Claves para implementar un canal de denuncias para empresas

Un canal de denuncias, en inglés whistleblowing, se define como una herramienta para realizar denuncias dentro de una organización. Es un sistema de comunicación disponible para cualquier persona que tenga relación con la empresa. Permite denunciar, de forma anónima y confidencial, irregularidades o delitos dentro de la organización o en relación con su actividad. 

Esto incluye las medidas de compliance que haya implantado la propia empresa. No es únicamente un lugar donde denunciar hechos ilegales.

Construye una buena experiencia para las personas

Consigue información e instrucciones paso a paso para crear una cultura corporativa duradera que contribuya a una excelente imagen de marca como empleadores.

Consigue tu guía

Los canales de denuncias son un instrumento para notificar de manera confidencial comportamientos inapropiados y conductas indebidas que estén ocurriendo dentro de una entidad.

Por ejemplo, un empleado observa que un compañero de trabajo está robando dinero de la empresa o que un proveedor ofrece un soborno a un empleado para que le adjudique un contrato.

Existen dos tipos principales de canales de denuncias.

Son aquellos que la empresa pone a disposición de sus trabajadores y están gestionados por la propia corporación. Su objetivo es facilitar el flujo de información entre los diferentes departamentos, equipos y empleados. Por ejemplo, mediante correo electrónico, intranet, reuniones o llamadas telefónicas, entre otros. 

Son aquellos que están gestionados por una organización externa o por la Administración Pública, incluyendo las denuncias directas en medios de comunicación o redes sociales. 

El canal de denuncias sigue un procedimiento compuesto por cinco pasos básicos, desde la recepción de la denuncia hasta el seguimiento de las políticas de denuncias implementadas:

En primer lugar, para establecer un canal efectivo hay que decidir el tipo de vía que se utilizará. Después de esto, se procede al diseño del canal, considerando opciones como plataformas on-line, líneas telefónicas dedicadas o, incluso, buzones físicos.

En este primer paso también es importante definir qué política de denuncias va a seguir la empresa. Esto significa que será necesario indicar qué problemas se pueden denunciar y qué política de privacidad y seguridad tiene el denunciante. 

Una vez implementado el canal, hay que comunicar su existencia y funcionamiento a todas las partes interesadas.

Recibida la denuncia, queda registrada y se le asigna un número de identificación. Este permite hacer un seguimiento sobre la situación en la que se encuentra. 

El siguiente paso es realizar una investigación interna para comprobar la información proporcionada en la denuncia. Por ejemplo, a través de entrevistas a testigos o recopilación de pruebas. 

Cuando finaliza la investigación y la denuncia se confirma, la empresa toma decisiones sobre qué hacer. Estas acciones pueden ir desde medidas disciplinarias hasta acciones legales e, incluso, modificaciones en las políticas de la empresa para prevenir futuros incidentes. 

Posteriormente el denunciante es informado sobre la resolución. 

El último paso del funcionamiento de un canal de denuncias es el seguimiento. Sirve para confirmar que las medidas se están implementando. Se trata de una revisión periódica y una posterior evaluación de la política de denuncia y sus canales para comprobar su efectividad. 

¿No tienes tiempo para centrarte en las tareas estratégicas de RR. HH.?

Con Personio podrás liberarte de las tareas administrativas innecesarias y digitalizar todos tus procesos de RR. HH. para poder centrarte en lo que de verdad importa: tus empleados.

Solicitar una demo

Las empresas con más de 50 empleados en España tienen la obligación de tener un canal de denuncias. Esta obligación está vigente desde el 1 de diciembre de 2023 por la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

La ley también establece que las empresas con 250 o más empleados deben tener un canal de denuncias externo.

El canal de denuncias debe ser accesible para cualquier persona o entidad que tenga relación con la organización, desde empleados hasta clientes -entre otros. Debe permitir denunciar cualquier tipo de irregularidad o delito, siempre de forma confidencial. 

En este tipo de canal se denuncia el comportamiento irregular o ilícito en sí mismo, que puede tener un responsable directo, ya sea un empleado o la propia empresa. 

