Buddy program: ¿qué es y qué beneficios aporta a las empresas?

Un buddy program, o programa de compañeros, es una iniciativa diseñada para facilitar la integración de nuevas personas en una organización durante el proceso de onboarding. En este programa, se asigna un "buddy" (compañero en inglés) a los recién llegados. Este compañero es una persona con más experiencia o antigüedad que actúa como mentor, guía y brinda ayuda a los nuevos a adaptarse al nuevo entorno, entender las normas y procesos y sentirse bienvenidos.

El objetivo principal del buddy program es proporcionar apoyo personal y práctico para que los nuevos miembros se sientan cómodos y formen parte del grupo más rápidamente. Estos programas son comunes en entornos laborales, universidades y programas de intercambio cultural, y suelen tener beneficios como la mejora de la retención, la satisfacción y la integración social.

En un buddy program, hay varios perfiles que desempeñan roles específicos para asegurar su éxito. 

• Buddy o compañero: es la persona asignada para acompañar al recién llegado. Proporciona apoyo práctico y emocional, ayuda a entender la cultura y las normas de la organización, responde preguntas y facilita la integración social y profesional del nuevo miembro.

• Nuevo empleado: es la persona nueva que ingresa a la organización. Participa activamente en el proceso de integración, aprende y se adapta a la nueva situación, y establece una relación de comunicación abierta con su buddy.

• Mentor: en algunos programas, además del buddy, se asigna un mentor. Este suele ser una persona con más experiencia y un rol más formal. Proporciona orientación profesional y estratégica a largo plazo, ayuda en el desarrollo de habilidades y carrera del nuevo miembro y ofrece una perspectiva más amplia del crecimiento dentro de la organización.

• Empresa: la organización que implementa el buddy program. Desarrolla y supervisa el programa, proporciona recursos y formación para buddies y mentores, establece objetivos y métricas de éxito y asegura que el programa esté alineado con los valores y objetivos de la organización.

• Coordinador del programa: persona o equipo encargado de gestionar el buddy program. Selecciona y empareja a los buddies y nuevos miembros, monitorea el progreso del programa, organiza eventos y actividades para fomentar la integración y recopila feedback para mejorar el programa continuamente.

Implementar un buddy program ofrece una gran variedad de beneficios tanto para la organización como para los individuos involucrados:

• Facilita la adaptación de los nuevos miembros al entorno, normas y cultura de la organización.

• Reduce la tasa de rotación de personal al proporcionar un apoyo inicial sólido.

• Fomenta un sentido de pertenencia y compromiso con la organización.

• Ayuda a los nuevos miembros a desarrollar habilidades profesionales y sociales.

• Proporciona a los buddies la oportunidad de mejorar sus habilidades de liderazgo y mentoría.

• Promueve un clima de trabajo más colaborativo y amigable.

• Facilita la creación de redes de apoyo y relaciones interpersonales dentro de la organización.

• Reduce el estrés y la ansiedad asociados con el ingreso en un nuevo entorno.

• Proporciona información valiosa sobre el proceso de integración y áreas de mejora.

• Permite a la organización ajustar y perfeccionar sus prácticas de acogida y formación.

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Guía para proceso de onboarding

Para estructurar un buddy program eficaz, es importante seguir una serie de pasos que aseguren su éxito y sostenibilidad. Hemos establecido los pasos que creemos básicos para planear un programa eficaz. Sin embargo, puedes modificarlos como creas necesario según tu organización.

Antes de implementar el buddy program, se deben establecer los objetivos claros que se desean alcanzar. Algunos ejemplos de objetivos frecuentes son aumentar la retención, acelerar la integración, fomentar el compañerismo y desarrollar habilidades de liderazgo entre los empleados.

Determina quiénes serán los buddies y los nuevos miembros / empleados del equipo. Define claramente los roles y responsabilidades de cada perfil, incluyendo si habrá mentores adicionales.

Desarrolla criterios para seleccionar a los buddies, asegurándote de que tengan las habilidades y disposición necesarias para desempeñar el rol. Establece un proceso para emparejar a los buddies con los nuevos miembros, considerando aspectos como departamentos, intereses y experiencias previas.

Organiza sesiones de formación para preparar a los buddies. Esta formación debe incluir habilidades de comunicación, técnicas de mentoría y liderazgo y conocimientos sobre la cultura y los procedimientos de la organización.

Elabora un manual detallado que describa el propósito, los objetivos, los roles, las responsabilidades y las expectativas del buddy program. Incluye también recursos y guías para ayudar a los buddies y los nuevos miembros.

Planifica actividades y encuentros regulares entre buddies y nuevos miembros con un cronograma. Esto puede incluir reuniones iniciales, check-ins semanales y eventos sociales para fomentar la relación y el intercambio de conocimientos.

Antes de lanzar el programa a gran escala, considera realizar un programa piloto con un grupo reducido. Esto permitirá evaluar el proceso, obtener feedback y realizar ajustes necesarios.

Desarrolla un sistema para monitorear el progreso del buddy program y evaluar su efectividad. Recoge feedback regular de los buddies y los nuevos miembros y utiliza esta información para hacer mejoras continuas.

Hemos recopilado información sobre algunas de las grandes organizaciones que han implementado buddy programs exitosos que pueden servirte de inspiración:

• Google tiene un fuerte buddy program conocido como "Noogler Buddy Program". Cada nuevo empleado, conocido como "noogler", es emparejado con un "noogler buddy". Este buddy es un empleado con experiencia que ayuda al noogler a navegar por la cultura única de Google, responder preguntas y facilitar la integración en su nuevo equipo.

• Facebook implementa un buddy program donde los nuevos empleados, conocidos como "newbies", son emparejados con un "buddy" que es un empleado con más antigüedad. Este programa está diseñado para ayudar a los newbies a adaptarse rápidamente al entorno de trabajo, entender la cultura de la empresa y establecer conexiones con otros empleados.

• Deloitte tiene un buddy program enfocado en la integración de nuevos empleados y en la mejora de la retención. Los buddies en Deloitte proporcionan orientación y apoyo durante los primeros seis meses del nuevo empleado y los ayudan a entender los procesos internos, la cultura de la empresa y facilitan su desarrollo profesional.

En un buddy program pueden participar tanto los nuevos miembros de una organización (empleados recién contratados, estudiantes de intercambio, etc.) como los empleados o miembros con más experiencia que actuarán como buddies. La participación también puede incluir mentores y coordinadores del programa, quienes supervisan y facilitan el proceso.

Un buddy es un compañero asignado para ayudar a los nuevos miembros con su integración social y práctica en la organización, ofreciendo apoyo a corto plazo. Un mentor, en cambio, proporciona orientación a largo plazo, centrándose en el desarrollo profesional y personal del recién ingresado, ayudándole a alcanzar sus objetivos de carrera y crecimiento dentro de la organización.

El éxito de un buddy program se puede medir mediante encuestas de satisfacción, medición de las tasas de retención, evaluación del tiempo de integración, evaluación de la participación y compromiso de los empleados.