Código de conducta: ¿por qué es importante dentro del mundo de la empresa?

El código de conducta de un negocio es un documento que recoge el conjunto de valores, principios y estándares éticos que guía o rige la manera de trabajar de una organización y que establece cómo debería ser el comportamiento de las personas de dicha empresa, además de las prácticas que están prohibidas.

Por lo tanto, como está muy relacionado con la ética empresarial, este documento suele incluir información sobre la misión, visión y valores de una empresa. Esta herramienta de gestión sirve para comunicar a todas las personas cuál debería ser su conducta y cómo se espera que sea su relación con sus compañeros.

Cada código de conducta es diferente y va acorde con los objetivos, las características y los valores de la empresa. Sin embargo, hay varios aspectos que siempre deben formar parte de un código de conducta empresarial. Se trata, principalmente, de los derechos fundamentales, los derechos laborales, los derechos medioambientales y las prácticas contra la corrupción y el soborno. Además, este documento también debería incluir información acerca de las sanciones que la empresa impondrá en caso de incumplimiento del código de conducta.

Es importante contar con un código de conducta empresarial porque este documento determina cómo deben comportarse las personas involucradas en la empresa y cómo debe ser la relación entre estas y la organización. Mientras que diversas leyes laborales establecen diferentes normas relacionadas con las obligaciones y los derechos de los miembros de una organización, estas normativas no siempre regulan los comportamientos y las conductas de las personas en el día a día, cuando llevan a cabo su actividad profesional y cuando se relacionan con sus compañeros de trabajo, proveedores, clientes. Un código de conducta permite a las organizaciones definir diferentes normas en cuanto a estos aspectos.

Este documento, por lo tanto, contribuye a una mejor conducta profesional por parte de todas las personas que forman una empresa. Además, contar con un código de conducta también supone los siguientes beneficios para las organizaciones:

• Ayuda a tomar decisiones.

• Promueve valores como el respeto, el compañerismo, la tolerancia, la honestidad, el trabajo en equipo.

• Es beneficioso para las relaciones profesionales entre los diferentes miembros de la organización.

• Ayuda a reducir posibles riesgos para la empresa.

• Promueve la confianza de las personas que trabajan en la organización, lo cual es beneficioso para el employer branding y para el employee engagement.

• Permite establecer las sanciones que se llevarán a cabo en caso de incumplimiento del código en cuestión.

• Los trabajadores se sienten más satisfechos en la empresa, puesto que un código de conducta contribuye a promover la igualdad entre todos los miembros del equipo y, además, es beneficioso para el clima laboral.

• Permite establecer un protocolo para prevenir y eliminar cualquier conducta de acoso laboral en la empresa, además de determinar la manera en la que la empresa debería actuar en estos casos.

• Contar con un código de conducta también mejora la cultura organizacional.

• Ayuda a establecer las normas recogidas en la política de responsabilidad social corporativa de la empresa.

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En términos generales, el código de conducta de una empresa impacta sobre todas las personas relacionadas con la organización. Afecta, por lo tanto, a todos los componentes del equipo: este código establece qué normas deben seguir y cómo deben comportarse los directivos, los responsables de equipo, los empleados. También afecta a los subcontratistas, en caso de que los haya.

Por otro lado, algunas empresas cuentan con un código de conducta para proveedores, en el cual se establecen ciertos requisitos éticos, sociales, legales y ambientales que la organización desea que sus proveedores cumplan. 

Es importante destacar que un código de conducta también afecta, en cierta manera, a los clientes y proveedores de una empresa en tanto que regula las relaciones laborales entre estos y las personas que trabajan en la compañía.

Cada empresa es diferente y cada código de conducta variará en función de sus necesidades, dimensiones, características, objetivos y valores. Como ya se ha mencionado, los temas principales que deben incluirse en un código de conducta están relacionados con la protección de los derechos fundamentales, los derechos laborales, los medioambientales y las prácticas contra la corrupción y el soborno, además de las medidas que la empresa tomará en caso de no cumplir el código de conducta.

De manera más específica, estos son algunos ejemplos del contenido que un código de conducta puede incluir:

• La misión, la visión y los valoresde la empresa, que son factores esenciales de la cultura empresarial que contribuyen a determinar no solamente este documento, sino todo el funcionamiento del negocio.

• Las limitaciones del código, es decir, qué aspectos incluye y cuáles no, así como las personas a quienes va dirigido.

• Las conductas y el comportamiento deseados por parte de la empresa en relación con la manera de trabajar de los empleados y a su forma de relacionarse con los otros miembros de la compañía, los clientes y los proveedores. 

• Conductas que no están permitidas, así como actividades que no pueden realizarse en la oficina o el lugar de trabajo.

• Las sancionesy el procedimiento que se seguirá en caso de que alguna persona no cumpla la normativa establecida en el código de conducta.

• El código de vestimenta de la empresa, en caso de que esta cuente con uno.

• Las expectativas de la empresa en cuanto a confidencialidad.

• La manera en la que se deberá actuar en caso de baja por enfermedad.

• El procedimiento que se deberá seguir en casos de emergencia.

• Los diferentes mecanismos o formas de contacto que las personas a quienes afecta el código de conducta pueden emplear para consultas, quejas o denuncias.

