Baja médica: derechos y obligaciones de la empresa y el trabajador

La baja médica es un tipo de ausencia justificada que se reconoce en España dentro del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto 625/2014) bajo el nombre de baja laboral o incapacidad temporal. Cualquiera de estos dos términos es legalmente válido.

Cuando alguno de tus trabajadores no pueda realizar sus funciones con normalidad debido a motivos que interfieran en su salud, entonces la empresa tiene que concederle una baja laboral temporal a través de la justificación de un médico.

Las bajas laborales por problemas de salud tienen una extensión limitada que puede ser desde un día y que se renueva hasta que el médico de atención primaria otorgue el alta a tu trabajador y confirme que se encuentra en condiciones de volver a realizar sus tareas laborales.

Existen dos tipos de bajas médicas:

• Bajas por enfermedad común o accidentes fuera del ámbito profesional.

• Bajas por enfermedades o accidentes causados por su actividad profesional.

El salario de tu trabajador durante la baja por incapacidad temporal será sustituido por un subsidio que le permitirá continuar cotizando y recibiendo un ingreso. Tu trabajador comenzará a cobrar este subsidio a partir del cuarto día de baja temporal para los casos de bajas comunes y a partir del primer día para los casos de bajas profesionales.

¿Y qué sucede durante los tres días previos a cobrar el subsidio en los casos de bajas comunes? La mayoría de los convenios colectivos especifican la compensación que deberá recibir tu trabajador durante los tres días previos a percibir el subsidio por baja temporal.  Sin embargo, no tienes la obligación de abonar la ayuda económica durante estos tres días.

Existen múltiples motivos por los que un trabajador necesite tomar una baja médica de su puesto de trabajo en tu empresa. Podemos caracterizar algunos tipos de bajas médicas más frecuentes.

Una de las razones por las que muchos trabajadores pueden necesitar una baja médica es debido a problemas en sus músculos: lumbalgia, tendinitis, fracturas, esguinces, síndrome cervical, síndrome del túnel carpiano, entre muchos otros.

Suelen ser trastornos que afectan a muchos trabajadores debido a las tareas de sus puestos de trabajo, estrés, mala postura o deficiente actividad física, entre muchas otras causas. Por ejemplo, un empleado que trabaja desde su casa a través del home office puede sufrir de problemas posturales y musculares si no cuenta con el espacio de trabajo correcto ni toma descansos.

Los trastornos mentales son aquellos que alteran la cognición, la regulación emocional o el comportamiento. El estrés laboral, el burnout, la ansiedad, la depresión y muchas otras afecciones suelen ser los problemas más frecuentes en los trabajadores hoy en día.

Detectar a tiempo que uno de tus trabajadores sufre un problema de salud mental no es sencillo, ya que intervienen factores personales, organizacionales y socioculturales. Además, muchos de tus trabajadores pueden sentir temor a ser juzgados por el resto del equipo de trabajo o a perder su empleo y, por ello, no comparten lo que sienten con el resto de sus compañeros.

Crear espacios de contención privados y personales de tus trabajadores es una excelente idea para que se sientan cuidados y también para romper con el estigma de la salud mental en tu empresa. La empresa Mudafy, por ejemplo, ha creado espacios de coaching y gestión de las emociones a los que pueden acceder sus trabajadores de manera gratuita.

Desde que comenzó la pandemia por COVID-19, se estima que al menos uno de cada cinco empleados solicita la baja temporal por estado gripal. 

Para el caso de COVID-19, según la actualización de 2022 publicada por Sanidad, cuando uno de tus trabajadores se haya contagiado de esta enfermedad y siempre que su caso sea leve y asintomático, no necesitará solicitar la baja médica ni realizar cuarentena. Para los casos sintomáticos y que lo requieran, el trabajador puede pedir la baja médica y debe presentar PDIA positiva. Para los trabajadores con síntomas compatibles y que no tengan relación con ámbitos vulnerables deberán, en la medida de lo posible, teletrabajar para evitar la interacción con otros grupos que pueden llegar a ser vulnerables.

