Carta de rechazo de candidatos en procesos de selección: cómo hacerla

Una carta de rechazo es un mensaje profesional que se le envía a un candidato que se ha postulado a un puesto de una organización pero que finalmente no ha sido seleccionado por la empresa. A través de esta carta, se le informa de que se ha decidido no avanzar con su proceso de selección. El mensaje es personal y se puede enviar a través de una correspondencia postal, correo electrónico u otro medio similar.

Es importante que la organización se asegure de brindar un mensaje claro, amable y profesional para que el candidato perciba la experiencia de la manera más positiva posible.

Al enviar cartas de rechazo, tu empresa puede demostrar, no solo a tus empleados, sino también a las personas que se encuentran fuera de la organización, que cuenta con una estrategia empresarial enfocada en las personas.

Además, puede resultar beneficioso para tu empresa, específicamente para el Departamento de Recursos Humanos, ya que conlleva ciertas ventajas, como por ejemplo:

• Conservar a los candidatos rechazados en tu base de datos para referencias futuras.

• Mantener una imagen cortés y amable de parte de la empresa que mejora su employer branding.

• Valorar el tiempo y bienestar de los candidatos.

• Considerar la reputación de la empresa en cuanto a los procesos de selección y contratación.

• Fortalecer el vínculo con el candidato rechazado que, incluso, puede sentirse bienvenido a solicitar otro puesto dentro de la empresa a futuro.

• Cuidar de tus candidatos que, a su vez, pueden ser actuales o futuros clientes.

Usualmente las cartas de rechazo son concisas y cuentan con los siguientes elementos: 

• Fecha. Incluir la fecha del día en el que se envía la carta resulta importante, tanto para el candidato como para la empresa, ya que ambos podrán realizar un seguimiento de la decisión empresarial. Por ejemplo, el candidato tal vez quiera aplicar a otros puestos dentro de la empresa en el futuro, y para ello, resultará importante que conozca cuándo fue la última vez que se decidió no continuar con su solicitud.

• Datos personales del candidato. Si se trata de una correspondencia postal, entonces se deben agregar los datos de residencia del candidato. En cambio, si se trata de un correo electrónico u otro medio digital, no es necesario añadir esta información. En ambos casos, es recomendable que se dirija la carta directamente a la persona empleando su nombre y apellido completo.

• Saludo cordial. Agregar un saludo cordial de parte de la empresa o el Departamento de RR. HH. antes de comenzar la carta contribuye a demostrar un tono amable.

• Título del puesto y motivo de rechazo. El párrafo central debe contar con el nombre del puesto al que aplicó el candidato, y en él debe informarse de que en esta ocasión se ha tomado la decisión de declinar su solicitud. Puede agregarse brevemente más información sobre el motivo de rechazo, si se quisiera. Ten en cuenta que al expresar el motivo a través de críticas y/o comentarios constructivos, el candidato podrá ajustar su perfil para otros puestos o mejorar ciertos aspectos profesionales.

• Agradecimiento final. Agregar una nota final de agradecimiento por el tiempo dedicado y por el interés en formar parte de la organización aumenta la percepción positiva por parte del candidato.

• Firma. Finaliza la carta con la firma y el nombre completo de la persona a cargo del proceso de selección. Además, agrega el puesto en el que se desempeña la persona y sus datos de contacto por si el candidato quiere ponerse en contacto con ella en algún momento.

Escribir una carta de rechazo con un tono cordial y amable puede resultar difícil. Y si bien no existe una única manera de redactar este tipo de cartas, te daremos algunas sugerencias. 

Procura dirigirte siempre al candidato por su nombre completo. De esta manera, la carta adquirirá un tono profesional y a la vez personal. Asimismo, intenta comunicarte en plural y en nombre de la empresa en su conjunto a lo largo de la carta, incluso puedes consultar ciertas políticas o manuales de RR. HH. que haya redactado la compañía para respaldarte. 

Intenta emplear un lenguaje positivo dentro de lo posible. Por ejemplo, la percepción del candidato va a ser diferente si utilizas la palabra “declinar” en lugar de “rechazar” y/o “negar”, ya que estas últimas tienen una connotación negativa. 

Si a los consejos anteriores añades los motivos por los que no se decidió continuar con su aplicación, invitas al candidato a que se postule a otros puestos en el futuro. Además si le haces saber que su perfil quedará registrado en la base de datos de la empresa con su consentimiento, seguramente su percepción de la carta en general será más positiva. 

