Contrato de sustitución: claves para entenderlo y gestionarlo adecuadamente

El contrato de sustitución con sus características actuales aparece tras la reforma laboral. Se trata de un contrato temporal que se aplica en aquellos casos en los que es necesario suplir la ausencia de un trabajador que goza del derecho a que se le reserve su puesto de trabajo durante un tiempo determinado. 

Es decir que utiliza para sustituir temporalmente la ausencia de un empleado siempre que haya causa que lo justifique. Es una sustitución en la cual la relación laboral entre la empresa y el empleado ausente no ha finalizado. 

Un ejemplo es en caso de baja por maternidad: se podría contratar temporalmente a otra persona que cubra dicha ausencia mediante este tipo de contrato de duración determinada.

El Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE, antes INEM), que depende de la Seguridad Social, señala que este tipo de relación contractual se puede emplear en las siguientes situaciones: 

• Para sustituir a una persona que tiene derecho a que se le reserve su puesto de trabajo. Para que se lleve a cabo el contrato de sustitución en esta circunstancia, es obligatorio indicar los datos identificativos de la persona que va a ser sustituida y la causa. En esta situación se permite que el nuevo empleado comience su actividad laboral 15 días antes de la ausencia del sustituido. 

• Para completar una jornada laboral, es decir, para aquellos casos en los que la persona sustituida tiene jornada reducida. Por ejemplo, si por causas justificadas, como el cuidado de un familiar, un empleado sólo puede trabajar 4 horas, otra persona con contrato de sustitución podría trabajar las 4 horas restantes hasta hacer una jornada completa. 

• Mientras dure el proceso de selección entre candidatos a un puesto de trabajo. Durante este procedimiento, la empresa sí podrá contratar temporalmente a alguien que cubra la posición hasta que se encuentre al empleado definitivo para dicha vacante. Este es el único caso donde se establece un tiempo máximo de contrato, que corresponde a tres meses.

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Da el siguiente paso

Las características principales del contrato de sustitución son las siguientes:

• El contrato por sustitución se formaliza por escrito. 

• Su duración depende de lo que dure la ausencia del empleado al que se sustituye, a diferencia del ya mencionado plazo para sustitución durante un proceso de selección. 

• Es un contrato en el que los empleados tienen derecho a disfrutar las vacaciones correspondientes al tiempo trabajado. 

• El empleado tiene derecho a recibir una indemnización cuando es despedido. 

• Es un contrato a jornada completa, salvo en dos circunstancias: el empleado sustituido trabaja a jornada parcial y cuando la finalidad de este contrato es complementar la  jornada reducida que tiene el empleado sustituido parcialmente. 

• El contrato debe incluir el nombre de la persona sustituida y la causa.  

Actualmente y tras la última reforma laboral, la modalidad de contratación temporal se ha transformado, a través de:

• la eliminación del contrato de obra y servicio, y 

• la creación de dos nuevos contratos temporales: el contrato por sustitución y el contrato por circunstancia de producción. 

La principal diferencia entre ellos se encuentra en su objetivo. El contrato por sustitución trata de cubrir una ausencia determinada durante un tiempo concreto. El contrato por circunstancias de producción está pensado para los incrementos no previstos de la actividad empresarial y también previsibles, pero solo durante un tiempo determinado.  

La duración es otra de las diferencias: el contrato por sustitución no tiene duración establecida, ya que depende del motivo que ocasione su firma; en los contratos por circunstancias de producción, la duración máxima es de seis meses. 

Para gestionar un contrato de sustitución en España es necesario informar a la Administración pública sobre cuál es la jornada a cubrir y la duración del contrato. A continuación, debe formalizarse el contrato con la firma de ambas partes (empresa y empleado) y por último, establecer las causas de extinción del contrato. 

La empresa decide qué tipo de jornada tendrá el nuevo empleado. Por regla general, es un contrato de 40 horas semanales, es decir, jornada completa. No obstante, hay dos excepciones: 

1. Si el empleado sustituido tenía contrato a jornada parcial, y

2. si el contrato del sustituido fuese a jornada completa y haya reducido su jornada. El nuevo empleado trabaja para completar la jornada reducida. Independientemente del motivo (paternidad, maternidad, cuidado de una persona, etc.). 

Tras establecer el tipo de jornada, hay que indicar cuál es la duración. Depende de cada caso concreto, el tiempo está marcado por la causa de la ausencia. No obstante, cuando la causa es cubrir un puesto durante la selección o promoción de nuevos empleados, el tiempo máximo que puede durar el contrato es de tres meses. 

La siguiente fase consiste en darle validez al contrato. Se formaliza por escrito y con la firma de ambas partes. Para que tenga validez obligatoriamente tiene que incluir:

• la modalidad de contratación,

• la información del empleado sustituido (nombre, apellidos, DNI, etc.), 

• la causa de la sustitución,

• el tiempo de vigencia del contrato, y

• las funciones que desarrollará el nuevo empleado

Se pone fin al contrato por sustitución cuando la empresa lo dispone o el empleado renuncia. De no hacerlo y transcurrido el plazo máximo, el contrato se renueva automáticamente y pasa a ser indefinido. La extinción tiene lugar cuando:

• Regresa la persona sustituida. 

