Carta de presentación: ¿cuál es su importancia para la empresa?

Una carta de presentación es un documento muy importante y que ofrece beneficios tanto a los candidatos a un puesto de trabajo como a los responsables del Departamento de Recursos Humanos, que se encargan de los procesos y las entrevistas de selección de personal. Este documento se envía junto con el curriculum vitae cuando una persona solicita un empleo en una organización, ya sea como respuesta a una oferta determinada o para expresar su interés en trabajar en la empresa en caso de que se abra, en el futuro, una vacante que se ajuste a su perfil.

En este documento, que también es conocido como carta de motivación, los solicitantes a un puesto de trabajo describen aquellos aspectos de su carrera académica y profesional que los convierten en buenos candidatos, y detallan su motivación para trabajar en la empresa en cuestión. Por lo tanto, una carta de presentación podría definirse como una especie de introducción al curriculum vitae, puesto que es un documento en el que se mencionan aspectos relacionados con la personalidad y las capacidades de la persona que solicita el empleo, con el objetivo de generar interés en el equipo que gestiona el proceso de selección de personal.

Hay casos en los que la empresa pide, como parte del proceso de solicitud, que se redacte este documento, mientras que, en otras ocasiones, la organización no lo especifica. 

Como ya se ha mencionado, una carta de presentación puede redactarse como respuesta a una oferta de empleo determinada, o bien como parte de una candidatura espontánea. En otras palabras, hay ocasiones en las que un candidato decide enviar su currículum y una carta de presentación a una empresa que, en ese momento concreto, no tiene ninguna vacante abierta; sin embargo, la persona en cuestión decide expresar su interés por trabajar en la organización en caso de que, más adelante, la empresa abra una vacante cuyos requisitos y características se ajusten al perfil del candidato.

En primer lugar, la principal función de una carta de motivación es complementar el currículum o servir como introducción a este documento. Por otro lado, redactar una carta de presentación es muy recomendable para los candidatos porque les permite diferenciarse de las demás personas que deciden solicitar el mismo puesto de trabajo. En otras palabras, enviar una carta de presentación es una forma de demostrar interés por la empresa y de persuadir a las personas encargadas del proceso de selección. Sin embargo, para poder cumplir estos objetivos, es necesario que la carta esté bien redactada, que incluya toda la información relevante y todos los apartados recomendados y que no sea únicamente una repetición de la información incluida en el currículum.

Además, una carta de presentación también sirve para que el equipo de Recursos Humanos pueda empezar a obtener información más allá de la educación y experiencia profesional, acerca de cómo se comunica el candidato, cómo es su personalidad y por qué le interesa la empresa. Finalmente, este documento permite al candidato expresar, de manera más personal y directa, su interés en realizar una entrevista o en participar en las pruebas de selección de personal. 

Un error bastante habitual es repetir la misma información y los mismos datos en el currículum y la carta de presentación. A pesar de que se trata de dos documentos que se presentan de manera conjunta, cada uno tiene sus características, y la carta de presentación debe ser un complemento al currículum, en lugar de explicar toda la información que este documento ya contiene.

Por un lado, la información del currículum debe centrarse en los datos y hechos. Por otro lado, la carta de presentación cuenta una historia, es decir, explica de manera más personal quién es la persona que solicita el empleo, por qué le interesa unirse a la empresa y qué aspectos de su personalidad, experiencia y formación la convierten en la persona idónea para el puesto.

En términos más específicos, un currículum debe incluir datos detallados (incluyendo fechas) de la formación académica que ha recibido el candidato, su trayectoria profesional y otros aspectos relevantes como premios que haya recibido, artículos que haya publicado, idiomas que habla, herramientas relacionadas con su profesión que sabe utilizar, …

En cambio, una carta de presentación no incluye toda esta información, sino que destaca aspectos determinados que muestran que la persona que la ha escrito es la indicada para ocupar el puesto de trabajo anunciado.

El formato de estos documentos es otra característica importante que hay que tener en cuenta. Un currículum se presenta de manera esquemática y la información está dividida en apartados visuales y diferenciados. La carta de presentación está estructurada en diferentes párrafos y debe ser de estilo formal. Es importante que esté redactada de manera clara y que proporcione información más allá de lo que ya se menciona en el currículum. 