Por último, recuerda que la carta debe ser concisa y clara. El candidato debe comprender claramente que su candidatura no proseguirá. Como detallamos anteriormente, puedes añadir la nota de agradecimiento para hacer que la carta tenga aún un tono más ameno y cordial. 

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Cuando escribas una carta de rechazo, debes pensar en primer lugar en el medio por el que comunicarás al candidato la decisión de declinar su aplicación. Puede ser por correo postal o electrónico.  

Luego, añade la fecha de la carta junto con el saludo formal y personal al candidato. En el siguiente párrafo, detalla el título del puesto al que se ha postulado el candidato e informa de que en este momento se ha declinado su candidatura. 

Posteriormente, puedes brindar los motivos de rechazo si así lo deseas, también puedes destacar algunas habilidades o cualidades profesionales del candidato que te hayan gustado y/o sugerirle que modifique ciertos factores que lo ayudarán en otros procesos de selección como pruebas, entrevistas, entre otros.

Si fuera el caso, continúa la carta alentando al candidato a postularse a otras vacantes. También es una buena oportunidad para informarle que, si está de acuerdo, sus datos profesionales se guardarán en la base de datos de la compañía para futuras convocatorias.

Para finalizar, cierra la carta con un mensaje positivo de agradecimiento. Así, demostrarás que te importa el tiempo y la dedicación que ha puesto el candidato durante el proceso de reclutamiento y selección. 

Y, por último, recuerda firmar la carta con el nombre y apellido completo de la persona a cargo de este proceso, así como también de su firma y datos pertinentes de la empresa.

A continuación, encontrarás un modelo gratuito de carta de rechazo. Siéntete libre de ajustarlo a las necesidades de tu compañía:

[Nombre de la empresa] – [Fecha de la carta] 

Estimado/a [Nombre completo del candidato]:

Esperamos que se encuentre muy bien.

En esta ocasión, nos comunicamos con usted con relación a su aplicación de empleo a la vacante [Título del puesto de empleo]. Queremos informarle que en estos momentos hemos decidido continuar con la aplicación de otros candidatos. Hemos tomado esta decisión porque estamos buscando concretamente [Ingresar aspecto y/o cualidad profesional buscada]. Valoramos sus [Ingresar cualidades profesionales del candidato] y creemos que pueden ser provechosas en otros puestos [Modifica el motivo de rechazo de la carta de acuerdo con cada caso].

Agradecemos su tiempo y consideración al solicitar empleo en [Ingresar nombre de la empresa]. Lo invitamos a que aplique en otras vacantes que tenemos disponibles en la empresa. De todas maneras, guardaremos sus datos profesionales en nuestro archivo para referencia futura si da su consentimiento.

Agradecemos nuevamente su interés en formar parte de nuestra compañía y le deseamos suerte en su carrera profesional.

[Firma y nombre completo]

[Título del puesto en el que se desempeña]

[Nombre de la empresa]

El software de Personio te ayuda durante todo el proceso de selección de tu empresa. Aquí te dejamos solo algunas de sus funciones inteligentes:

• Recibes todas las candidaturas en un único lugar.

• Puedes identificar a los candidatos prometedores, rechazar a los menos adecuados y compartir la información con el resto del equipo para conocer su opinión de manera rápida y fácil.

• Ahorras tiempo con la función de edición masiva y el envío de respuestas automáticas a los candidatos.

• Puedes hacer un seguimiento de las tareas pendientes dentro del proceso.

• Puedes automatizar la programación de entrevistas a los candidatos.

• Centralizas el feedback de los entrevistadores para tomar la decisión más asertiva posible.

Cuando un candidato no ha sido seleccionado para una vacante en la empresa, se envía una carta de rechazo en la cual se informa formalmente sobre la decisión. Además, se añaden detalles relevantes, como los motivos detrás del rechazo, la fecha de envío, la persona a cargo de comunicar el mensaje, entre otros.

Las cartas de rechazo deben ser concisas y amables. Además, deben contar con la fecha de envío de la carta, el nombre completo del candidato, la decisión de no continuar con su candidatura, el título de la vacante a la que se presentó, los motivos de rechazo (opcional), un agradecimiento, la firma y nombre completo de la persona a cargo de redactar la carta.

Las cartas de rechazo deben ser escritas por la persona integrante del Departamento de Recursos Humanos que es responsable del proceso de selección de la vacante publicada por la compañía.