¿Cómo calcular el IRPF de la nómina? Guía completa

Para comprender cómo calcular una nómina y cuál es su estructura, es esencial conocer los principales elementos que componen este documento. En términos generales, pueden dividirse en tres: el encabezado, los devengos y las deducciones.

• Encabezado. En esta parte, deben incluirse los datos básicos tanto de la persona trabajadora (su nombre completo, DNI, grupo profesional, antigüedad en la organización y número de afiliación a la Seguridad Social, entre otros) como de la organización (el nombre fiscal de la sociedad, el CIF, el domicilio y el código asignado de la cuenta de cotización de la Seguridad Social, por ejemplo). En este apartado inicial también se incluirá el periodo de liquidación, es decir, el periodo de tiempo al cual corresponde el documento en cuestión.

• Devengos. Los devengos son, en términos generales, los ingresos que el trabajador percibirá. Este importe es previo al cálculo del IRPF y de las deducciones de la Seguridad Social, e incluye tanto percepciones salariales como no salariales. Algunos ejemplos de percepciones salariales son el salario base, las horas extraordinarias o posibles complementos salariales. Por otro lado, las percepciones no salariales incluyen gastos de desplazamiento, dietas u otros servicios o bienes que el trabajador obtiene, pero que no cotizan a la Seguridad Social.

• Deducciones. Por último, las deducciones son los importes que se restan al salario bruto del trabajador en concepto de aportaciones a la Seguridad Social o de impuestos. Este es el apartado donde se incluye el cálculo del IRPF.

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El IRPF, o impuesto sobre la renta de las personas físicas, es un impuesto que deben pagar las personas físicas trabajadoras a la Agencia Tributaria, y cuyo importe depende de una serie de factores y circunstancias personales y profesionales.

Sin embargo, no son las personas trabajadoras quienes abonan directamente este importe a Hacienda, sino que es la empresa quien, al calcular las nóminas a final de mes, aplica una retención al salario bruto y descuenta la parte correspondiente de IRPF, la cual abona a la Agencia Tributaria, en lugar de al trabajador, en concepto de este impuesto. Este trámite se realiza mediante la presentación del modelo 111 a final de mes o de cada trimestre (dependiendo de las características y dimensiones de la empresa). Además, al finalizar el año, las empresas también deben presentar el modelo 190, que es un resumen informativo de las retenciones de IRPF que la empresa ha realizado.

Posteriormente, cuando las personas trabajadoras realizan la declaración de la renta, se realiza un cálculo para saber si el IRPF que la empresa ha abonado es el correspondiente en función de los ingresos totales y las circunstancias personales de cada trabajador. En caso de que el importe no sea el correspondiente, la persona en cuestión abonará u obtendrá la diferencia.

Es indispensable que las empresas estén siempre al día en cuanto a las normativas que regulan el cálculo y gestión del IRPF, por lo que la Agencia Tributaria ofrece una serie de documentos y programas de ayuda para el cálculo de retenciones.

Los principales aspectos que es necesario tener en cuenta al calcular el IRPF de las nóminas de los trabajadores son los siguientes:

• El salario bruto anual del trabajador. El salario, así como la base de liquidación, son algunos de los principales aspectos que afectarán al cálculo del IRPF, puesto que la ley establece una tabla con los porcentajes que deben aplicarse en cada caso. También es importante saber que, en el caso de los trabajadores cuyo salario bruto anual no supere los 15.876 euros, su nómina estará exenta de IRPF.

• El tipo de contrato de trabajo. Existe una excepción a esta norma que acaba de mencionarse: en el caso de los trabajadores con un contrato de duración determinada, deberá aplicarse siempre una retención de un mínimo del 2 %, aunque su salario sea inferior al importe indicado.

• Grado de discapacidad de la persona trabajadora. En caso de que una persona tenga algún grado de discapacidad, esto también puede afectar al cálculo del IRPF. 

