Comunicación interna: ¿qué es y cuál es la importancia de trabajarla?

La comunicación interna es un conjunto de acciones, canales y métodos que una empresa utiliza para transmitir información a las demás personas y departamentos, y también para recibir información de estos, con el objetivo de establecer diálogos y fomentar una mayor participación de todos los miembros del equipo en diferentes procesos. La comunicación interna ayuda a las empresas a obtener unos mejores resultados, además de ser beneficiosa para otros aspectos de los negocios, como el clima laboral o la gestión del talento.

El Departamento de Recursos Humanos de una empresa es uno de los equipos fundamentales para el desarrollo de una estrategia de comunicación interna eficaz. Es necesario saber que el concepto comunicación interna no solamente hace referencia a las herramientas empleadas para llevar a cabo dicha comunicación. También implica el proceso necesario para identificar cuáles son las herramientas más indicadas para la empresa, la planificación e implementación de una buena estrategia de comunicación y el análisis de la eficacia de dicha estrategia, entre otras tareas.

La comunicación interna es un factor indispensable para cualquier empresa, independientemente de sus características y dimensiones. Mientras que en el caso de las empresas pequeñas puede resultar más sencillo garantizar una buena comunicación entre los miembros del equipo, esta tarea puede volverse más complicada cuando se trata de empresas de grandes dimensiones. Aun así, actualmente, la tecnología ofrece la posibilidad de simplificar este proceso de comunicación, y digitalizar tu empresa puede ayudarte a garantizar una comunicación interna óptima.

Estos son los tres tipos de comunicación interna que puede haber dentro de una empresa:

Tal como su nombre indica, la comunicación descendente es aquella que se dirige desde los niveles organizacionales más altos del organigrama de la empresa hacia los que son más bajos. En otras palabras, se refiere a los mensajes e instrucciones que la dirección da a los gerentes, la información que los gerentes proporcionan a los encargados de los diferentes equipos o departamentos y las instrucciones o información que estos dan a los demás empleados. La comunicación descendente está presente en todas las organizaciones y su objetivo principal es proporcionar información detallada acerca de las tareas que los diferentes trabajadores tienen que realizar.

La comunicación ascendente, por otro lado, funciona de manera opuesta a la descendente. En este caso, se trata de la información que los trabajadores que se encuentran en un nivel jerárquico bajo proporcionan a aquellos miembros del equipo que se encuentran en otro nivel más alto. Aunque no todas las empresas conocen la importancia de este tipo de comunicación, esta contribuye de manera muy significativa a crear un buen clima laboral; permite a los encargados de equipo, gerentes y dirección obtener feedback; y también resulta beneficiosa para el employee engagement.

Por último, la comunicación horizontal es aquella que no está relacionada con la jerarquía de la empresa. Esta tiene lugar entre compañeros que no pertenecen a diferentes niveles, sino que son miembros de un mismo equipo o departamento. Resulta muy beneficiosa para el trabajo en equipo. De nuevo, no todas las organizaciones son conscientes de la relevancia de la comunicación horizontal, pero es muy recomendable incentivarla, ya que proporciona beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores.

Hay varios factores que contribuirán a determinar que la comunicación interna de tu empresa sea eficaz. Entre estos, cabe destacar los siguientes:

La escucha activa es una soft skill indispensable y un factor fundamental de la comunicación interna. Esta no solamente implica escuchar lo que dicen los demás compañeros y empleados, sino también demostrar que se está escuchando, entendiendo y teniendo en cuenta sus ideas, opiniones y preferencias. Es importante que la dirección y los gerentes analicen la información obtenida y la utilicen para implementar cambios que contribuirán a la mejora de la empresa.

La comunicación interna también requiere compromiso y colaboración por parte de la empresa y de los miembros del equipo. Es importante que la dirección incentive, además de la comunicación descendente, la comunicación ascendente y la horizontal, y también que todas las personas que trabajan en la empresa pongan de su parte para conseguir una comunicación interna eficaz.

La planificación también es clave. Una buena comunicación interna requiere unas estrategias diseñadas previamente y unos recursos o herramientas seleccionados de acuerdo con las necesidades y dimensiones de la empresa. Por otro lado, también existe la posibilidad de que diferentes departamentos requieran diferentes estrategias debido a sus características. Esto es algo que también deberá tenerse en cuenta.

Es esencial que la empresa esté abierta a la posibilidad de realizar cambios con el objetivo de adaptarse a las necesidades y preferencias tanto de la organización como del equipo. Estos cambios pueden estar relacionados con la estrategia de comunicación interna, pero también con otros aspectos.

Por supuesto, la comunicación debe ser sincera, directa, clara y transparente. Es imprescindible que los mensajes que se transmitan sean fáciles de comprender y resulten de utilidad. El feedback también debe ser claro y relevante, y debe expresarse de forma constructiva.

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Los objetivos más importantes de la comunicación interna en los negocios son los que se explican a continuación:

• Mejorar el funcionamiento de la empresa como conjunto o grupo, para así evitar que los diferentes departamentos trabajen de manera independiente.

