Clima laboral: impacto y gestión en la productividad empresarial

El ambiente o clima laboral es una metáfora que se usa para referirse a las condiciones variables de un entorno de trabajo. Imaginemos que el entorno laboral perfecto es como un día con nubes blancas y un sol brillante cuyos rayos desprenden alegría, motivación, plenitud, innovación y creatividad en las dinámicas internas de la empresa.

¿El problema? Que también puede suceder todo lo contrario: un clima sobrecargado de nubes negras que generan la desagradable y persistente sensación de que en cualquier momento se desatará una tormenta de fricciones, malentendidos, desmotivación e improductividad entre los integrantes de la organización.

Promover un clima saludable en las empresas es esencial para garantizar el cumplimiento de los objetivos financieros planteados cada año. Esto se debe a los distintos beneficios que una buena atmósfera laboral aporta a todos los procesos de productividad, rendimiento y desempeño, tanto individual como colectivo.

El buen ambiente de trabajo incentiva a los empleados a cumplir con las metas que les han sido asignadas. Las empresas se beneficiarán de contar con empleados que desean dejar su aporte diario a la organización que les provee de un empleo gratificante. Esto es vital para gestionar correctamente el talento.

Además, un clima positivo permite a los líderes empresariales tener un mejor control para realizar proyecciones de crecimiento basadas en un modelo de previsibilidad más realista.

Podemos encontrarnos con varios tipos de clima laboral. Veremos algunos de ellos:

Los líderes y jefes tradicionales son los encargados de definir las tareas y asignar responsabilidades a los empleados, quienes tienen un papel más ejecutivo. Se caracteriza por la rigidez en la estructura jerárquica, la falta de comunicación ascendente y la limitada autonomía de los trabajadores. La toma de decisiones está centralizada en las capas superiores de la organización, lo que puede generar una sensación de falta de poder entre los empleados.

Las capas superiores de la organización muestran una mayor apertura a las sugerencias y aportes de los trabajadores. Existe una mayor confianza en las habilidades y conocimientos de los empleados, lo que les brinda la oportunidad de participar en la toma de decisiones y contribuir activamente en la organización. Este enfoque fomenta una mayor motivación e involucramiento por parte de los empleados, ya que se sienten escuchados y valorados dentro de la organización.

La comunicación es fluida y constante y los líderes están en contacto directo con la base de la organización a través de líderes de equipo o directamente con los empleados. Existe un alto grado de autonomía y empoderamiento para los trabajadores, quienes tienen la libertad de tomar decisiones dentro de su ámbito de responsabilidad. Se valora y se presta atención a las ideas frescas e innovadoras que surgen de los empleados, lo que fomenta un ambiente de trabajo dinámico y creativo. 

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La tipología de clima organizacional experimentado en una empresa depende de múltiples factores, tanto internos como externos, que siempre son interdependientes:

• Flexibilidad del liderazgo: cuanto más autoritario sea el liderazgo, los empleados se sentirán menos valorados, lo que influye negativamente en el estado de ánimo de todos, propiciando una atmósfera densa y pesada.

• Confianza en las capacidades individuales: los trabajadores tienden a experimentar un mayor sentido de pertenencia hacia la empresa cuando esta deposita confianza en sus habilidades y conocimientos para desempeñar sus funciones con más autonomía.

• Acondicionamiento de los espacios: el ambiente laboral también se ve determinado por las condiciones del espacio físico donde se trabaja. El aspecto del edificio, el mobiliario, la presencia de plantas, entre otros, impactan significativamente en la psicosociología de los empleados.

• Acceso a los recursos básicos: proveer al personal con todos los recursos materiales, tecnológicos y financieros esenciales para desempeñar sus labores con plenitud es otro factor determinante para promover un clima organizacional motivador y gratificante.

• Comunicación y cooperación: las empresas con mejores entornos laborales suelen destinar algunos momentos a reuniones donde todas las capas de la organización puedan compartir ideas, sugerencias y recomendaciones en igualdad de relevancia, son entornos más colaborativos.

• Reconocimientos y recompensas: cuando los empleados son reconocidos por sus aportes adicionales o sobresalientes, es más probable que se sientan satisfechos, así como más motivados para seguir dando nuevos aportes.

• Oportunidades de crecimiento: garantizar oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional basadas en el desempeño motivará a todo el personal para el debido cumplimiento de sus metas bajo una sana competitividad.

• Cuidar de la salud laboral: una empresa que cuida todo lo relacionado con la seguridad laboral y el bienestar de sus empleados propiciará un clima laboral más favorable, ya que los trabajadores se sentirán más valorados y cuidados. Un ejemplo de esto sería hacer reconocimientos médicos en la empresa.

• En línea con lo anterior, unas buenas condiciones de trabajo que permitan a los trabajadores tener una mejor conciliación entre su vida laboral y familiar, también será muy positivo.

