Competencias digitales básicas: qué son y cómo formar a tu plantilla

Las competencias digitales básicas son el conjunto de habilidades y conocimientos para un uso efectivo de las tecnologías de la sociedad de la información en el trabajo. Dado que vivimos en un mundo cada vez más digitalizado, las competencias digitales son fundamentales para el desarrollo profesional de los trabajadores y la productividad de la empresa. 

Estas habilidades incluyen la capacidad de usar dispositivos como ordenadores y smartphones, navegar por Internet, comunicarse on-line, utilizar software común o gestionar datos digitales de manera segura, entre muchas otras. 

Las competencias digitales dependen del sector laboral y de las necesidades específicas de cada persona. No obstante, las más comunes son: 

• Alfabetización digital. Aprender a utilizar cualquier tipo de dispositivo tecnológico. Desde ordenadores, hasta tabletas o smartphones, así como sistemas operativos, entre otros.

• Navegar por Internet. Saber cómo buscar información en Internet. Incluye navegar por las páginas web y comprender aspectos importantes respecto a la seguridad y privacidad on-line de un navegador web. 

• Comunicación digital. Tener la capacidad para comunicarse on-line. Es decir, usar herramientas de comunicación en línea como el correo electrónico o las redes sociales, entre otras. 

• Uso de software y aplicaciones. Conocer y utilizar software comunes, como procesadores de texto, hojas de cálculo, programas de presentación y aplicaciones específicas relacionadas con el trabajo o la vida cotidiana

• Gestión de archivos y datos. Aprender a organizar, almacenar y recuperar archivos digitales.

• Seguridad. Conocer las mejores prácticas para protegerse contra amenazas on-line, como virus, malware, phishing y fraudes cibernéticos.

• Manejo de redes sociales. Comprender cómo funcionan las redes sociales, cómo crear y gestionar perfiles y cómo interactuar de manera segura y apropiada en cada una de las plataformas.

• Resolución de problemas de tecnología básica, como errores de software o problemas de conectividad.

Evaluar las competencias digitales de la plantilla es fundamental para identificar las áreas en las que necesita mejorar. En consecuencia, debe prestarse atención al nivel de los trabajadores tanto en las llamadas soft skills como hard skills. 

Siempre habrá que asegurarse de que los conocimientos estén alineados con los objetivos de la empresa. No tiene sentido evaluar si un técnico de alarmas tiene conocimientos en PowerPoint. Aun siendo una competencia digital básica, no estaría alineada con las necesidades reales de la organización, si el técnico en cuestión no utiliza en ningún momento esa herramienta.

Teniendo esto en cuenta, a continuación se presentan los pasos para evaluar competencias digitales básicas de forma adecuada:

Lo primero es identificar los objetivos que se quieren lograr al evaluar las competencias digitales del equipo. A partir de ahí, enumerar las competencias digitales que son más relevantes para alcanzarlos. 

Imaginemos un Departamento de RR. HH. en donde se han detectado errores constantes en el cálculo de nóminas, a raíz de una inadecuada contabilidad de las horas extras. 

El objetivo aquí sería resolver esta circunstancia. Y las competencias digitales básicas podrían estar relacionadas con un mejor conocimiento y uso de hojas de cálculo, si esta fuera la herramienta utilizada para registrar las horas y rellenar un dato de la nómina.

Otra fórmula podría ser implantar una herramienta de registro horario que permita automatizar el cálculo de las nóminas en función de las horas trabajadas y formar al departamento en el uso de este tipo de plataformas. 

El siguiente paso es escoger las herramientas y métodos de evaluación que mejor se adapten a los objetivos y al perfil del equipo. Algunas opciones que se utilizan con frecuencia son las encuestas, cuestionarios, pruebas de habilidades o evaluaciones de desempeño. 

Revisar los datos recopilados y analizar los resultados de la evaluación. De esta manera, se descubren las áreas en las que el  equipo muestra fortalezas y debilidades en cuanto a competencias digitales. Conociendo las tendencias del equipo es más sencillo saber cuáles son las necesidades concretas y qué tipo de educación les ayudará a mejorar. 