• Vence el plazo para la reincorporación. 

• Finaliza la causa que produce la sustitución. 

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Los contratos de sustitución ofrecen ventajas para las empresas, pero también desventajas. 

• La principal ventaja de los contratos de sustitución es que permiten cubrir una necesidad imprevista para la empresa. 

• Ofrecen versatilidad: la empresa decide qué funciones se van a realizar. No tiene la obligación de ejercer las tareas del puesto que cubre. 

• Puede suponer un ahorro. Al igual que con las funciones, existe libertad para establecer el salario del nuevo empleado. No es necesario que cobre lo mismo que la persona sustituida. 

Como desventaja, cabe destacar que se trata de un acuerdo que tiene muchas restricciones. Sólo se puede utilizar en casos muy concretos.

Otra desventaja es la temporalidad: son contratos que tienen fecha de finalización y que difícilmente se convierten en indefinidos. 

Cualquier esfuerzo de fidelización, motivación o formación puede ser desaprovechado, dado que el empleado a priori no continuará con su trabajo una vez finalice la sustitución.

Existen diferentes teorías sobre cómo optimizar el uso de contratos de sustitución. Cuando una empresa incorpora una nueva persona al equipo, espera que rinda al máximo cuanto antes, principalmente, gracias a altas dosis de motivación para demostrar que está plenamente capacitada para desarrollar sus funciones en aquel ámbito laboral al que deseaba entrar.

El hecho de que sea temporal, sin embargo, puede ser una barrera. En un lado de la balanza, existen profesionales que opinan que no merece la pena realizar esfuerzos de formación o invertir en el desarrollo de empleados que se sabe que no continuarán. 

También hay quienes consideran que, al contrario, deben redoblarse los esfuerzos, porque estas figuras se pueden convertir en grandes embajadores del employer branding de la empresa a mediano y largo plazo. 

Esta segunda visión tiene en cuenta que el empleado se considerará valorado al percibir que, aunque su situación es temporal, es tratado como uno más dentro de la empresa. Esto puede provocar un alto grado de fidelización a la marca, incluso cuando se haya marchado. Esto lo convertiría en un excelente promotor de captación de talento en futuros procesos de selección. 

Además de estas dos filosofías, para optimizar el uso de estos contratos, es necesario apoyarse en software de RR. HH.

Un software de RR. HH. como Personio incluye una serie de funcionalidades que marcan la diferencia a la hora de gestionar todo tipo de contratos. Entre ellas destacan especialmente:

• Implementación de la firma digital para acelerar el proceso de contratación, puesto que los motivos que generan este tipo de ausencias suelen ser inaplazables, como una paternidad, una incapacidad temporal o un embarazo.

• Actualización continua y automática de la normativa en relación con el derecho laboral. 

• Recopilación de la información de todos los empleados. En este caso, tanto del empleado sustituido como del que va a hacer la sustitución. 

• Agilización del proceso de onboarding. 

• Automatización de avisos para responsables y compañeros de equipo, por ejemplo, sobre el inicio de la baja, la fecha de incorporación del sustituto, el fin del periodo de prueba, o la fecha prevista de regreso del empleado ausente.

• Gestión eficiente de procesos de selección que deben ser rápidos y ejecutarse en un tiempo limitado. 

• Incorporación de evaluaciones de desempeño. Especialmente en aquellas corporaciones que pretendan realizar un seguimiento aunque, previsiblemente, ese empleado vaya a marcharse. Más útil será si se plantea su continuidad, a través de un contrato 189 como indefinido.

• Rápida resolución de dudas y solicitudes relacionadas con RR. HH.. Es importante que el profesional se familiarice cuanto antes con todos los nuevos mecanismos y procesos, ya que su tiempo para dar lo mejor de sí es limitado.

Algunos de estos puntos no tienen que ver directamente con el contrato, pero sí guardan relación con el desarrollo e incorporación del nuevo empleado. Esto es crucial para optimizar al máximo todos los procesos relacionados con este tipo de contrataciones.

El contrato de sustitución dura mientras se mantenga la causa que ha originado la sustitución. Por ejemplo, si se trata de una sustitución durante el proceso de selección, puede durar hasta tres meses. En cambio, si es para cubrir un puesto por baja de maternidad, puede prolongarse hasta cuatro meses. La duración dependerá de cada caso. 

La ley establece que no se puede encadenar más de un contrato temporal dentro de un periodo de 2 años con la misma empresa, siempre y cuando hayan trabajado por un periodo de 18 meses. 

Un contrato temporal pasa a fijo-indefinido cuando se encadenan dos o más contratos temporales en 18 meses dentro de un periodo de 24 meses.