Lo cierto es que las compañías tienen un control casi absoluto sobre todas estas variables, lo que permite crear estrategias enfocadas en mejorar el entorno laboral para todas las jerarquías y los roles. Una empresa con pésimo clima organizacional, sin lugar a duda, está fallando en estos factores, pues los externos no son tan controlables a la hora de influir en el clima general.

• Problemas familiares o personales: la pérdida de una madre o, incluso, el diagnóstico de una enfermedad potencialmente peligrosa son hechos que influyen en el clima laboral desde la individualidad de los empleados que atraviesan estos problemas.

• Situación del país: las crisis políticas, económicas y sociales de un país son igualmente influyentes e impactan negativamente en empleados y empresarios por igual.

• Tener un mal día: algo tan sencillo como perder las llaves del coche o quedar empapado por una lluvia inesperada de camino al trabajo son variables capaces de modificar el estado de ánimo de cualquier integrante de la empresa.

Los factores externos son menos previsibles y escapan al control de la empresa. Lo que sí se puede hacer para paliar sus efectos negativos en el ambiente de trabajo es crear momentos de charlas emocionales o terapias psicológicas.

El problema es que no todos saben cómo evaluar el clima laboral y, por eso, se vuelve necesario desarrollar esta idea en una serie de apartados que abordaremos a continuación. Aquí hay algunas formas de realizar esta evaluación:

• Encuestas de clima laboral: se enfocan en medir la satisfacción y percepción de los empleados en relación con diferentes aspectos del ambiente laboral, como la comunicación interna, el liderazgo, la cultura, etc. Se pueden realizar de manera anónima.

• Entrevistas individuales: realizar entrevistas individuales de feedback con los empleados brinda la oportunidad de obtener información más detallada y personalizada sobre su experiencia laboral. Y así, permitir que compartan sus opiniones, inquietudes y sugerencias.

• Grupos de enfoque: son sesiones de discusión grupales que involucran a un pequeño número de empleados representativos de diferentes áreas y niveles de la organización. Permiten explorar temas específicos en profundidad, fomentar la interacción y obtener diferentes perspectivas sobre el clima laboral.

• Observación directa: los líderes y gestores pueden realizar observaciones directas, esto implica estar atentos a las interacciones, el nivel de colaboración, la comunicación, la satisfacción de los empleados y otros indicadores visibles.

• Análisis de datos y métricas: los datos cuantitativos pueden incluir el análisis de datos de rotación de personal, absentismo, satisfacción del cliente, productividad, entre otros indicadores claves que pueden ser influenciados por el clima laboral.

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Una de las mejores estrategias para mejorar las interrelaciones en los espacios de trabajo consiste en la creación y promoción de una cultura empresarial y valores positivos. Para conseguirla, puedes implementar las siguientes medidas:

Algunas buenas alternativas son las camisetas, gorras, llaveros, etc., con el logo de la marca. El objetivo es mantener al personal en continuo contacto con la identidad de la marca, para que, con el tiempo, la sienta suya adonde sea que vaya.

Con esta medida aumenta la satisfacción de los integrantes que mejores resultados aportan a la organización, al mismo tiempo que se fomenta un mayor compromiso en el resto, ya que ellos también querrán destacar con méritos individuales en algún momento.

En 2020, las habilidades blandas más demandadas por empresas de éxito fueron la inteligencia emocional, la creatividad, el trabajo en equipo, la adaptabilidad y la persuasión. Si consideras que tu equipo de trabajo actual no tiene completamente desarrolladas estas cualidades, invierte en talleres para que las internalicen y las practiquen en el día a día.

Cada vez son más las compañías que miden el rendimiento según los resultados y no según las horas trabajadas. De hecho, hay investigaciones que demuestran que pequeños intervalos de ocio incrementan la productividad general, sobre todo en los sectores creativos.

La felicitación de eventos como los cumpleaños o las fiestas navideñas simplemente enviando, por ejemplo, una tarjeta o un correo electrónico al empleado suele ser bienvenida. Este sencillo gesto incrementa significativamente la moral y el buen ánimo de los trabajadores y evita esa sensación de que son uno más del montón. 

Aquí te dejamos algunos ejemplos de cultura empresarial que podrían serte de utilidad.

Como hemos visto, la gestión del clima de trabajo no depende únicamente de los puestos directivos, sino que inciden en ello todos los integrantes de la organización.  Teniendo en cuenta que los errores provienen de todos los involucrados, estos son algunos de los más frecuentes e importantes a tener en cuenta:

• Priorizar la competitividad interna sobre la cooperación o tratar de forma desigual a los empleados.

• Menospreciar los aportes intelectuales de los empleados.

• Adoptar el modelo de jefe en lugar de líder.

• Tener favoritismos por razones de amistad, familia o pareja.

• Dejar sin recompensa los desempeños sobresalientes.

• No habilitar espacios ni tiempos de ocio y descanso para despejar la mente.

