Una guía completa para calcular las vacaciones de cualquier contrato de trabajo

Calcular los días de vacaciones que corresponden a cada trabajador puede realizarse de manera manual empleando una fórmula determinada. Para calcularlo, es necesario dividir los días de vacaciones que puede disfrutar el trabajador cada año entre 12 meses. El resultado serán los días de descanso que corresponden a la persona en cuestión por mes trabajado. A continuación, solamente será necesario multiplicar este número por el número de meses del año durante los cuales el empleado ha trabajado en la organización.

Por ejemplo, si a una persona le corresponden 22 días laborables de vacaciones al año, esto equivale a 1,8 días por mes trabajado. Si dicho empleado trabaja en la empresa durante diez meses, el total de días de vacaciones que le corresponderán durante ese año es de 18 días.

Sin embargo, existen ciertos factores que deben tenerse en cuenta al calcular las vacaciones, por lo que es muy recomendable contar con una herramienta que permita realizar el cálculo de manera ágil y precisa.

Personio ofrece un planificador automático de vacaciones para que las empresas puedan realizar el cálculo de manera automática. Así, gestionar las vacaciones de los trabajadores se convierte en una tarea mucho más sencilla.

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Es indispensable que el Departamento de Recursos Humanos de cualquier empresa conozca al detalle cómo calcular las vacaciones anuales de los empleados. En principio, se trata de un cálculo sencillo que se realizará en función de días naturales o días hábiles. Tal y como se comentará con mayor detalle más adelante, lo más habitual es que los trabajadores tengan 22 días laborables o 30 días naturales de vacaciones al año, aunque el convenio colectivo puede establecer un mayor número de días.

El año trabajado contará del 1 de enero al 31 de diciembre, de forma que aquellos empleados que se incorporen a la plantilla a mediados de este periodo recibirán un tiempo de vacaciones proporcional a los días trabajados. En otras palabras, si una persona ha trabajado todo el año en la misma empresa, le corresponderán 30 días naturales o 22 días laborables. En cambio, si una persona ha trabajado en una empresa de julio a diciembre, le corresponderá el tiempo proporcional a esos seis meses.

En este punto, puede parecer una labor algo lineal, pero existen consideraciones adicionales que pueden suponer ciertas variaciones. Los contratos temporales, los cambios de jornada o la finalización de contrato son algunos ejemplos comunes de factores que pueden implicar posibles cambios en el cálculo de las vacaciones de un empleado.

Si bien las vacaciones son un derecho en el ámbito legal, su inicio se definirá de mutuo acuerdo entre la empresa y el trabajador. El empleado puede realizar los días de vacaciones de forma fraccionada, siempre que el convenio aplicable no mencione lo contrario. Asimismo, las vacaciones siempre deben empezar un día laborable, que no sea un día festivo o considerado inhábil dentro del calendario.

Para garantizar acuerdos y mantenerse dentro del marco legal establecido, algunas empresas deciden adoptar normativas especiales que determinen un orden de prioridad, como establecer grupos, definir un número máximo de personas que pueden ausentarse simultáneamente o dar prioridad a los empleados para la selección de su fecha de inicio de vacaciones en función de los años que llevan trabajando en la empresa.

Los contratos indefinidos son los casos más sencillos en relación con el cálculo de las vacaciones, pero las necesidades de una empresa pueden ser muy diversas y las situaciones de mercado pueden cambiar a menudo. Esto puede llevar a las empresas a preferir formalizar otros tipos de contrato de trabajo y modificaciones de jornada que influyen en la forma de calcular los días de vacaciones. Lo importante es recordar que la base del cálculo de las vacaciones siempre será en días trabajados. A continuación se mencionan algunos casos particulares en los que puede haber ciertas diferencias en cuanto al cálculo de las vacaciones:

Entre los casos más específicos se encuentran los empleados con contratos temporales que, como cualquier trabajador con contrato indefinido, también tienen derecho a 30 días naturales de vacaciones anuales o 22 días laborables, salvo mejora por convenio. Esta condición es independiente del tiempo que dure el contrato, incluso si se trata de un contrato por horas. Por lo tanto, los trabajadores tendrán 2,5 días de vacaciones por mes, si se realiza el cálculo en base a días naturales, o 1,8 días de vacaciones al mes, si se trata de días laborables. Pasaría igual en las vacaciones de los contratos a tiempo parcial.

Los trabajadores temporales tienen los mismos derechos que los empleados con contrato indefinido en cuanto a vacaciones. Sin embargo, las condiciones pueden variar en lo referente al pago de estas vacaciones. Es habitual, por ejemplo, que los trabajadores de ETT perciban un prorrateo correspondiente al descanso semanal en la nómina, con lo que tienen derecho a disfrutar de los días de vacaciones que les correspondan, pero esos días de descanso ya habrán sido remunerados mes a mes.

Por otro lado, a diferencia del contrato indefinido, en el caso del contrato temporal el periodo de vacaciones está directamente asociado a la fecha de finalización de dicho contrato. Esto significa que el tiempo límite para poder disfrutar de las vacaciones deberá establecerse previamente a la finalización de la relación laboral.

Dependiendo del sector profesional de cada empresa, algunas épocas del año pueden requerir mayor demanda del servicio o producto que esta ofrece. Es común que, en fechas especiales, un incremento del volumen de trabajo genere la necesidad de un aumento de jornada laboral por parte de algunos miembros del equipo o su totalidad. 

