¿Cómo se calcula la liquidación? Conceptos clave [+Plantilla gratis]

Cuando un contrato de trabajo llega a su fin, ya sea por decisión unilateral de una de las partes, por mutuo acuerdo o porque termina el periodo para el que fue establecido, se procede a la liquidación. Este proceso implica el cálculo y pago de todas las cantidades adeudadas al trabajador, que pueden incluir el salario pendiente hasta la fecha de salida, la parte proporcional de las pagas extraordinarias no percibidas o las vacaciones no disfrutadas.

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También se tendrá en cuenta cualquier otra compensación acordada o determinada por ley, como la indemnización por despido, en caso de que aplique. La liquidación laboral supone además cerrar formalmente la relación laboral entre ambas partes y permitirles dejar constancia de que se han cumplido todos los compromisos pendientes. En este sentido, es un proceso clave para evitar posibles conflictos legales en el futuro y asegurar que el empleado reciba todos los beneficios y compensaciones que le corresponden. 

De igual modo, llevar a cabo este proceso con transparencia, implica realizar un offboarding adecuado que repercutirá positivamente en la imagen y el employer branding de la empresa.

Para calcular la liquidación es necesario tener una serie de pasos y conceptos claros para asegurar que el empleado reciba todas las compensaciones pendientes cuando termine la relación laboral. A continuación te explicamos cuáles son los conceptos clave para saber cómo se calcula la liquidación de un contrato: 

El primer concepto que deberás calcular es el salario pendiente que hay que pagar al trabajador hasta que deje de trabajar en la empresa. Para ello, se debe calcular la proporción del salario mensual correspondiente a estos días. Si se produce un despido sin preaviso, en las ocasiones en las que por ley sea necesario darlo, la empresa deberá abonar el salario de los días correspondientes a la falta de aviso.

Si el empleado no ha disfrutado de todas sus vacaciones legales o acordadas, se debe compensar económicamente esta parte. Se calcula la proporción de las vacaciones no tomadas en función de los días de vacaciones anuales dividido por los días trabajados en el año.

En el momento de la liquidación se debe calcular la parte proporcional de la paga extra de verano o la de Navidad, según aplique, equivalente al tiempo trabajado durante el año hasta la fecha de finalización del contrato. 

Si las pagas se cobran de manera prorrateada, entonces no será necesario calcularlas, ya que están incluidas en el salario mensual del empleado. 

En función del tipo de despido y de las condiciones estipuladas por contrato o según la legislación aplicable, el empleado puede tener derecho a una indemnización. La cuantía y el cálculo de esta indemnización varían según cada caso y es necesario tener en cuenta aspectos como el tipo de contrato, los años trabajados, la mejora voluntaria o la causa del despido.

En la liquidación laboral también pueden incluirse otros conceptos como bonificaciones, comisiones pendientes, compensaciones por horas extra o traslados, entre otros. La mayoría vendrán marcados por los términos establecidos en cada contrato o los acuerdos establecidos entre la empresa y el empleado. 

Cuando se hayan agrupado todos los conceptos de la liquidación del trabajador, será necesario sumarlos para conocer el importe total a abonar. Es importante que tanto la empresa como el empleado revisen en detalle los cálculos para asegurarse de que no hay errores y que se ha procedido al pago correcto de todos los componentes. 

Por último, hay que formalizar la liquidación y su cálculo en un documento que ambas partes deberán firmar. Este documento, que explicaremos más adelante, actuará como comprobante de que el empleado ha recibido todas las compensaciones debidas. El pago de la liquidación debe realizarse una vez se haya entregado el documento de liquidación. 

Para ver de forma sencilla cómo se calcula la liquidación, vamos a plantear un ejemplo sencillo. Para nuestro cálculo, vamos a tener en cuenta los siguientes conceptos para Isabel, una empleada a la que se le ha aplicado un despido objetivo:

• Salario mensual bruto: 2.000€.

• Días trabajados en el último mes: 15 días.

• Vacaciones no disfrutadas: 10 días.

• Años de antigüedad en la empresa: 5 años.

• Indemnización por despido objetivo: 20 días por año trabajado.

En este caso las pagas extras están prorrateadas. A continuación calculamos todos los componentes siguiendo los siguientes pasos:

Según nuestro ejemplo, Isabel ha trabajado 15 días del último mes, por lo que se le debe la mitad de su salario mensual. Para ello, multiplicamos su salario bruto por los días trabajados (15) y lo dividimos por los días del mes que, supongamos son 30. El resultado son 1.000€. 

Salario pendiente = 2.000€ x 15/30 =1.000€.

Suponiendo que Isabel tiene derecho a 30 días de vacaciones por año y no ha disfrutado de 10 días, dividimos su salario bruto mensual entre 30 y lo multiplicamos por 10.

Compensación por vacaciones = (2000€/30 días) x 10 días = 666,67€

En este caso y al tratarse de un despido objetivo, a Isabel le corresponde una indemnización de 20 días por año trabajado que se calculan en base a su antigüedad en la empresa: 5 años. Por lo tanto, habrá que multiplicar los 20 días por 5 años en la empresa y multiplicar el resultado por su sueldo diario.  

Indemnización = 20 días x 5 años x (2000€/30 días) = 6.666,67€.

Por último, habrá que sumar todos los componentes que acabamos de ver. El resultado que obtendremos es una liquidación de 8.497,72€.

Total liquidación: 1000€ (salario pendiente) + 666,67€ (vacaciones) + 6.666,67€ (indemnización) + 164,38€ (pagas extra) = 8.497,72€.

Es importante recordar que este es un ejemplo simplificado y que el cálculo real de la liquidación puede variar dependiendo de las circunstancias específicas de cada caso, incluyendo los convenios colectivos y otras compensaciones o deducciones aplicables.

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Lo cierto es que el finiquito y la liquidación son conceptos equivalentes, ya que cuando se extingue la relación laboral, la empresa debe hacer un recuento de los conceptos que están pendientes de ser abonados. Es decir, el trabajador recibirá un finiquito o una liquidación, siempre que haya pagos pendientes, independientemente del motivo por el que haya terminado el contrato. 

Sin embargo, la principal diferencia la encontramos en el concepto de indemnización que se pagará sólo cuando se despide al trabajador, en los casos en los que el tipo de despido así lo contemple.

Para formalizar la liquidación del trabajador, es necesario reflejar todos los conceptos que forman parte de ella en un documento. A este se le conoce como documento de liquidación. Se entregará al trabajador una vez que la empresa haya hecho el recuento de las componentes a pagar. 

El documento tiene que ser firmado tanto por la empresa como por el empleado, que deberá mostrar su conformidad o disconformidad con el mismo. No es obligatorio que se haga ante notario, pero el empleado puede pedir que un representante legal de los trabajadores esté presente, tal y como recoge el Estatuto de los Trabajadores. 

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A la hora de saber a cuánto asciende la liquidación de un trabajador, es conveniente contar con procesos organizados para poder acceder a toda la información sin problemas. Además, es necesario que los departamentos de RR. HH. tengan en cuenta la legislación en materia laboral para poder calcular todos los conceptos pertinentes. Para ello, resulta de gran utilidad contar con el respaldo de un abogado laboralista. 

De igual modo, las empresas pueden centralizar y gestionar toda la información de los empleados gracias a un software de gestión de RR. HH. que simplifique las tareas relacionadas con el personal. Así, podrán acceder al recuento de vacaciones pendientes, a la información salarial de los empleados, a su documentación y a su contrato de trabajo en cuestión de segundos. 

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