¿Cómo calcular la productividad laboral? [+Plantilla]

La productividad laboral hace referencia a la eficiencia con la que los trabajadores realizan su trabajo y cumplen con los objetivos establecidos en un periodo de tiempo determinado. El cálculo de la productividad laboral suele hacerse en función de de la cantidad de bienes y servicios generada y los recursos que se han necesitado para ello que, por lo general, es el número de trabajadores implicados o las horas trabajadas. 

Se trata de un indicador clave, ya que refleja la capacidad que tiene una empresa para generar valor y ser competitiva. En este sentido, una alta productividad implica que el conjunto de la organización está haciendo un uso eficaz de su tiempo y sus recursos, mientras que una productividad baja pueden denotar problemas estructurales que hay que corregir. 

Calcular la productividad laboral es clave para las empresas y tiene un impacto positivo tanto en la estructura de trabajo como a nivel organizativo. Los principales beneficios del cálculo de productividad laboral son los siguientes:

• Identificar las áreas de mejora: al calcular la productividad laboral las empresas pueden detectar áreas o departamentos concretos en los que se pueden mejorar los procesos de trabajo, reestructurar la carga de trabajo o implementar planes de formación que capaciten a los empleados. 

• Medir la eficiencia: este cálculo permite evaluar cómo se están utilizando los recursos de los que dispone la empresa para la producción de bienes y servicios y orientar la estrategia empresarial en función de los resultados.

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• Tomar decisiones más informadas: proporciona datos cuantitativos que permiten tomar decisiones estratégicas en relación a la reasignación de recursos o inversiones concretas como por ejemplo en tecnología o maquinaria. 

• Mejora del clima laboral: calcular la productividad laboral es una forma de evaluar el desempeño de los empleados y recompensarles u ofrecerles capacitación en caso de que necesiten desarrollar un área concreta. Todo ello redunda en una mayor satisfacción laboral y un mejor entorno laboral. 

• Mayor competitividad: el cálculo de la productividad laboral en una empresa puede revelar oportunidades de mejora o áreas en las que la organización tiene una valor añadido de cara a sus principales competidores.

• Optimizar los costes: al entender mejor la relación entre la producción y los recursos empleados, las empresas pueden encontrar formas de reducir los costes sin comprometer la calidad del producto o del servicio.

• Impulsar la innovación: al identificar áreas donde la productividad puede optimizarse, se fomenta un ambiente propicio para la innovación y la búsqueda de nuevas formas de trabajar de manera más eficiente.

Calcular la productividad laboral es un proceso relativamente sencillo para el que hay que establecer un periodo de tiempo determinado y las unidades de referencia para los recursos y la producción que se va a obtener. Para agilizar este cálculo, te explicamos paso a paso cómo hacerlo: 

El primer paso para calcular la productividad laboral es determinar un periodo temporal sobre el que se va a realizar el cálculo. Éste puede ser por año, mes, semana, día u hora, en función de la actividad que se mida y del objetivo que se persiga con el cálculo de la productividad laboral. 

A continuación tendrás que elegir cuál va a ser la unidad de producción generada en el periodo de tiempo seleccionado previamente que servirá como referencia para realizar el cálculo de la productividad. 

Esto puede ser desde un servicio que se haya prestado, hasta un bien o por ejemplo un valor monetario como sería el caso de las ventas. En el caso de la gestión de personal también puede tratarse de otro indicador como cualquiera de los princiopales KPIs de RR. HH. Por ejemplo, se puede medir cómo de productivo ha sido el proceso de selección de personal en base a las contrataciones que se han realizado o la reducción de la rotación en función del número de salidas. 

En este paso deberás seleccionar los recursos que se han utilizado para obtener la unidad de producción y tenerlos en cuenta para hacer el cálculo. Esto puede tratarse del número de horas trabajadas, la cantidad de empleados involucrados o los recursos económicos que se hayan utilizado. 

Existen varias fórmulas para calcular la productividad, pero para simplificar este proceso hemos optado por una bastante sencilla que puedes utilizar: 

Por un lado, puedes dividir la unidad de producción, por ejemplo el número de ventas que se han generado, por los recursos utilizados, como por ejemplo el número de horas trabajadas.La fórmula en este caso sería la siguiente: 

Productividad = Unidad de producción / Recursos utilizados

Una vez que hayas calculado la productividad laboral es el momento de analizar los resultados obtenidos. En este sentido, es conveniente prestar atención a si se trata de una productividad elevada o baja, en cuyo caso se deberán identificar los motivos y crear un plan estratégico de mejora. También puede implicar la redistribución de los recursos o la capacitación del personal para centrarse en otras áreas. 

Para que puedas entender mejor cómo calcular la productividad laboral, vamos a poner un ejemplo práctico en una fábrica textil. Supongamos que el objetivo es calcular la productividad para un mes determinado. En este periodo se produjeron 500 camisetas y el conjunto de los empleados trabajó un total de 1.000 horas. 

Si aplicamos la fórmula explicada anteriormente, el cálculo sería el siguiente:

Productividad laboral = 500 camisetas / 1.000 horas 

El resultado es 0,5. Es decir, los empleados fabricaron 0,5 camisetas por hora trabajada durante el mes seleccionado. De esta forma, si por ejemplo se quisiera producir más, sería conveniente valorar las posibilidades de introducir la tecnología que ayudara a los empleados a realizar su trabajo de forma más ágil o contratar más personal.  

Para agilizar este proceso, hemos creado una calculadora de la productividad laboral en Excel que puedes descargar gratuitamente en la siguiente imagen:

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Te llegará un correo electrónico con la plantilla para que puedas comenzar a usarla. Si no la ves en tu bandeja de entrada, revisa la de spam. La plantilla está pensada para ser utilizada tanto en versión de escritorio como online con cualquier plataforma compatible como por ejemplo Google Sheet. 

Aunque una plantilla es un recurso útil, hay softwares adaptados que realizan el cálculo de la productividad laboral de forma automática. Por ejemplo, un software de gestión de RR. HH. como el de Personio permite gestionar e integrar una gran cantidad de datos e información que pueden utilizarse como unidad de medida para calcular la productividad. 

Además, este software cuenta con una potente solución de informes y analíticas para generar reportes de manera automática y en cuestión de segundos. Además, se integra con otras funcionalidades relacionadas con la productividad laboral como las un programa de encuestas de satisfacción o un software de evaluación del desempeño, entre otros.

De igual modo cuenta con un software de control horario con el que hacer un seguimiento eficaz de las horas trabajadas para poder integrarlas en el cálculo de la productividad laboral. Si quieres probar estas y todas las soluciones de un software de RR. HH., puedes realizar una prueba gratuita de 14 días o reservar una demo con nuestro equipo para ver la plataforma.