Al incrementar la jornada laboral, será necesario recalcular la remuneración mensual del trabajador. Sin embargo, los días de vacaciones al año se mantienen igual. En este sentido, solo afectará al pago de días de vacaciones no disfrutados, que aplica solo en caso de jubilación por incapacidad laboral o finalización de contrato.

Si, por el contrario, se lleva a cabo la reducción de la jornada laboral de un empleado, se aplicarán los mismos principios ya mencionados. El derecho a vacaciones por mes trabajado se mantiene, pero será necesario recalcular el pago por jornada en función del nuevo horario. Igual que en el caso anterior, el importe que se deberá abonar correspondiente al número de días de vacaciones no disfrutados deberá recalcularse.

Planificador de vacaciones y gestión de ausencias

¿Hay solicitudes de ausencia pendientes de aprobación?, ¿quieres solicitar las vacaciones o la baja? Con Personio, tanto empleados como gerentes pueden gestionar las ausencias de manera autónoma con unos pocos clics. Así el departamento de RR. HH. tendrá una visión global de las ausencias de la plantilla y podrá dedicarse a tareas más estratégicas.

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Actualmente, la ley no permite compensar económicamente las vacaciones no disfrutadas durante el año correspondiente. Sin embargo, sí hay ciertos casos excepcionales en los cuales, si el empleado no ha podido disfrutar de sus vacaciones por diferentes motivos, cabe la posibilidad de calcular un pago que compense las vacaciones no disfrutadas, como es el caso de la jubilación o la finalización de un contrato. Entonces, ¿cómo se calcula el pago de vacaciones en estas situaciones? En ambos casos deben calcularse, en base a los días trabajados, los días de vacaciones totales y restar los días ya disfrutados.

Solo cuando la jubilación tenga lugar tras una situación de incapacidad, será posible compensar económicamente los días de vacaciones no disfrutados. Dada esta situación inesperada, el trabajador no puede realizar todos los días de descanso que le corresponden, por lo que en este caso la compensación económica sí es posible.

En el contexto de una jubilación regular, si la persona no disfruta de los días de descanso correspondientes, perderá el derecho a compensación económica. En este sentido, se considera que el empleado ha renunciado a su derecho de forma voluntaria.

Por otro lado, la ley contempla la compensación económica de las vacaciones no disfrutadas cuando se produce la finalización de un contrato. Esto significa que, llegada la fecha de finalización de la relación laboral, si el empleado no ha disfrutado de los días de vacaciones que le corresponden anualmente, se calcula el importe equivalente y este se sumará al pago del finiquito del trabajador. Sucederá lo mismo en los casos de rescisión del contrato.

Repasando todo lo expuesto con anterioridad, la respuesta automática sería no, pero existen otros aspectos que entran en juego. Es cierto que las vacaciones laborales son un derecho, pero es importante que la decisión sobre las fechas sea consensuada.

Por ejemplo, resultaría contraproducente para una compañía que todos los empleados de un departamento solicitasen vacaciones dentro del mismo periodo de tiempo. De igual forma, si el responsable de un proyecto programa su tiempo de descanso y este coincide con fechas críticas de entrega previamente establecidas, la empresa puede verse en la necesidad de rechazar la solicitud de vacaciones.

El poder de negociación con el empleado, dentro del respeto y la comprensión, marcará una gran diferencia en la búsqueda de alternativas. Contemplar situaciones excepcionales como las que se han comentado puede ayudar a conseguir un equilibrio que beneficie a la organización y a los trabajadores. Además, implementar una herramienta como Personio puede simplificar la coordinación de actividades a través de un calendario vacacional que garantice la continuidad operativa.

Personio es una herramienta de Recursos Humanos ideal para pequeñas y medianas empresas. Cuenta con una gran variedad de funcionalidades que permiten agilizar y automatizar tareas del día a día, como son, entre otras, la gestión de las ausencias en la empresa.

Gracias a esta funcionalidad, los equipos de Recursos Humanos pueden gestionar las solicitudes de vacaciones de los empleados de manera muy sencilla y a través de Internet, y pueden revisar y aprobar dichas solicitudes a través de una plataforma. Además, Personio calcula los días restantes de vacaciones de forma automática, de modo que todos los trabajadores pueden saber, en cualquier momento, cuántos días ya han disfrutado y cuántos días de vacaciones les quedan.

Por otro lado, los líderes de equipo y los encargados de cada departamento podrán saber qué ausencias están previstas durante un periodo de tiempo determinado, lo cual los ayudará a planificar el trabajo durante el periodo de tiempo en cuestión.

Las horas extraordinarias son las horas de trabajo que se realizan más allá de la jornada ordinaria de trabajo. Si no se abonan, deben ser compensadas mediante descanso equivalente en los cuatro meses posteriores a su realización.

Los días naturales son todos los días del año, incluyendo aquellos considerados no hábiles o no laborales, como los sábados, los domingos y los festivos. La operación para calcular los días naturales de vacaciones es 30 / 12, lo cual da 2,5 días naturales de vacaciones al mes.

En términos generales, los trabajadores deben disfrutar sus vacaciones en el año natural correspondiente. Sin embargo, hay ciertas excepciones. Por ejemplo, si las vacaciones coinciden con un periodo de incapacidad temporal, el trabajador no pierde el derecho a disfrutarlas, aunque sea el año siguiente. Por otro lado, si se trata de alguien que se encuentra en permiso de maternidad, de paternidad o lactancia natural, la persona en cuestión también puede disfrutar sus vacaciones, aunque haya finalizado el año.