Las empresas que no implementen un canal de denuncias pueden ser sancionadas con multas de hasta 1 millón de euros.

Hay varias empresas que tienen la obligación de tener un canal de denuncias interno. Entre ellas: 

• Todas las empresas con 50 o más empleados en España, independientemente de su actividad o sector.

• Las empresas que operen en sectores regulados, como las entidades financieras, las empresas de telecomunicaciones o las de energía.

• Las empresas que cotizan en bolsa.

• Las empresas que reciben subvenciones públicas.

Hay diversos requisitos que debe cumplir el canal de denuncias para implementarlo en la empresa, desde la accesibilidad y confidencialidad hasta la transparencia. 

Debe ser fácilmente accesible para cualquiera de las partes implicadas. Para ello, debe estar disponible en diversos idiomas, especialmente si la entidad tiene relación con proveedores o empresas de otros países (mínimo en inglés, aunque también a idiomas mayoritarios en función de la actividad de la organización)

Además, debe ser accesible para quienes cuentan con algún tipo de discapacidad.

El canal de denuncias debe proteger la identidad de la persona denunciante para evitar que se tome algún tipo de represalia contra ella, como, por ejemplo, que pueda perder su empleo.

Las denuncias se presentan, por lo general, de forma anónima. El anonimato también debe comprender a las partes investigadas, y no sólo al denunciante. Puede darse el caso de hacerse pública una acusación que posteriormente sea falsa, con el consiguiente daño en la reputación de los afectados.

Debe realmente activar mecanismos que sirvan para prevenir irregularidades y delitos. La gestión de las denuncias debe ser eficiente y contar con un sistema de seguimiento para garantizar que las medidas que se han tomado se implementen adecuadamente. 

Todo canal de denuncias debe cumplir con la norma jurídica de protección de datos. El denunciante tiene derecho a saber cómo se van a tratar sus datos personales y tiene derecho a decidir si quiere que así sea. 

El canal de denuncia debe ser dado a conocer. Debe ser publicitado para que cualquier persona relacionada con la empresa conozca su existencia. 

Por otro lado, debe ser transparente y claro. Es decir, hay que informar correctamente de qué se considera delito e irregularidades, así como el procedimiento que el denunciante debe seguir para presentar la denuncia. 

Con Personio puedes implementar un canal de denuncias interno que cumpla con las exigencias legales. Se trata de Whistleblowing, un canal de denuncias anónimo, que:

• Garantiza la confidencialidad. Protege la identidad de la persona que denuncia. La información se utiliza cumpliendo con los estándares de privacidad. 

• Fomenta la accesibilidad. La plataforma es intuitiva y fácil de usar. Se puede implementar en distintos idiomas. 

• Optimiza la gestión. Automatiza toda la información, desde que se recibe la denuncia hasta que se procede a la resolución. 

• Cumple con la ley. Se ajusta a la Ley 2/2023 y al RGPD. Asegura que la información que se maneja sea confidencial y cumpla con las normas legales.  

• De fácil integración. Permite unificar la gestión de denuncias y empleados en una sola plataforma, lo que simplifica la administración general de Recursos Humanos.

La ley que actualmente regula el canal de denuncias compliance en España es la Ley 2/2023, de 20 de febrero. En ella se garantiza la protección a aquellas personas que informen sobre infracciones.

Si tu empresa no tiene un canal de denuncias interno y está obligada a tenerlo por ley, se enfrenta a las siguientes consecuencias:

• Sanciones económicas. Dependiendo del tamaño de la empresa y de la consideración de la sanción (leve, grave o muy grave), pueden ir desde los 100.000 hasta el millón de euros. 

• Dificultades para detectar y prevenir delitos.

• Daño a la reputación de la empresa al generar desconfianza entre los empleados, clientes e inversores.

• Pérdida de oportunidades de negocio para la empresa.

• Riesgo de fuga de información. Existe el riesgo de que los empleados denuncien irregularidades a través de canales externos.