En general, las empresas disponen de libertad en el momento de elaborar sus códigos de conducta, pero existen ciertos límites. Por supuesto, un código de conducta nunca puede ir en contra de lo que establece la ley o el convenio colectivo aplicable en cada caso.

Por otro lado, la sentencia correspondiente de la Audiencia Nacional determina varias limitaciones en cuanto a la elaboración de un código de conducta empresarial. Estos son los aspectos que excederían lo que está permitido legalmente o, dicho de otro modo, estas son las cláusulas que serían declaradas nulas:

• El deber de comunicar a la persona responsable del Departamento de Recursos Humanos de forma previa la participación como ponente en cursos o seminarios externos.

• La obligación de recibir una autorización de la empresa de forma previa para realizar cualquier tipo de interlocución o tener contacto con periodistas o con los medios de comunicación, o para cualquier tipo de divulgación e información, en cualquier medio de comunicación o red social, acerca de la entidad en cuestión.

• La obligación de recibir una previa autorización de la dirección del Departamento de Recursos Humanos para participar en actos como conferencias, seminarios, congresos, reuniones, jornadas, etc., así como clases en universidades u otras instituciones de enseñanza, ya sea de forma puntual o permanente.

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Un aspecto esencial que hay que tener en cuenta al elaborar un código de conducta es que este documento debe ir acorde con las metas de la empresa en cuestión, así como su misión, visión y valores. Para crear este documento, es recomendable guiarse por estos pasos:

1. Constituir el comité que se ocupará de la elaboración del documento. Este debería estar formado por profesionales de varias áreas, como la Dirección General, el Área Jurídica, el Departamento de Recursos Humanos.

2. Identificar aquellos aspectos o sucesos que se hayan dado en el pasado en la empresa y que puedan ser relevantes para contemplar a la hora de redactar el código de conducta.

3. Invitar a los componentes del equipo a participar en la redacción del código de conducta mediante sugerencias y propuestas que pueden presentar a los jefes de equipo o a través de encuestas, por ejemplo.

4. Redactar un borrador con todo el contenido que la comisión considee que el documento debe incluir.

5. Enviarel código al personal, para que diferentes personas de diferentes departamentos puedan dar su opinión y proponer sugerencias.

6. Modificar el borrador, en caso de que sea necesario, y enviar la versión final a la Dirección para que esta apruebe el documento.

7. Enviar y transmitir el código de conducta a todos los empleados y demás personas a quienes afecte.

También es importante establecer qué mecanismos y medidas se emplearán para garantizar el cumplimiento de este código y qué sanciones se impondrán en caso de incumplimiento. Por otro lado, es necesario realizar un seguimiento y revisar el código de manera periódica para asegurarse de que este está actualizado en cuanto a posibles cambios que puedan darse en la empresa, en la sociedad y en relación con el marco legal.

Comunicar eficazmente el código de conducta a toda la empresa es indispensable para garantizar su cumplimiento. Existen varias maneras de transmitir un código de conducta de manera adecuada. Por ejemplo:

• Garantizar que el código de conducta esté a disposición de todas las personas que deben conocerlo, mediante su publicación en la página web de la empresa, por ejemplo.

• Elaborar carteles, folletos, resúmenes o vídeos explicativos, entre otros, para facilitar la comunicación y la comprensión del código de conducta.

• Realizar actividades y planes de formación que estén relacionados con el código de conducta de la empresa y los valores que este promueve.

• Realizar seminarios y reuniones de manera periódica.

• Durante el proceso de onboarding, informar a los nuevos empleados acerca del código de conducta.

• Elaborar un manual del empleado que incluya información acerca de este documento.

Como ya se ha mencionado, cada empresa elaborará un código de conducta diferente, relacionado con sus valores y con sus propósitos. Sin embargo, a continuación, se ofrecen algunos ejemplos de códigos de conducta de empresas conocidas internacionalmente, lo cual te permitirá obtener una idea más detallada de cómo es este tipo de documento:

• Código de conducta de Nestlé

• Código de conducta de Volkswagen

• Código de conducta de Inditex

• Código de conducta de Lidl

• Código de conducta de thyssenkrupp

Son un conjunto de normas que determina qué comportamiento deberían tener todos los miembros del equipo de una organización.

No es obligatorio que las empresas cuenten con un código de conducta. Sin embargo, elaborar este tipo de documento supone importantes beneficios, no solamente para la organización, sino también para todos los trabajadores.

Significa actuar y comportarse teniendo en cuenta a las demás personas y siendo consciente de cómo las palabras y acciones pueden afectarles. Un comportamiento ético implica, entre otros aspectos, respeto, honestidad, responsabilidad y empatía.

Un código de conducta es legalmente válido siempre y cuando los trabajadores lo hayan aceptado formalmente, ya sea firmando este documento o firmando un contrato laboral que hace referencia al código en cuestión.

Hay ciertas ocasiones en las que un código de conducta podría no funcionar. Algunos ejemplos son los casos en los que este documento no es suficientemente claro y preciso; si la Dirección no ha comunicado y transmitido el contenido del código de conducta eficazmente, o si este documento no encaja con la misión, visión y valores de la empresa, así como con su cultura organizacional en general.