• Crear una identidad corporativa y conseguir que los trabajadores conozcan mejor la empresa.

• Promover la participación de los trabajadores en los procesos de toma de decisiones, incentivar el diálogo y obtener información acerca de las opiniones y preferencias de los empleados.

• Fomentar el trabajo en equipo y otras competencias laborales, ayudar a los trabajadores a conocerse entre ellos y mejorar las relaciones profesionales entre los compañeros.

• Integrar a los nuevos empleados que se han incorporado a la empresa recientemente.

Estos métodos o hábitos pueden ayudarte a evaluar la calidad de la comunicación interna de tu empresa:

• Analiza los datos obtenidos a partir de las diferentes herramientas de comunicación interna. Por ejemplo, si te comunicas con los miembros del equipo a través de una página web, analiza los datos relacionados con el número de visitas o el tiempo de permanencia.

• Realiza encuestas de satisfacción y entrevistas para conocer las opiniones y preferencias de los empleados. Incluso cuando un empleado abandona su puesto, es interesante realizar una entrevista de salida para conocer información que pueda ser útil para la empresa.

• Establece unos objetivos y evalúa y mide los resultados. También es importante que observes la respuesta de los trabajadores ante las diferentes estrategias y herramientas de comunicación interna. ¿Qué herramientas se utilizan más a menudo? ¿Les resulta de utilidad la información que reciben? ¿Están satisfechos con la cantidad de información que obtienen?

• Fíjate en cómo han cambiado las relaciones profesionales entre los trabajadores y el día a día en la empresa.

A continuación, se presentan algunos trucos y consejos relacionados con la mejora de la comunicación interna, para que puedas garantizar una comunicación eficaz entre los diferentes miembros de tu equipo y los diferentes departamentos de tu empresa.

Un aspecto que te ayudará a mejorar la comunicación interna en tu negocio es optar por diferentes tipos de estrategias y herramientas. Por ejemplo, no te centres únicamente en la comunicación a través del correo electrónico. Utilizar diferentes medios te ayudará a asegurarte de que el mensaje se ha comunicado a todos los miembros del equipo. Por otro lado, no te centres solamente en las herramientas digitales. Estas ofrecen múltiples ventajas y son un elemento indispensable del trabajo híbrido, pero combinarlas con reuniones periódicas presenciales mejorará la comunicación interna, además del trabajo en equipo.

Invitar y animar a todos los trabajadores a expresar su opinión en los momentos de tomar decisiones también mejorará la comunicación interna. Además, es una forma de que la empresa muestre su confianza en ellos. Además de realizar reuniones y emplear diferentes herramientas, también es posible contar con un buzón de sugerencias para que los trabajadores puedan proponer ideas o sugerir cambios de una manera anónima.

Organizar actividades de team building que fomenten el trabajo en equipo también puede beneficiar a la comunicación interna. Esta requiere de un buen clima laboral y una buena relación profesional entre las personas que trabajan en una empresa, y esto puede conseguirse realizando juegos, excursiones y otras actividades en grupo.

La tecnología también puede ayudarte a implementar nuevos sistemas de comunicación interna y a gestionarlos. Existen diferentes herramientas digitales, como Personio, un software especializado en diferentes tareas de Recursos Humanos, que pueden ayudarte a diseñar una estrategia de comunicación interna.

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Existen muchísimas herramientas de comunicación interna que una empresa puede utilizar para comunicar mensajes, proporcionar y solicitar feedback y asegurarse de que todos los miembros del equipo tienen acceso a la misma información en todo momento. Estas son las herramientas de comunicación interna más habituales en las empresas: 

• Un manual corporativo, que puede resultar de gran utilidad durante el proceso de onboarding de los empleados.

• Un correo electrónico o boletín interno, que puede incluir noticias, novedades, consejos,…

• Un tablón de anuncios, que puede servir para comunicar información a los empleados, pero también para que ellos mismos añadan ideas o propuestas.

• Una página web, intranet o blog dirigidos a los trabajadores de la empresa.

• Redes sociales o plataformas que permitan realizar videollamadas y hablar mediante un chat.

• Carteles informativos en la oficina o circulares que se proporcionan a los trabajadores en el lugar de trabajo.

• Un buzón de sugerencias que, como ya se ha comentado, puede servir para que los trabajadores den ideas y propongan cambios de manera anónima.

La comunicación interna es un elemento indispensable de las empresas. Tiene como objetivo garantizar que se emplean los canales y métodos necesarios y adecuados para fomentar el diálogo, transmitir información y garantizar que esta llegue de manera eficaz a todas las personas de la empresa. Un ejemplo de comunicación interna es diseñar un proceso de onboarding y un manual corporativo eficaz para que los nuevos empleados que se incorporan a una organización dispongan de los medios necesarios para informarse acerca de la empresa, sus objetivos y su funcionamiento. 

Existen muchos medios diferentes de comunicación interna. Algunos de los más habituales son las reuniones presenciales, la comunicación por correo electrónico, el uso de páginas web, blog y redes sociales internas, plataformas de videollamada y chat, un manual corporativo, un buzón de sugerencias, carteles,…