¿Cómo calcular el absentismo laboral?
Saber cómo calcular el absentismo laboral en las empresas es clave para realizar una adecuada planificación de los recursos disponibles, medir los niveles de productividad y hacer un seguimiento eficaz de la asistencia.
Por otro lado, ayuda a detectar posibles sobrecargas de trabajo y contribuye a crear un mejor ambiente de trabajo. Por su importancia y su impacto en las decisiones estratégicas de RR. HH. en este artículo te explicamos cómo se calcula el absentismo laboral paso a paso y cómo puedes digitalizar este proceso. También puedes descargar una plantilla Excel totalmente gratuita para agilizar este cálculo.
Descarga una calculadora de absentismo laboral¿Qué es el absentismo laboral?
El absentismo laboral se produce cuando uno o más empleados se ausentan de su puesto de trabajo en horario laboral sin una razón que lo justifique o sin planificación previa. En este sentido, se tienen en cuenta los retrasos en el inicio de la jornada laboral, las salidas antes de la hora prevista o no trabajar durante una o varias jornadas. Las ausencias pueden ser ocasionales o crónicas y pueden producirse por diversos motivos como falta de compromiso o de motivación, dificultades para conciliar la vida laboral y familiar o problemas de salud o personales, entre otros.
Cuando las ausencias se producen de manera recurrente en varios departamentos al mismo tiempo, puede hablarse de un problema estructural de absentismo al que conviene prestar atención. Para ello, conocer cómo se calcula el índice de absentismo laboral supone un indicador fundamental para evitar problemas que afecten a la productividad de las empresas. Si quieres saber más sobre esta métrica, te recomendamos leer este artículo sobre qué es el absentismo laboral.
5 Pasos para calcular el índice de absentismo laboral
Cómo calcular el absentismo laboral puede parecer a priori un proceso complejo, pero la realidad es que es bastante sencillo. A continuación te explicamos cómo se calcula el índice o tasa de absentismo laboral:
Paso 1: Calcula el número de días laborales
El primer paso para saber cómo calcular el absentismo laboral es disponer del número de días laborales. Para ello, es necesario elegir un periodo determinado para el cálculo y eliminar los días no laborables, los festivos y las vacaciones dentro de este periodo. Esto nos servirá como base para ver cómo se calcula el índice de absentismo laboral.
Paso 2: Selecciona el número de empleados
El siguiente paso es determinar qué muestra de empleados vas a utilizar para realizar el cálculo. En este sentido, puedes calcular el absentismo laboral para el conjunto de la empresa o para determinados equipos e incluso comparar los resultados entre departamentos.
Paso 3: Calcula el número de horas de absentismo
A continuación deberás anotar cuántas horas de absentismo se han producido. Recuerda que en este caso se trata de las horas de ausencia no justificadas y que también hay que incluir los retrasos o las salidas tempranas que se han producido. En este cálculo habrá que sumar el total de horas de absentismo que corresponde al conjunto de empleados seleccionados anteriormente.
Paso 4: Averigua las horas que se deberían haber trabajado
Para calcular las horas que se deberían haber trabajado es necesario establecer el número de horas de una jornada laboral regular. Por lo general, suele ser de 8 horas al día. Por lo tanto, será necesario multiplicar el total de días laborales por las horas que corresponden a un día de trabajo, en nuestro ejemplo 8.
Paso 5: Haz el cálculo porcentual de la tasa de absentismo
Por último, tendrás que dividir el total de horas que no se han trabajado (de absentismo), por las horas que todos los empleados deberían haber realizado. A continuación deberás multiplicar el resultado por 100 para hallar el resultado en porcentaje.
Ejemplo del cálculo del absentismo laboral
Para hacer un poco más sencillo este cálculo, vamos a ver un ejemplo teniendo en cuenta que tuviéramos los siguientes parámetros:
Nº de días laborables disponibles: 30
Nº de empleados: 4
Nº total de horas de absentismo: 24
Nº total de horas que se deberían haber trabajado: 960
La fórmula para calcular el absentismo laboral es la siguiente: (Total de horas no trabajadas / Horas que se deberían haber trabajado) x 100.
Siguiendo nuestro ejemplo, el resultado sería el siguiente: (24/960) x 100 = 2.5%.
Esta es una de las formas más sencillas para ver cómo se calcula el absentismo laboral, pero recuerda que existen otras como por ejemplo el método Bradford en el que se tienen en cuenta el número de ausencias y de episodios que se han producido.
Descarga una plantilla Excel para calcular el absentismo
Ahora que ya hemos visto cómo calcular el absentismo laboral de una empresa, es conveniente tener presente que se debe hacer de forma periódica y como parte de un proceso recurrente. Para facilitar esta tarea desde Personio te ofrecemos una plantilla Excel con la que podrás calcular el absentismo de forma ágil y sencilla. Puedes descargarla haciendo clic en la siguiente imagen:
¿Por qué es importante calcular el absentismo laboral?
Calcular el absentismo laboral es importante, ya que contribuye a tener una visión general y estratégica sobre la asistencia, la productividad y el rendimiento de los empleados en la empresa. Además, contribuye a los siguientes aspectos:
Tendencias y patrones de absentismo: permite comprobar si el absentismo se produce de manera recurrente, a qué departamentos afecta y las causas que lo provocan para, entre otras cuestiones, poder poner en marcha medidas que atajen esta situación.
Mejora de la planificación de los horarios: también ayuda a optimizar la planificación de los cuadrantes horarios y de la carga de trabajo teniendo en cuenta los recursos disponibles en cada momento.
Toma de decisiones basadas en datos: tanto al departamento de RR. HH. como a los responsables de los equipos les permite realizar su estrategia en función de los resultados y los datos que se obtengan.
Mejora del ambiente de trabajo: saber cómo calcular el absentismo laboral también permite mejorar el bienestar de los empleados al poner en marcha acciones que aumenten su motivación y compromiso con la empresa. Además, también permite planificar de manera adecuada la carga de trabajo y, por consiguiente, reducir los niveles de insatisfacción laboral y mejorar el ambiente de trabajo.
Reducción de costes de contratación por sustitución: por lo general, unos niveles bajos de absentismo laboral dan lugar a una menor rotación de personal y, por tanto, a menores costes derivados de la contratación de reemplazos.
Cumplimiento de la normativa laboral: tener una visión clara de las horas que se trabajan y las que se pierden en la empresa contribuye a cumplir con la normativa laboral y a cumplir con los convenios colectivos establecidos.
¿Cómo digitalizar el cálculo del absentismo?
Como hemos visto, cada empresa debe decidir cómo se calcula el absentismo laboral de manera interna y qué proceso se debe establecer para hacer un seguimiento eficaz de la asistencia. En este contexto aplicar de manera correcta la normativa de registro de la jornada laboral es fundamental para saber el total de horas trabajadas y de aquellas que se han perdido de manera injustificada.
Para ello, resulta de gran ayuda utilizar un software de registro de la jornada que permita a los trabajadores anotar su hora de inicio y salida, además de las pausas, tal y como establece la legislación en materia laboral. Con un programa como el de Personio tus empleados pueden tener acceso a un sistema fácil e intuitivo para fichar sus horas mientras que RR. HH. tiene acceso a resúmenes exhaustivos y a una visión general.
Además, el software de Personio también permite crear reportes e informes de manera automática y en cuestión de segundos para, entre otros aspectos, calcular el absentismo laboral automáticamente. Prueba todas nuestras funcionalidades de manera gratuita o reserva una demo con nuestro equipo para ver cómo Personio puede ayudarte a mejorar la gestión de personal.
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