Tus empleados pueden pedir una baja temporal cuando uno de sus familiares se encuentre hospitalizado y necesite asistencia. Sin embargo, este no es un tipo de incapacidad temporal, se trata de la baja por familiar hospitalizado y se encuentra regulada por el Estatuto de los Trabajadores en su artículo 37 y el convenio colectivo de la empresa. La nombramos en este apartado para que la conozcas y no la confundas por incapacidad temporal.

En primer lugar, debes comprender que la baja médica y la laboral se encuentran dentro del mismo concepto que es el de incapacidad temporal. Este término es el estipulado por la ley española para referirse a las bajas temporales por salud de los trabajadores como hemos explicado en el primer apartado.

La confusión que se genera entre los términos baja médica y laboral se debe a que muchas personas que se dedican a RR. HH. utilizan el término baja laboral cuando uno de sus trabajadores pide la baja debido a un problema de salud que se ha producido en su puesto de trabajo. Por otro lado, muchos expertos suelen referirse a aquellas enfermedades o incapacidades temporales que no se relacionan directamente con las tareas del puesto de trabajo como baja médica. Sin embargo, estos términos no son diferentes y deberían utilizarse de la misma manera.

Decide en Base a Datos

Recopila y organiza hitos como las ausencias, bajas y más. Genera informes detallados en segundos, planteando estrategias basadas en datos veraces.

Accede a analíticas detalladas

Cuando un trabajador se encuentre ante la necesidad de pedir una baja médica temporal en tu empresa, primero deberá presentar un parte médico emitido por un ente aceptado, es decir, el Servicio Público de Salud o el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS). Entonces, tu empleado deberá acudir a la mutua y solicitar el parte médico que indique cuánto tiempo se estima que durará su incapacidad temporal.

Para los casos de bajas temporales mayores de cinco días, tu trabajador deberá asistir nuevamente a su médico y solicitar un parte de confirmación. El profesional de la salud le debe entregar dos copias: una para el cuidado de tu trabajador y otra para tu empresa. 

Según los plazos de incapacidad temporal de tu trabajador, variarán los requisitos de comunicación de la siguiente manera:

• Bajas menores de cinco días: se concede el parte médico y su confirmación en el momento, y el trabajador debe comunicar la baja a la empresa de manera inmediata.

• Bajas de entre cinco días y un mes: el médico deberá designar una fecha de revisión y después de esta fecha deberá emitir partes de confirmación de la baja cada 14 días como máximo.

• Bajas de entre 31 días y dos meses: se debe proceder de la misma manera que en la baja anterior, solo que los partes de confirmación sucesivos se deben emitir cada 28 días naturales.

• Bajas mayores de 61 días: se procede de la misma manera, es decir, el médico emite un parte de confirmación hasta 14 días después de la baja inicial y luego se debe renovar el parte cada 35 días como máximo.

Los plazos para presentar los partes son de 24 horas para las bajas cortas y de tres días para los demás casos de baja. Por su parte, tu empresa debe comunicar los partes médicos (bajas y altas) y confirmaciones al INSS dentro de los próximos tres días desde que los ha recibido. Además, cuando el trabajador supere su incapacidad temporal, debe incorporarse a su puesto en el siguiente día laborable. 

Ten en cuenta que si alguna de las partes, es decir, el trabajador o la empresa, se retrasa en presentar las notificaciones pertinentes, puede incurrir en una infracción leve y luego pagar una multa que puede costar hasta 625 €.

Para casos en los que el trabajador haya transcurrido 365 días bajo incapacidad temporal, el INSS posee la competencia necesaria para emitir una alta médica o iniciar el trámite para emitir el expediente de incapacidad permanente si es necesario.

Ante una baja médica, el trabajador debe:

• Presentar el parte médico a la Seguridad Social.

• Estar dado de alta o afiliado a la Seguridad Social.

• Para los casos de bajas laborales derivados de una enfermedad común: haber cotizado al menos 180 días en los últimos cinco años.

• Para los casos de bajas laborales derivados de accidentes / enfermedades profesionales: no se exige periodo mínimo de cotización.

