Candidate journey: cómo optimizar la experiencia del candidato en tu proceso de contratación

El candidate journey o viaje del candidato es el proceso que transcurre desde que una persona se postula para un empleo hasta que la vacante se cubre. Algunos expertos sugieren que, en el caso de los candidatos finalmente contratados, este viaje va más allá del momento de la firma del contrato: se prolonga también durante su proceso de onboarding. 

A lo largo del candidate journey, el empleado se relacionará en diferentes ocasiones con la empresa. Cada una de ellas constituye una etapa dentro del viaje del candidato:

En esta etapa, el candidato descubre la apertura de un proceso de selección. Esta primera toma de contacto suele llegar tras la publicación de la oferta en portales de empleo, pero también puede producirse por el contacto con compañeros de profesión o headhunters.

La segunda fase del customer journey es la presentación de la candidatura. Se trata de una fase crítica. La tendencia actual es facilitar al máximo este proceso para no ahuyentar a candidatos de alto valor. 

Resulta indispensable confirmar la recepción de la candidatura. No solo con un mensaje en pantalla tras hacer clic en el botón de ‘Enviar’, también mediante correo electrónico al interesado, recordándole la información más relevante del proceso. 

Una vez que finalice cualquier fase de criba o evaluación, es necesario comunicar la decisión, tanto a los empleados que continúan en el proceso como a aquellos que han sido descartados con una carta de rechazo.

En las fases avanzadas del proceso de selección, las empresas incluyen entrevistas personales para conocer en mayor profundidad a los candidatos y valorar su idoneidad. 

Durante el proceso de selección, la empresa debe haber informado de la banda salarial, beneficios por objetivos y otras ventajas que se concretarán en esta etapa con una oferta en firme. 

A esta etapa se llega si el candidato está de acuerdo con la propuesta de la empresa. En ese caso, se inician los trámites para firmar dicho contrato e iniciar el proceso de onboarding. 

Algunos expertos consideran que el proceso de onboarding también forma parte del candidate journey. 

Según este informe de Linkedin, un 4 % de los empleados deja el puesto tras un mal primer día de trabajo. Estos mismos datos corroboran que el 22 % de las rotaciones de personal se producen en los primeros 45 días.

Todo lo prometido durante el proceso de selección de personal debe hacerse realidad. Si la empresa ha promulgado que es una entidad dinámica y el nuevo empleado tarda demasiado en recibir accesos a las herramientas con las que trabajará, se puede generar una desmotivación que puede finalizar con la marcha del empleado durante el periodo de prueba; o bien con su continuidad, aunque con un nivel de productividad mucho menor que el que le generaría un estado de motivación alto, al ver cumplidas las expectativas. 

Otros profesionales del sector añaden, además, una etapa previa a todas las descritas. En su opinión, el candidate journey puede comenzar incluso antes de la visualización de la oferta. Las empresas trabajan su employer branding por diferentes vías que son públicas (Facebook, Twitter, Instagram u otras redes sociales, portal oficial de empleo, etc.). Es posible que, aunque una persona no esté buscando empleo ni haya visto una oferta de trabajo, sí haya conocido con anterioridad acciones de la compañía que le hayan resultado acertadas y con las que se sienta compatible.

Es posible que este talento no se postule en ese momento a ninguna oferta. Sin embargo, se está generando un poso positivo de forma muy sutil. Se está logrando de este modo despertar un cierto interés en esa persona, de modo que el día de mañana, cuando sí tenga intención de cambiar de empleo, piense primero en ver las vacantes de esa corporación. 

Esas acciones que despiertan el deseo de trabajar en una empresa, antes incluso de plantearse un cambio profesional, también son consideradas parte del candidate journey. Todavía no es candidato, ni tiene intención de postularse. Sin embargo, ya se ha iniciado el camino que puede hacer que en el futuro sí esté interesado. 

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Para diseñar el candidate journey de forma eficiente debes tener en cuenta los siguientes elementos:

1. Transparencia. Hay que facilitar desde el primer momento toda la información del proceso de selección: funciones, qué ofrecerá la empresa, cuándo será la incorporación y cualquier otro detalle relevante. 

2. Preparar canales de comunicación y al personal para atender las posibles dudas que puedan plantear los candidatos. Si alguna de las cuestiones que plantean puede ser relevante para todos los profesionales inscritos, se deben activar mecanismos para comunicar dicha información a todos.

3. Definir con claridad la motivación y necesidades que han impulsado el lanzamiento de la oferta de empleo.

4. Dentro de ese puesto, extraer y transmitir el valor añadido y diferencial que puede ofrecer la empresa para reclutar talento y atraer a los mejores candidatos.

5. Hay que marcar un calendario para las pruebas de selección y el proceso en su conjunto. Un calendario ajustado pero que la empresa pueda cumplir. 

6. Establecer filtros certeros con las habilidades y factores realmente relevantes para el puesto. Hay que evitar pérdidas de tiempo (para la empresa y para el empleado) en entrevistas a candidatos que, en realidad, no se ajustan a los requerimientos de la oferta de empleo.

7. Entre ellos, es importante establecer criterios de igualdad, diversidad e inclusión que aseguren un proceso justo y equitativo para cualquier candidato cualificado, independientemente de sus condiciones de género, identidad, origen, religión o cualquier otro.