Una vez conocidos los resultados de la evaluación, se puede crear un plan de formación y desarrollo personalizado para cada miembro del equipo. Por ejemplo, mediante cursos, talleres, mentorías, etc. 

Por último, es conveniente realizar un seguimiento continuo del progreso del equipo en el desarrollo de competencias digitales. Para ello, hay que programar revisiones regulares para evaluar las competencias digitales y ajustar el plan de desarrollo según sea necesario.

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Desarrollar un plan de formación en competencias digitales para la empresa es esencial para mantener a la plantilla actualizada y competitiva en un entorno digital en constante evolución. Los pasos para crear un plan efectivo son:

Realizar una evaluación de las competencias digitales de la plantilla para identificar las áreas en las que se necesita mejorar. Para ello, es necesario tener en cuenta los objetivos tanto a corto como largo plazo, así como las tendencias tecnológicas que puedan afectar a la empresa. 

Definir los contenidos de los cursos y las actividades de formación, según las carencias detectadas. 

Aquí habría que profundizar en cómo se va a desarrollar la formación (on-line o presencial), en qué horarios, si será compatible con el día a día, cómo puede afectar al desarrollo de los proyectos en marcha, programas de incentivos por asistencia y mejora de aptitudes, si será mediante personal interno con conocimientos previos o si se externalizará la gestión de la formación, etc.

Establecer fechas y plazos para la implementación del programa de formación. Considerar la duración de cada curso y la disponibilidad de los empleados. Tras ello, la empresa comunicará la actividad de formación para favorecer una mejor organización y asegurar la asistencia.

Realizar seguimiento del progreso de los empleados a medida que avanzan en su formación. Es importante para mejorar el recopilar la opinión y experiencia de los empleados sobre la calidad y efectividad de la formación.

Basándose en los resultados y la retroalimentación, ajustar y mejorar continuamente el plan de formación. Es conveniente mantener el programa actualizado por la constante evolución de las tecnologías y la aparición de nuevas herramientas.

Comprobar que los conocimientos adquiridos se están aplicando. De nada sirve todo este proceso si, posteriormente, se mantienen metodologías de trabajo y herramientas obsoletas.

Formar a la plantilla en competencias laborales digitales es beneficioso para las empresas. Sin embargo, a veces presenta retos. Algunos de los principales desafíos que enfrentan las empresas al formar a su plantilla en competencias digitales son:

• Rápido avance de la tecnología. La tecnología digital evoluciona rápidamente, lo que significa que las competencias digitales necesarias cambian. Por ello, las empresas deben mantenerse al día en las últimas tendencias y adaptar constantemente sus programas de formación.

• Dificultades en la adaptación. Algunos empleados pueden tener dificultades para adaptarse a los cambios o sentir temor hacia lo desconocido, por lo que superarlo es un desafío al que deben enfrentarse. La empresa debe ayudar a dar este paso y a favorecer el cambio con programas de incentivos, por ejemplo.

• Brecha generacional. En muchas empresas, hay una brecha generacional en las competencias digitales. Los empleados más jóvenes pueden tener más facilidad para adaptarse a nuevas tecnologías, mientras que los empleados mayores pueden requerir una formación más detallada e intensa. Es una barrera a tener en cuenta a la hora de programar los cursos y actividades formativas.

• Recursos limitados. La formación en competencias digitales requiere de dinero, tiempo y personal. No todas las empresas tienen los recursos necesarios para ofrecer formación de calidad.

• Necesidades particulares de formación. Identificar las competencias digitales específicas que necesita cada empleado y determinar cómo llenar esas brechas en ocasiones también puede suponer un reto. Es común encontrarse a empleados con un bajo conocimiento en una herramienta que el resto de compañeros maneja a la perfección. En estos casos, es conveniente no estigmatizar. Crear un clima laboral facilitador, de modo que el empleado con menos conocimientos se sienta cómodo y sea apoyado de forma profesional y eficiente por el resto del equipo. También es relevante afinar los procesos de selección para captar talento que ya cuente con habilidades básicas que permitan un crecimiento equitativo y conjunto de todos los miembros de un departamento.

