Contratos a distancia: todo lo que necesitas saber

El concepto trabajo a distancia hace referencia al trabajo que se lleva a cabo fuera de los establecimientos, las oficinas o los centros de trabajo habituales de una empresa. En estos casos, se firma un contrato a distancia, el cual tiene ciertas diferencias con otras modalidades de trabajo.

Algunos de los sectores en los que más se emplea la modalidad del trabajo a distancia, desde hace ya unos años, son el sector de las nuevas tecnologías, del textil, del marketing, de la atención al cliente. Sin embargo, frente al inicio de la pandemia, empresas de otros sectores tuvieron que adaptarse a la nueva situación e implementar el teletrabajo, lo cual hizo que fuera indispensable que estas organizaciones conocieran y cumplieran la nueva ley de trabajo a distancia.

Los empleados de una empresa que tienen este tipo de contrato obtienen los mismos derechos que los trabajadores que llevan a cabo sus tareas y funciones desde el lugar de trabajo habitual de la organización.

Las condiciones del teletrabajo, así como los derechos de las personas que trabajan en esta modalidad, están reguladas en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores. Dicho artículo, que se modificó el 10 de julio de 2021, establece que las personas puedan realizar sus actividades laborales a distancia siguiendo los términos de la Ley 10/2021 del trabajo a distancia.

Esta ley, que se aplica a los trabajadores en régimen general, indica que, para ser considerado trabajo a distancia o teletrabajo, no es necesario que un empleado lleve a cabo toda su jornada laboral fuera de su lugar habitual de trabajo. Se considerará trabajo a distancia cuando se lleve a cabo, en un periodo de referencia de tres meses, al menos el 30 % de la jornada laboral en esta modalidad, o bien el porcentaje proporcional equivalente dependiendo de la duración del contrato de trabajo.

Esta ley también establece que la modalidad de trabajo a distancia es voluntaria. En otras palabras, una empresa no puede exigir a una persona que realice sus tareas y funciones en esta modalidad. Dicho de otro modo, el trabajador, de manera individual, debe aceptar trabajar en esta modalidad. Esto se debe a que el trabajo a distancia puede tener una repercusión importante en la vida personal de los trabajadores.

Por otro lado, un trabajador puede solicitar trabajar en esta modalidad en caso de que lo considere oportuno, por ejemplo, por motivos de conciliación entre su trabajo y su vida personal y familiar. La empresa, sin embargo, puede negarse a realizar un contrato a distancia, siempre y cuando exista un motivo objetivo por el cual no es posible que el empleado trabaje en esta modalidad.

También es necesario saber que este contrato a distancia tiene un carácter reversible y que debe ser formalizado por escrito y recoger una serie de datos e información específica. También existen otros requisitos en relación con el contrato a distancia. Estos son algunos ejemplos:

• El trabajador debe llevar a cabo su trabajo desde el lugar que él escoja.

• La empresa debe proporcionar al empleado todas las herramientas y materiales necesarios para que pueda realizar sus tareas y funciones.

• El empresario no podrá vigilar la forma en la que el empleado lleva a cabo su trabajo.

La ley del trabajo a distancia también establece varias definiciones con las que las empresas deben estar familiarizadas. Se trata de los conceptos ‘trabajo a distancia’, ‘teletrabajo’ y ‘trabajo presencial’. Es necesario saber qué implican cada una de estas modalidades y qué diferencias hay entre ellas:

• Trabajo a distancia: el trabajador lleva a cabo su actividad profesional desde su domicilio o desde el lugar que él escoge, sin ser controlado por parte del empresario, durante toda la jornada laboral o durante parte de esta. Es de carácter regular.

• Teletrabajo: se puede definir como un tipo o modalidad de trabajo a distancia que se basa, principalmente, en el uso de nuevas tecnologías para prestar servicios. En este caso, el empleado está conectado constantemente con la empresa mediante reuniones virtuales y otros sistemas. Tiene carácter ocasional.

• Trabajo presencial: se realiza en el centro habitual de trabajo de la empresa.

Las principales ventajas de los contratos a distancia son las siguientes:

• La persona puede escoger el lugar desde el cual quiere trabajar, lo cual supone una mayor flexibilidad.

• En algunas ocasiones, el horario de trabajo también es más flexible, lo cual contribuye a un mejor equilibrio entre la vida profesional, el tiempo libre y las tareas y obligaciones personales y familiares.

• La flexibilidad laboral también supone un importante ahorro de tiempo y costes para el trabajador, al no tener que desplazarse hasta el lugar de trabajo.

• El trabajo a distancia, al suponer importantes beneficios para los trabajadores, puede contribuir significativamente a aumentar la motivación laboral.

• Gracias a esto, también aumenta la productividad de los trabajadores, su bienestar y el employee engagement.