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Para que una carta de presentación resulte efectiva y sea un documento completo, es importante que contenga los siguientes elementos:

• Un encabezado formal, con los datos de contacto del candidato y los datos de la empresa. 

• Una introducción en la que se mencione el motivo por el cual se envía la carta y el puesto de trabajo que la persona solicita.

• Una breve presentación personal que incluya información como los años de experiencia profesional relevante para el puesto o alguna característica o aspecto que haga del candidato en cuestión la persona idónea para el puesto de trabajo.

• Breve explicación de las cualidades, formación y experiencia relevantes para el puesto. Es importante que la información no sea demasiado genérica; mientras que el currículum proporciona datos, la carta de presentación es un documento ideal para ofrecer ejemplos determinados.

• Motivo de interés en el puesto y la empresa en cuestión.

• Mención de los diferentes documentos que se adjuntan junto con la carta de presentación, como el currículum. En el caso de ciertas profesiones creativas, también es posible adjuntar un porfolio, por ejemplo.

• Un cierre en el que se exprese el interés por realizar una entrevista para comentar la solicitud con mayor detalle. También es importante expresar el agradecimiento al equipo por el tiempo invertido en considerar la candidatura.

A continuación se muestra un ejemplo de carta de presentación. En este caso, se trata de un candidato que muestra interés en un puesto de trabajo como diseñador gráfico. Es importante recordar que sería necesario incluir los datos del candidato (como el nombre, el número de teléfono y el correo electrónico), así como los datos de la organización.

Estimado/a [nombre de la persona encargada del proceso de selección]:

Mi nombre es [nombre del candidato] y escribo para expresar mi interés en el puesto de trabajo como diseñador gráfico publicado en su página web. Soy un profesional con más de cinco años de experiencia en el sector y considero que mis conocimientos, experiencia y formación académica pueden ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos.

Actualmente, llevo tres años trabajando como diseñador gráfico en una agencia publicitaria. Mis tareas diarias consisten en el diseño y maquetación de revistas, panfletos, documentos y otros materiales para una amplia variedad de clientes de diferentes sectores profesionales. También me encargo de la creación y el diseño de logotipos personalizados para marcas y eventos. Trabajar como parte de un equipo me ha permitido desarrollar habilidades como la comunicación efectiva, la adaptabilidad y la flexibilidad.

Anteriormente, trabajé como diseñador gráfico autónomo durante dos años y medio, lo cual me permitió, además de desarrollar mi creatividad e imaginación, adquirir experiencia en todo el proceso de comunicación con el cliente, la gestión de mis propias redes sociales y página web y la planificación y organización del calendario de fechas de entrega.

Me motivaría especialmente tener la oportunidad de trabajar en [nombre de la empresa] debido a su alto prestigio en el sector como empresa innovadora, por lo que adjunto mi currículum para que pueda realizar una revisión. Estaría encantado de mantener una conversación más detallada acerca de mis habilidades y experiencia, y del puesto de trabajo en cuestión. Puede contactar conmigo mediante el correo electrónico [dirección de correo electrónico] o por teléfono al [número de teléfono].

Muchas gracias de antemano por su tiempo.

Un cordial saludo,

[Nombre del candidato]

En general, redactar una carta de presentación no es obligatorio, aunque la empresa puede solicitarla como parte del proceso de selección de personal. Sin embargo, se trata de un documento que es muy recomendable incluir, puesto que proporciona información de gran importancia a la organización y supone importantes beneficios para el candidato.

No existe una respuesta concreta, puesto que la longitud de una carta de presentación dependerá de diferentes factores, como la experiencia profesional del candidato o el puesto de trabajo que desea solicitar. Sin embargo, es recomendable que una carta de presentación no sea demasiado corta, puesto que debe contener toda la información relevante, pero tampoco ocupe más de una página. En términos generales, una longitud de alrededor de 300 palabras es adecuada para una carta de presentación.

En el caso de los procesos de selección on-line, el tratamiento de la carta de presentación puede variar en función de cómo se realiza la solicitud. Por ejemplo, si la solicitud se realiza mediante un formulario de la página web de la empresa, es posible que se incluya un campo en el que redactar la carta de presentación. Otra posibilidad es que se solicite al candidato que añada la carta de presentación como documento adjunto. En caso de solicitar el puesto de trabajo por correo electrónico, el candidato puede redactar un breve mensaje e incluir la carta de presentación como documento adjunto, junto con el currículum.