8. Establecer con anterioridad y claridad qué personas de la corporación van a participar en el proceso de selección. Resulta común que ciertos procesos se alarguen porque algunas personas que no estaban inicialmente previstas quieran intervenir después con entrevistas. 

9. Comunicar de forma amable, profesional y cercana. Es importante planificar previamente en qué fases del proceso y circunstancias la empresa se comunicará con los candidatos. 

10. El Departamento de Recursos Humanos debe basar todo el proceso en la tecnología, con el objetivo de agilizarlo al máximo. Un proceso ágil y con una comunicación de calidad son el camino a seguir para diseñar un buen candidate journey.

La transparencia y la comunicación fluida deben guiar todas las etapas del candidate journey si queremos mejorar la experiencia del candidato. Además, se deben realizar acciones concretas en cada una de las etapas anteriores, para afinar aún más el proceso. 

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La digitalización es un acelerador del proceso de selección que ayuda a aportar transparencia y a atender de forma rápida y cercana a los candidatos. Es por eso que la tecnología tiene un papel crucial dentro del candidate journey. 

Con su uso, es más fácil filtrar candidatos y concertar entrevistas, únicamente con aquellos que realmente se ajustan a los requerimientos y valores buscados. 

Esto acelera el proceso de selección y ayuda a cumplir con los plazos facilitados, lo que es percibido de forma positiva por el candidato. 

Al mismo tiempo, permite la apertura de canales de comunicación ágiles con los candidatos, tanto para informar de los avances del proceso de forma automatizada y personal, como para aclarar cualquier duda.

La tecnología mejorará las interacciones internas (citas, entrevistas, compartir información entre responsables, …) que permiten encontrar rápidamente al candidato adecuado. 

Además, es posible presentar una oferta o concretar una incorporación de forma completamente digital, mediante el uso de plantillas predefinidas y firma digital; herramientas que, en definitiva, transmiten una imagen de modernidad e interés que el candidato apreciará, lo que aumenta las posibilidades de que acepte la oferta.

La tasa de aceptación de ofertas es el principal KPI a tener en cuenta a la hora de medir nuestro candidate journey. Este dato mide la cantidad de ofertas que son rechazadas por candidatos a los que se les hace una oferta formal.

Una tasa de aceptación de ofertas baja implica que al candidato se le están generando unas expectativas que, una vez finalizado el proceso y presentada la oferta, no están siendo cubiertas. 

La tasa de rotación temprana también es un KPI a tener en cuenta para valorar el viaje del candidato. Si tenemos altos niveles de rotación durante los seis primeros meses de incorporación, es posible que los valores que la empresa está transmitiendo no estén alineados con la verdadera cultura corporativa. 

Otro KPI relevante es el de la tasa de adecuación a la oferta. Este dato se refiere al número de empleados que se ha postulado a un puesto de trabajo frente a los que realmente cumplen los requisitos y son válidos para el mismo.

En este caso, el problema está en la fase inicial del candidate journey. Es posible que la empresa no esté comunicando adecuadamente el tipo de candidato que necesita; o que no esté buscando / publicando en los portales de empleo más adecuados para el perfil que se desea cubrir.

Como hemos visto, la tecnología juega un papel clave durante el candidate journey. Más concretamente, la digitalización. Un software de RR. HH. como Personio permite impulsar todas las fases del viaje del empleado. 

El proceso de publicación de ofertas es más rápido y dinámico, gracias a sus paquetes de publicación de ofertas. Con ellos, la compañía puede promocionar sus vacantes en un gran número de portales. Esta potente presencia ya es un buen comienzo que lanza un claro mensaje a los candidatos: queremos el mejor talento y vamos a por él. 

El software de Personio también permite personalizar el portal de empleo y obtener un completo análisis de cuáles son los mejores canales para captar talento. Todo ello centralizado en una única herramienta desde la que gestionar todo el viaje, lo que evita pérdidas de información, desajustes de calendario o cambios inesperados en el proceso que lo alarguen innecesariamente. 

Con un software de seguimiento de candidatos es posible generar una oferta para el candidato ideal y facilitar que se pase de la oferta al onboading en unos clics, gracias al uso de firma electrónica. 

Un proceso de incorporación que, con las herramientas digitales adecuadas, será mucho más eficiente y productivo, tanto para el propio empleado como para la empresa.

Se trata de la representación gráfica de todas las fases que tiene por delante un candidato desde que la empresa abre una vacante hasta que se incorpora o es descartado. Se trata de analizar, de forma visual y desde el punto de vista del candidato, cómo es el proceso de selección de una empresa para tratar de establecer puntos de mejora.

La relación entre ambos parámetros es directamente proporcional. Cuanto mejor es el candidate journey, mejor será la tasa de retención de empleados. Especialmente, durante los primeros meses, pues es aquí donde puede haber diferencias entre lo que se ha trasladado durante el viaje como candidato y lo que en realidad se ha encontrado cuando ha comenzado a trabajar. 

Cualquier herramienta de representación visual puede ser útil para elaborar un candidate journey, desde el uso de Power Point hasta otro tipo de aplicaciones de representación gráfica como Canva, Lucidchart o Presentaciones en Google Docs.