Por otro lado, un contrato a distancia puede suponer las siguientes desventajas:

• Requiere una muy buena organización y gestión del tiempo.

• En ocasiones, debido a la digitalización y al aumento del uso de los dispositivos electrónicos como herramientas de trabajo, a los trabajadores les puede resultar más complicado separar sus horas de trabajo de sus periodos de descanso y tiempo personal. Esto puede acabar causando insatisfacción laboral. La desconexión digital es esencial y es necesario que las empresas conozcan lo que dice la ley al respecto.

• La empresa tiene un menor conocimiento y control sobre la forma de trabajar de los empleados y de sus tareas que cuando estos trabajan desde el lugar de trabajo habitual.

Existen varias maneras de mejorar la gestión de los diferentes modelos o metodologías laborales que implican trabajo en remoto, como el smart working, y de conocer mucho mejor a los trabajadores y a su forma de trabajar. Algunos ejemplos son llevar a cabo un registro de horas de trabajo eficaz o realizar evaluaciones de desempeño de manera regular.

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Con relación a la formalización de un contrato a distancia, es importante tener en cuenta estos puntos:

• Como los demás tipos de contratos, debe formalizarse por escrito, y siempre antes de la entrada del trabajador a la empresa.

• No existe un contrato específico o exclusivo para trabajadores a distancia, sino que, al formalizar el tipo de contrato en cuestión (un contrato indefinido, por ejemplo) deberá indicarse, en la cláusula correspondiente, que el trabajo se realizará a distancia.

• Es posible determinar que el trabajo se realizará a distancia al firmar el contrato, pero también se puede llevar a cabo una modificación, posteriormente, mediante un anexo. Por lo tanto, es posible negociar la posibilidad de realizar trabajo a distancia en cualquier momento, incluso después de la firma inicial del contrato.

• Las condiciones del trabajo a distancia se podrán modificar, siempre y cuando exista un mutuo acuerdo.

• Una vez firmado el contrato, la empresa deberá proporcionar una copia a los representantes de los trabajadores y también al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE). El plazo máximo será de 10 días desde la firma del documento.

• En el acuerdo, deberá especificarse el sitio desde el cual trabajará el empleado en cuestión.

• Cualquier persona, independientemente de si tiene un contrato a jornada completa o a tiempo parcial, puede realizar trabajo a distancia si se acuerda de esa manera con la empresa.

Los trabajadores con un contrato a distancia tienen, en términos generales, los mismos derechos que los trabajadores con otros tipos de contrato de trabajo. Es importante destacar los siguientes derechos:

• Los trabajadores tienen derecho a percibir el mismo salario que otras personas que tienen las mismas funciones o que pertenecen a su misma categoría profesional y que trabajan de forma presencial.

• Los trabajadores a distancia deben poder acceder a las mismas oportunidades en cuanto a los planes de formación profesional y a la promoción.

• La empresa debe proporcionar elequipo y herramientas necesarios para realizar el trabajo y también debe ocuparse del mantenimiento.

• Los trabajadores a distancia deben tener los mismos derechos que los demás empleados en cuanto a su salud laboral, la prevención de riesgos laborales y la intimidad y protección de sus datos.

• También es esencial que la empresa garantice el derecho a la desconexión digital.

• También tienen derechos de naturaleza colectiva.

La diferencia principal en relación con las personas que se desplazan al lugar de trabajo habitual es que estas pueden percibir ciertos pluses como compensación por sus gastos de transporte o comida, por ejemplo.

El Ministerio de Trabajo pone a disposición de las empresas un modelo de diferentes tipos de contratos de trabajo. Por ejemplo, es posible descargar una plantilla de un contrato indefinido, en el que la empresa deberá colocar todos los datos necesarios para su formalización.

En la primera cláusula, se encuentra una casilla que indica que el empleado realizará el trabajo a distancia, que deberá marcarse en caso de que se desee llevar a cabo esta modalidad de trabajo.

En la modalidad del trabajo a distancia, el empleado lleva a cabo sus tareas desde el sitio que él mismo escoja, en lugar de asistir de forma presencial al lugar de trabajo habitual de la empresa. 

Sí, es posible, mediante un anexo, realizar una modificación de un contrato que inicialmente no era a distancia.

No, existen ciertas diferencias. El trabajo a distancia es de carácter regular, mientras que el teletrabajo puede ser ocasional. Además, en el trabajo a distancia, los trabajadores no reciben una vigilancia o control por parte de la empresa, sino que su actividad profesional suele evaluarse en base a unos objetivos, en lugar de a un horario concreto. Por otro lado, las personas que realizan teletrabajo están constantemente conectadas con la empresa mediante diferentes sistemas de comunicación, como las reuniones virtuales.