtener información precisa de manera sencilla.

Los principales aspectos que hay que valorar antes de escoger un sistema de control de presencia laboral son los siguientes:

• Debe tratarse de un software o sistema que cumpla con los requisitos legales, que permita registrar la información de forma fiable sin que esta pueda modificarse y que ofrezca la posibilidad de almacenar estos datos durante el tiempo establecido por la normativa.

• Al escoger el sistema más adecuado, los equipos de Recursos Humanos deben tener en cuenta aspectos como las dimensiones y características de la empresa o si los empleados realizan teletrabajo.

• Debe tratarse de un sistema fácil de utilizar para los empleados, que permita registrar la información de manera sencilla.

• Los trabajadores deben poder acceder al sistema desde cualquier lugar, especialmente en el caso de las empresas que realizan trabajo híbrido o teletrabajo.

• Escoger un sistema con procesos interconectados permitirá a los equipos de Recursos Humanos agilizar una serie de tareas y gestiones relacionadas con el registro de la jornada y el control de presencia laboral.

El registro de las horas de trabajo es una de las funcionalidades de Personio, un software de Recursos Humanos ideal para pequeñas y medianas empresas. Se trata de una herramienta sencilla de utilizar e intuitiva que garantiza el cumplimiento de la normativa que regula el control de horas y, además, ofrece muchas más ventajas.

Gracias a Personio, los trabajadores pueden registrar su jornada laboral tanto desde la oficina como desde su hogar, a través del ordenador o de un dispositivo móvil. La exactitud y precisión de los datos facilita y agiliza muchas otras tareas, desde el cálculo de nóminas sin errores hasta la elaboración de informes detallados que ayudan a tomar decisiones más informadas. Además, es posible sincronizar Personio con otras herramientas y aplicaciones.

El concepto de control de presencia laboral es más genérico que el concepto de control horario. Mientras que el primero se refiere al control y registro de la asistencia de las personas al trabajo y del número de horas realizadas, el control horario permite obtener información más precisa y detallada.

Sí, es posible combinar ambos controles. De hecho, esto permite a las empresas obtener información más detallada y precisa, lo cual ayuda a tomar mejores decisiones.

Sí, la ley determina que todas las empresas tienen la obligación de registrar las horas realizadas por todos los trabajadores en España y, si no cumplen con esta normativa, las organizaciones pueden recibir sanciones.