• Falta de tiempo. Los empleados generalmente tienen cargas de trabajo exigentes y pueden tener dificultades para encontrar tiempo para la formación en competencias digitales sin descuidar sus responsabilidades.

• Personalización de la formación. Cada empleado puede tener diferentes necesidades de formación en función de su rol y sus responsabilidades. Personalizar la formación para satisfacer estas necesidades puede ser un reto a afrontar en este proceso.

• Mantenimiento de las habilidades en el tiempo. Una vez que los empleados adquieren nuevas competencias digitales, es importante asegurarse de que las mantengan y las sigan utilizando en su trabajo diario. 

• Ciberseguridad. Con el uso de las tecnologías digitales aumentan los riesgos de seguridad. La formación en ciberseguridad para conseguir perfiles IT eficientes y seguros se ha convertido en un reto relevante.

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Personio es una herramienta que gracias a sus funcionalidades puede ayudar a mejorar las competencias digitales de una empresa.

A través de la gestión de empleados permite mantener registros detallados de cada perfil, incluyendo su historial de formación y desarrollo, lo que facilita el seguimiento de las competencias digitales actuales y ayuda a identificar las áreas en las que se necesita formación adicional.

Teniendo en cuenta la formación que se necesita, se puede programar y gestionar la formación en sí para mejorar en competencias digitales. Esto abarca desde la asignación de cursos o actividades de formación hasta el seguimiento de su progreso, asistencia, etc.

A través de las evaluaciones de desempeño regulares también se puede medir el progreso en el desarrollo de competencias digitales. Personio es una herramienta eficaz para la determinación y ejecución de un completo, exhaustivo y automatizado plan de evaluación de desempeño dentro de cualquier corporación.

También tiene un papel relevante en la selección de personal. Puede ayudar a las empresas a identificar candidatos con las competencias digitales necesarias durante el proceso de contratación. Se pueden configurar filtros y criterios específicos para evaluarlos en función de sus habilidades digitales.

Por último, cabe destacar que es una herramienta con funciones eficaces de comunicación interna y  colaboración. Esto es útil para compartir recursos de formación y fomentar el aprendizaje entre los empleados.

Mantener actualizadas las competencias digitales en tu empresa es esencial por diversos motivos: para ser más competitivo, innovar, adaptarse al cambio y aprovechar las oportunidades que ofrece la digitalización. Ayuda a garantizar la eficiencia y le permite  enfrentar nuevos desafíos tecnológicos en posiciones de ventaja.

Un equipo con competencias digitales básicas será, en definitiva, más eficiente y productivo, especialmente en tareas repetitivas y administrativas de poco valor añadido. Ahorrar tiempo en ellas permite contar con horas de trabajo al mes que pueden dedicarse a tareas creativas y de alto valor estratégico; cuestiones que aporten un cambio verdaderamente diferencial frente a la competencia.

Si RR. HH. tiene un alto nivel de competencias digitales para, por ejemplo, automatizar ciertas gestiones administrativas, tendrá más tiempo para aportar verdadero valor añadido a los procesos y marcar la diferencia. 

Se reduce, por ejemplo, el tiempo para organizar un programa de bonificación, lo que da más espacio a analizar y evaluar qué bonificaciones son las que realmente necesita la corporación en ese momento para aumentar la efectividad del programa. Se reduce la carga de trabajo mecánica para dar más tiempo a procesos de valor añadido.

Le permite, en definitiva, dejar de ser un departamento meramente operativo para convertirse en un socio estratégico de la empresa y un área clave en la toma de decisiones corporativas, lo que mejora enormemente la gestión de RR. HH.

Sí, existen certificaciones oficiales que acreditan las competencias digitales básicas. Estas certificaciones suelen ser una forma efectiva de demostrar que una persona tiene un conjunto de habilidades digitales específicas y que pueden ser beneficiosas tanto para la persona en cuestión como para su empresa. Por ejemplo:

• Certificación de European Computer Driving License (ECDL)

• Certificado de profesionalidad

• Certificados que ofrece Microsoft