• Notificar a la empresa dentro de las próximas 24 horas para bajas médicas cortas y dentro de los próximos tres días para bajas médicas extensas.

• Asistir al médico para verificar su estado de salud y emitir el parte de confirmación si es necesario.

• Presentar los partes de confirmación y de alta médica laboral a la empresa.

• Respetar su tiempo de incapacidad laboral, es decir, no puede trabajar mientras cuente con una baja médica.

• Reincorporarse a su trabajo el día laboral siguiente de presentar el alta médica.

• Realizar el tratamiento prescrito por su médico a fin de recuperarse.

La empresa tendrá las siguientes obligaciones si se encuentra ante un caso de baja médica:

• Recibir el parte y las subsecuentes confirmaciones por parte del trabajador.

• Conocer las regulaciones relacionadas a la incapacidad temporal.

• Notificar la baja, alta o confirmación médica a la Seguridad Social a través del sistema RED indicando los datos pertinentes.

• Cuando la empresa tiene una mutua contratada, debe notificar a esta sobre la baja del trabajador dentro de los siguientes cinco días tras recibir el parte médico.

• Enviar las notificaciones a tiempo para no incurrir en infracciones.

• Abonar la ayuda económica pertinente para los casos de bajas por enfermedades / accidentes profesionales.

La percepción del salario del trabajador mientras se encuentra en baja médica varía según los distintos casos de baja temporal. Analicemos los más frecuentes:

Cuando el trabajador tenga una enfermedad o haya sufrido un accidente fuera del ámbito laboral, no recibirá subsidio por incapacidad temporal durante los tres primeros días de la baja. Pasados estos días, percibirá una ayuda económica del 60 % de la base reguladora hasta el día 15 de baja temporal. A partir del día 16, el subsidio lo abonará la mutua o la Seguridad Social y será del 60 % hasta el día 21 y luego del 75 %.

Cuando tu trabajador haya sufrido un accidente dentro del ámbito de trabajo o una enfermedad a causa de sus tareas laborales, incluyendo los accidentes in itinere, será la empresa la que deba abonar el subsidio por incapacidad temporal durante el primer día de baja. Así, el trabajador percibirá un 75 % de la base reguladora abonado por la empresa. Después, a partir del segundo día de baja, la mutua se encargará de abonar el subsidio al trabajador.

Ten en cuenta que la responsabilidad por el pago del subsidio puede variar de acuerdo con el convenio colectivo de tu empresa. Hay casos en los que se dispone que la empresa debe ser la que abone la ayuda económica o al menos una parte de ella.

El software de Personio hace que gestionar tus ausencias sea fácil y rápido. Tan solo tienes que añadir una ausencia y elegir el tipo “Baja por enfermedad”. Aquí podrás configurar los datos de la ausencia y, además, recordarle al trabajador que envíe el certificado o parte médico, activar políticas de devengo, etc.

Recuerda que la baja por incapacidad temporal es un tipo de absentismo y, por lo tanto, afecta a la empresa en términos de rotación de personal. Personio facilita el trabajo y te ayuda a tener un panorama completo y rápido de los ausentismos en tu empresa.

La baja médica puede pedirla cualquiera de los trabajadores por una incapacidad temporal causada o no por realizar sus tareas laborales. Es decir, ante enfermedades o accidentes que hayan sucedido dentro o fuera del ámbito laboral.

Faltar al trabajo sin justificación puede ser causa de despido si el trabajador no cumple con sus funciones durante más de dos días seguidos. Además, la ley contempla el despido en los casos en que el empleado falte dos lunes en el mes o un total de tres días del periodo.

La ayuda económica que se paga a los trabajadores en caso de baja médica se abona de diferentes maneras durante los tres primeros días según el tipo de baja que aplique.

En el caso de bajas por enfermedades comunes o accidentes fuera del ámbito laboral, el empleado no percibe subsidio durante los tres primeros días de baja médica.

En el caso de bajas por enfermedades o accidentes a causa del ámbito laboral, el empleado recibirá una ayuda económica por parte de la empresa del 75 % durante el primer día y luego se hará cargo la mutua de la empresa durante los próximos dos días.