• Mecanizar excesivamente el trabajo.

• Tomar posiciones de liderazgo con egocentrismo.

• Carecer de inteligencia emocional para dejar los asuntos del hogar en casa.

• Envidiar a compañeros ascendidos bajo pruebas y méritos justos.

• Guardarse opiniones y comentarios al considerarse inferiores como empleados.

• Buscar culpables cuando se supone que el trabajo es en equipo.

• Incapacidad para manejar las emociones adecuadamente.

• Mantener los recursos tecnológicos y materiales desactualizados.

• Desatender la apariencia y comodidad de los espacios de trabajo.

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Para realizar una encuesta de clima laboral será necesario adaptar los pasos, las preguntas y la dinámica propia de cada empresa. En general, las directrices son:

Antes de proceder con una encuesta de satisfacción laboral, los encargados tienen que observar con la mayor objetividad posible las dinámicas internas de la organización. Esto es fundamental para hacer un primer repaso de los posibles problemas que estarían perjudicando el clima de trabajo y enfocar en ellos el grueso de las preguntas.

Además de buscar un panorama general de las afecciones que minan la armonía laboral, también es necesario detectar y clasificar los actores claves que, de un primer vistazo, parecen ser los que mayor impacto tienen en ello. Puedes clasificar los potencialmente perjudiciales, los neutrales y los que, al parecer, aportan beneficios interpersonales.

Las preguntas tienen que ser objetivas y neutrales, sin ningún elemento que pueda favorecer determinadas respuestas sobre otras. También podrían variar según cada grupo de empleados.

Ahora llega el momento de aplicar las encuestas, donde el anonimato será determinante para promover una plena espontaneidad en las respuestas conseguidas. Lo ideal sería aplicarlas de forma digital, de modo que tampoco sea posible reconocer la letra de los encuestados.

Finalmente, llega el momento de analizar las respuestas y transformarlas en datos de fácil procesamiento para tomar medidas frente a los puntos de conflicto y los de mejora. Para este propósito sería recomendable emplear herramientas de análisis automatizado.

Si eres el encargado de implementar una encuesta de este tipo en tu empresa, te traemos algunas ideas que puedes incluir:

• Expectativas del empleado: ¿cómo se ve el empleado formando parte de la empresa? Preguntas para conocer sus anhelos y expectativas profesionales.

• Relaciones interpersonales: ¿cómo funciona el equipo de trabajo? Conocer si hay una buena colaboración entre los empleados de la empresa es clave.

• Comunicación: conocer si el empleado considera que recibe la información necesaria sobre la empresa, los acontecimientos y la información de interés de manera oportuna.

• Reconocimiento: verificar si se sienten reconocidos con su salario y los incentivos de la empresa y del reconocimiento a la labor que desempeña.

• Participación: evaluar si se sienten parte del proceso de toma de decisiones o si creen que es una labor de los directivos.

• Formación: conocer si el empleado considera que debe recibir más formación especializada es importante para un buen clima laboral, así como saber si dispone de las herramientas adecuadas para realizar sus tareas.

Personio puede ayudar a mejorar el clima laboral de tu empresa de las siguientes maneras:

• Automatización de tareas administrativas: la automatización de tareas tediosas libera tiempo y recursos para que los equipos de RR. HH. se centren en actividades más estratégicas. Personio ofrece funciones como la gestión de nóminas, contratos y documentos legales y la generación de informes.

• Procesos de incorporación eficientes: una buena experiencia de incorporación es esencial para que los nuevos empleados se sientan bienvenidos. Personio permite crear flujos de trabajo personalizados para el proceso de incorporación, lo que incluye compartir información relevante, asignar tareas a diferentes personas y proporcionar una guía estructurada. 

• Gestión de ausencias y vacaciones: los empleados pueden solicitar días libres o vacaciones y los gerentes pueden revisar las solicitudes. Esto evita la confusión y el conflicto en la planificación de recursos y permite un equilibrio adecuado entre el trabajo y la vida personal de los empleados.

• Comunicación interna y colaboración: Personio ofrece funciones de comunicación interna que permiten a los empleados interactuar y colaborar de manera más efectiva, tales como: compartir documentos, calendarios de equipo y mensajes internos, entre otros.

Un clima laboral positivo y saludable aumenta la motivación laboral y el compromiso y reduce la insatisfacción de los empleados, lo que a su vez se traduce en una mayor productividad en el trabajo.

No hay una respuesta única para cuántas veces se debe evaluar el clima laboral. Sin embargo, es recomendable realizar evaluaciones periódicas, al menos una o dos veces al año, para tener una visión actualizada y continua del clima laboral.

El clima laboral es responsabilidad de todos los miembros de la organización, incluyendo la Alta Dirección, los líderes de equipo y los propios empleados. Todos tienen un papel en la creación y mantenimiento de un clima laboral positivo y saludable.