Compliance: cómo implementar un programa efectivo en tu organización

El compliance es el conjunto de procesos, políticas y prácticas que una empresa implementa para asegurarse de que cumple con todas las leyes, regulaciones, normativas y estándares en su ámbito de actividad. 

Su objetivo es garantizar que los procedimientos que se llevan a cabo son éticos y legales. Está estrechamente ligado con el término corporate compliance. En este caso hablamos de políticas promovidas desde la Dirección de una compañía para evitar operativas ilegales que puedan comprometer su actividad. 

Es importante porque evita infracciones que pueden acabar en sanciones por ejercer prácticas ilegales. Por tanto, es importante porque evita daños reputacionales y sobrecostes derivados de multas.

Por otro lado, el acceso a cierto tipo de mercados y colaboradores está ligado a un estricto cumplimiento de las normativas. Este tipo de relaciones generadoras de negocio se basan en el respeto a unos mismos valores éticos y a formas responsables de actuar, como, por ejemplo, la responsabilidad social corporativa.

La función de cumplimiento ayuda a identificar, evaluar y gestionar los riesgos legales y éticos que enfrenta la empresa. Esto permite una toma de decisiones más informada y una reducción de la exposición a posibles problemas.

El compliance también favorece a la cultura empresarial. Cuando se implementa correctamente, los empleados se sienten más motivados, identificados con valores éticos y comprometidos.

Esto incluye también la protección de datos personales y la privacidad, tanto de clientes como de empleados. Normativas como el RGPD establecen estrictos requisitos y políticas que tratan de salvaguardar la información privada de las personas con las que la empresa tiene relaciones laborales o comerciales. 

Los objetivos del compliance en empresas son múltiples y abarcan una amplia gama de aspectos legales, éticos y operativos. Algunos de los objetivos claves del compliance son:

• Asegurar que la corporación cumple con la ley, con el objetivo final de evitar multas o litigios.

• Favorecer el desarrollo de una cultura de actuaciones íntegras y éticas. 

• Identificar y minimizar riesgos. Incluye evaluar posibles problemas y desarrollar estrategias para evitarlos o abordarlos adecuadamente.

• Contribuir a una gobernanza efectiva. La Dirección y la gestión de RR. HH. se combinan para ser responsables y cumplir con los intereses de todas las partes interesadas.

• Mejorar la imagen de marca y reputación de la empresa.

• Establecer controles y procesos para prevenir el fraude y la corrupción dentro de la empresa.

• Garantizar el cumplimiento de regulaciones de privacidad y protección de datos de clientes y empleados.

• Cumplir con las normativas y requisitos para acceder a mercados específicos y colaborar con otras empresas.

• Proporcionar a los empleados formación y educación continua sobre aspectos legales y éticos.

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Existen varios tipos de compliance que se enfocan en áreas específicas de regulación y responsabilidad. Cada tipo de compliance aborda un conjunto particular de leyes, regulaciones y normas relevantes para ese ámbito. Algunos de los tipos de compliance más comunes incluyen:

Se trata de cumplir con las normativas que afectan al desarrollo general de cualquier actividad. Por ejemplo, las relacionadas con el control de horas y el registro del tiempo trabajado por los empleados. También fiscales, antimonopolio y otras leyes aplicables en España. Tanto a nivel nacional como regional. También internacional, dependiendo del ámbito geográfico de actuación.

Implica cumplir con las regulaciones financieras y contables para garantizar la precisión y transparencia en los informes financieros. Esto puede abarcar regulaciones como SOX (Ley Sarbanes-Oxley) en Estados Unidos.

Trata de garantizar que la empresa cumple con las normas relacionadas con la privacidad y la protección de datos.

Se relaciona con la prevención de sobornos y corrupción, generalmente siguiendo estándares como la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero (FCPA) en Estados Unidos y la Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción.

Asegurar que la empresa cumpla con las normativas para proporcionar un ambiente de trabajo seguro y saludable para sus empleados.

Un programa de compliance efectivo debe estar bien estructurado y abordar una variedad de aspectos para garantizar que la empresa trabaja de forma ética y cumple siempre con las leyes y regulaciones.

• Código de conducta y políticas. Un código de conducta claro y políticas específicas que establezcan los estándares éticos y los comportamientos que deben tener  todos los empleados y partes interesadas de la empresa. Especialmente en procesos que puedan tener más riesgo de incurrir en irregularidades. Es importante que este código establezca parámetros que limiten agravios comparativos por género o rango jerárquico, por ejemplo.

• Liderazgo y cultura. La Alta Dirección y los mánager promoverán una cultura y forma de actuación ética. Estos altos mandos jerárquicos son los primeros que deben dar ejemplo.

• Valoración de los riesgos legales, éticos y operativos derivados de las actividades que lleva a cabo la empresa.

• Concatenación de contratos. Evaluar y gestionar adecuadamente la práctica de concatenar contratos para evitar abusos laborales y asegurar la continuidad y estabilidad laboral de los empleados.

• Novación de contrato. Modificación de condiciones laborales mediante acuerdo entre las partes, formalizado por escrito. Se realiza para ajustar salario, funciones o términos contractuales.