• Situación personal y familiar. Existen una serie de circunstancias personales y familiares que pueden afectar, también, al porcentaje de IRPF que debe aplicarse a la nómina de un trabajador. Se trata de una serie de aspectos que los empleados deben comunicar a la empresa mediante el modelo 145.

• La comunidad autónoma de la empresa. A pesar de que una parte del IRPF es estatal, también existe un porcentaje que es autonómico, por lo que el importe total de IRPF que debe retenerse a un trabajador también puede variar ligeramente dependiendo de su lugar de residencia.

El concepto de base liquidable está muy relacionado con las nóminas de los trabajadores. Se trata del importe de los ingresos de un trabajador una vez aplicadas las diferentes retenciones, y es el importe al cual se aplica el porcentaje de IRPF correspondiente. Por lo tanto, al calcular una nómina, el porcentaje de IRPF no se aplica al salario bruto del trabajador, sino al importe de la base liquidable, que es lo que se obtiene tras aplicar las deducciones correspondientes a los ingresos del empleado.

Una de las principales características del IRPF es que se trata de un impuesto subjetivo. Esto significa que el importe del porcentaje que debe retenerse a la nómina de un trabajador no depende únicamente de unos tramos establecidos por la ley, sino que también deben valorarse ciertas circunstancias personales y familiares. Por lo tanto, el cálculo del IRPF es diferente para cada trabajador. Sin embargo, en términos generales, estos son los principales factores que deben tenerse en cuenta para saber cómo calcular el IRPF de una nómina:

El principal aspecto que contribuirá a determinar el importe de IRPF que debe retenerse a cada trabajador son los tramos establecidos por la ley. Es importante saber que estos pueden cambiar cada año, por lo que los Departamentos de Recursos Humanos deben estar siempre al día de las normativas y actualizaciones. Actualmente, los tramos son los siguientes:

Como ya se ha comentado, estos importes corresponden a la base de liquidación y no al salario bruto del trabajador. Además, es importante saber que los porcentajes son orientativos y pueden variar ligeramente en función de la comunidad autónoma.

También es importante saber que el IRPF es un impuesto progresivo, lo cual significa que el porcentaje que debe aplicarse es mayor cuanto mayores son los ingresos de la persona trabajadora. Por lo tanto, los porcentajes mencionados en la tabla se aplican de manera progresiva. Por ejemplo, en el caso de una persona cuya base liquidable sea de 30.000 euros anuales, se aplicaría lo siguiente: una retención del 19 % a los primeros 12.450 euros; una retención del 24 % al siguiente tramo, hasta llegar a los 20.199 euros, y una retención del 30 % al resto, hasta llegar a los 30.000 euros.

Como ya se ha comentado, debe tenerse en cuenta que las circunstancias personales y familiares de cada trabajador también afectarán al cálculo del IRPF. Otros aspectos que también contribuirán a determinarlo son el grado de discapacidad, el tipo de contrato o el lugar de residencia de la persona trabajadora.

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No, los trabajadores no pueden elegir el IRPF que se aplica a su nómina. El porcentaje que se aplicará dependerá de sus ingresos y de una serie de circunstancias personales y familiares que se comunicarán mediante el modelo 145.

Sí, la empresa está obligada a aplicar la retención de IRPF a las nóminas de los trabajadores. Sin embargo, existen unos mínimos exentos. Por ejemplo, a las personas cuyo salario bruto anual sea inferior a 15.876 euros, no será necesario aplicarles una retención de IRPF (a menos que tengan un contrato de duración determinada, en cuyo caso se aplicará una retención del 2 %).

Las empresas deben retener una parte de la nómina de los trabajadores en concepto de su IRPF, es decir, como parte del pago de su impuesto sobre la renta de las personas físicas. Se trata de un impuesto que no abonan directamente los trabajadores a la Agencia Tributaria, sino que lo abona la empresa tras aplicar la retención correspondiente a sus nóminas. Posteriormente, al realizar la declaración de la renta, se regulariza y se calcula si el importe abonado en concepto del IRPF de cada persona es el que corresponde.