• Políticas y procedimientos. Aportar documentación clara de las políticas y procedimientos que sirven de guía para saber qué acciones y decisiones llevar a cabo en cada área.

• Formación y educación. Capacitar a todos los empleados sobre las políticas de compliance, las regulaciones relevantes y las mejores prácticas.

• Canal de denuncia (whistleblowing). Crear canales seguros y confidenciales para que los empleados y partes interesadas informen de posibles incumplimientos.

• Implementar sistemas de supervisión y auditoría interna para detectar y abordar incumplimientos de manera proactiva, como, por ejemplo, la realización de auditorías retributivas.

• Sanciones. Proceso para investigar las denuncias y tomar medidas adecuadas en caso de violaciones, que pueden incluir multas y correcciones.

• Gestión de terceros. Establecer controles para garantizar que los proveedores, socios comerciales y terceros cumplan con los mismos estándares de compliance.

• Realizar registros detallados de todas las actividades relacionadas con el programa de compliance, incluidas las capacitaciones, investigaciones y medidas tomadas.

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Para implantar el compliance de forma efectiva en una empresa hay que seguir estos pasos:

La Dirección debe mostrar su apoyo y compromiso con la implementación del programa de compliance, mostrar la importancia de la ética y su cumplimiento y ser los primeros miembros de la corporación en dar ejemplo.

Identificar riesgos, haciendo hincapié en aquellas áreas que tienen mayor exposición por el tipo de tareas que ejecutan. 

Crear un código de conducta claro que establezca los valores, principios éticos y estándares de comportamiento esperados de todos los empleados. Es la fase en la que se deben desarrollar políticas específicas que aborden áreas de riesgo identificadas en la evaluación. Tras leer estos documentos y códigos de conducta debe quedar claro a los empleados cómo espera la empresa que actúen en determinadas circunstancias.

Proporcionar formación regular a todos los empleados sobre el código de conducta, las políticas y las regulaciones relevantes. Asegurarse de que todos comprendan sus responsabilidades, profundizando con casos y situaciones reales.

Establecer canales de comunicación abiertos para preguntas y preocupaciones, respetando al mismo tiempo un acuerdo de confidencialidad para proteger la privacidad y seguridad de la información compartida.

Crear procedimientos detallados para implementar y hacer cumplir las políticas de compliance en todas las áreas de la empresa.

Crear canales de comunicación confidenciales y seguros en los que informar de situaciones que puedan comprometer a la organización.

Implementar sistemas de auditoría interna y monitoreo continuo para detectar y abordar posibles incumplimientos.

Establecer procesos claros para investigar las denuncias y tomar medidas adecuadas en caso de violaciones, por ejemplo, sanciones graves.

Son diversas las acciones que se pueden implementar en una empresa para el compliance. 

Por ejemplo, la empresa que quiera asegurar información sensible de clientes tendrá que activar procesos que recopilen y almacenen datos de forma segura, tal y como establece el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea, así como políticas de actuación en caso de detectar vulnerabilidades en sus sistemas que puedan  poner en riesgo la privacidad de esta información.

Otro ejemplo de compliance de seguridad: una empresa de construcción implementa medidas para garantizar la seguridad de sus empleados en el lugar de trabajo, como capacitación en equipos de protección personal, inspecciones regulares y seguimiento de incidentes y lesiones.

El software de Personio puede resultar una tecnología útil en relación con el compliance en una empresa.

• Almacenar y organizar de manera centralizada documentos importantes, como políticas de compliance, códigos de conducta y regulaciones relevantes.

• Programar, organizar y realizar cursos de formación y capacitación sobre compliance para los empleados.

• Plataforma para establecer un canal de denuncia confidencial, lo que permite que los empleados informen de posibles violaciones de compliance de manera segura y anónima.

• Registrar auditorías internas relacionadas con el cumplimiento y almacenar los resultados y las acciones llevadas a cabo para abordar cualquier problema.

• Conocer las regulaciones relevantes a través de alertas y notificaciones en Personio, lo que te permite ajustar tus políticas y prácticas de cumplimiento en consecuencia.

El officer de compliance es la persona encargada de implementar y garantizar que se cumple con el programa de compliance. Entre sus responsabilidades:

• Desarrollar políticas.

• Establecer el cumplimiento.

• Formar a los empleados.

• Supervisar su cumplimiento.

• Identificar y prevenir situaciones de riesgo potencial.

El compliance tiene un impacto significativo en las operaciones diarias de una empresa, ya que influye en cómo se toman decisiones, cómo se llevan a cabo las actividades y cómo se gestionan los riesgos. 

La política de compliance marca, en definitiva, el modo de actuar dentro de la organización en procesos que pueden resultar especialmente sensibles y críticos. De ahí que su importancia sea crucial.

No cumplir con las regulaciones en materia de compliance tiene consecuencias, que pueden ser: sanciones, multas, demandas, pérdida de clientes, pérdida de oportunidades o efectos en la reputación de la empresa. 

En cualquier momento puede producirse, además, una inspección de trabajo que ampliaría las consecuencias mencionadas, puesto que podrían llegar sanciones y limitaciones desde la Administración.